Voice of the Process – VoP là gì? Lợi ích của VoP đối với các doanh nghiệp

Trong kỷ nguyên tức thì ngày nay, người tiêu dùng đòi hỏi khắt khe hơn bao giờ hết. Để đáp ứng mong đợi của khách hàng, các thương hiệu đang tăng cường đầu tư vào các chương trình Voice of the Process (VoP) sử dụng quy trình khép kín.

Vậy hãy cùng IPQ tìm hiểu về công cụ hữu ích Voice of the Process – VoP ở trong bài viết dưới đây nhé.

TỔNG QUAN VỀ VOICE OF THE PROCESS – VOP

Tiếng nói của quy trình – Voice of the Process (VOP) là cách thức mà một quy trình truyền đạt khả năng thực hiện của nó để đáp ứng mong đợi, mong muốn và nhu cầu của khách hàng.

VoP trong Six Sigma là quá trình truyền đạt hiệu suất liên quan đến mong đợi và nhu cầu của khách hàng. Những thông tin liên lạc này diễn ra thông qua các số liệu quy trình, là các chỉ số về trạng thái hiện tại của quy trình.

Để thành lập một đường cơ sở điều quan trọng là phải biết trạng thái hiện tại hoạt động như thế nào trước khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi hoặc cải tiến nào. Điều cốt yếu là không được thay đổi một quy trình mà không hiểu hiệu suất hoặc biến thể hiện tại.

Tiếng nói của quy trình (VOP) về cơ bản mô tả những gì quy trình đang nói với bạn:

• Quy trình có thể đạt được điều gì
• Quy trình có được kiểm soát hay không
• Các phép đo riêng lẻ là tín hiệu cho thấy có điều gì đó không ổn hoặc chỉ là một phần của một biến thể bình thường trong số những biến thể khác.

Một trong những cách tốt nhất để tìm ra Tiếng nói của Quá trình là sử dụng biểu đồ kiểm soát. Việc đặt các sự kiện theo trình tự thời gian trên trục x và các kết quả riêng lẻ trên trục y sẽ giúp bạn hiểu rõ về chính quy trình.

NỘI DUNG CỦA VOICE OF THE PROCESS – VOP

VOP thường đến từ việc sử dụng các công cụ thống kê Lean Six Sigma phổ biến. Biểu đồ chạy và biểu đồ kiểm soát sẽ cho bạn biết quy trình của bạn có ổn định hay không.

Biểu đồ kiểm soát sẽ cho bạn biết liệu bạn có đang kiểm soát hay không và liệu bạn có đang thể hiện biến thể có nguyên nhân chung hay nguyên nhân đặc biệt hay không. Khi biết thông tin này, bạn sẽ có thể xác định loại hành động cần thực hiện đối với quy trình của mình để giúp bạn đáp ứng VOC.

Khả năng của quy trình và các chỉ số như Cpk sẽ làm rõ quy trình của bạn có khả năng ở mức độ nào.

2.1. Độ lệch chuẩn và trung bình

Các độ lệch chuẩn và giá trị trung bình là các biện pháp thống kê được sử dụng nhiều nhất cho một quy trình. Sau khi các biện pháp này được tính toán, có thể tiến hành các khả năng. Một khả năng nghiên cứu là phép đo độ lệch chuẩn giữa quá trình trung bình (tính theo đơn vị sigma) và giới hạn thông số kỹ thuật gần nhất.

Độ lệch chuẩn của quy trình sẽ tăng lên khi giá trị trung bình di chuyển từ giữa dung sai. Nói cách khác, sẽ có ít độ lệch chuẩn hơn giữa giới hạn thông số kỹ thuật trung bình và gần nhất. Xác suất của các mục không được chỉ định tăng lên khi chúng ở gần giới hạn.

Mỗi quá trình ổn định có một dự đoán phạm vi cho hiệu suất. Các quy trình ổn định là những quy trình được kiểm soát thống kê. Điều này có nghĩa là các nguyên nhân đặc biệt đã được loại bỏ.

Hiệu suất chỉ bị ảnh hưởng bởi các hoạt động bình thường. Các phép đo hiệu suất được xác định bằng giá trị trung bình của các giá trị kết quả phản ánh mong đợi của khách hàng.

Đối với các quy trình quan trọng nhất, các tổ chức phải có một cách đáng tin cậy để thu thập dữ liệu kịp thời và nhất quán. Các quy trình này phải đáp ứng cả yêu cầu của khách hàng bên trong và bên ngoài để tồn tại.

2.2. Chỉ số năng lực 

Hai trong số các chỉ số phổ biến nhất được sử dụng để xác định liệu một quy trình có thể làm hài lòng khách hàng hay không là:

• CP, được sử dụng để đo lường sự thay đổi hoặc liệu dữ liệu có nằm trong giới hạn đã chỉ định (USL, LSL) hay không. Điều này thường được gọi là tiềm năng quá trình. Nó là thước đo độ rộng của quá trình phân bổ là tương đối với một giới hạn thiết lập.
• Cpk đo lường mức độ tiến gần đến việc đáp ứng các thông số kỹ thuật của nó và mức độ hiệu quả của dữ liệu phù hợp trong những giới hạn đó. Nó chỉ ra khả năng của quy trình để sản xuất sản phẩm theo thông số kỹ thuật.

2.3. So sánh VoC và VoP

Hiểu biết cũng như lắng nghe VOP và VOC đều là những phần quan trọng để có một doanh nghiệp thành công.

Tiếng nói của Quy trình là khả năng các quy trình của bạn đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng, trong khi Tiếng nói của Khách hàng là sự thể hiện bằng lời nói của chính khách hàng về nhu cầu, mong đợi và sở thích của họ.

Rõ ràng là hai tiếng nói này thường có thể không thống nhất với nhau vì đơn giản là doanh nghiệp có thể quá tốn kém để đáp ứng mọi thứ mà khách hàng có thể muốn hoặc nghĩ rằng họ cần. Chìa khóa để kinh doanh tốt là tìm ra sự cân bằng phù hợp giữa khả năng xử lý tối ưu và mong muốn của khách hàng.

LỢI ÍCH CỦA VOICE OF THE PROCESS – VOP

Điều quan trọng đối với tổ chức của bạn là thu thập, giải thích và phản hồi chính xác những gì bạn nghe được từ VOP của mình. Bằng cách đó, bạn sẽ tăng khả năng phù hợp với VOC của tổ chức mình.

Cái nhìn sâu sắc 

Bằng cách thu thập và phân tích kỹ lưỡng VOP của mình, bạn sẽ hiểu rõ hơn về những gì bạn cần làm để đáp ứng mong muốn, nhu cầu và mong đợi của khách hàng. Nếu bạn không có cái nhìn sâu sắc đó, làm sao bạn có thể điều chỉnh và thích nghi để thành công?

Ngôn ngữ chung 

Nếu tất cả mọi người đều tập trung vào cùng một vấn đề và đã xác định rõ ràng về chúng, thì mọi người trong tổ chức sẽ được liên kết và làm việc thống nhất hơn là theo các mục đích khác nhau. Bạn sẽ thường nghe thấy điệp khúc, “Hãy để dữ liệu của bạn lên tiếng.”

Số dư 

Sẽ có xung đột giữa VOC và VOP của bạn. Một lợi ích khi biết các chi tiết cụ thể về VOP của bạn là bạn sẽ có thể đạt được sự cân bằng giữa khả năng của quy trình và kỳ vọng của khách hàng.

TẦM QUAN TRỌNG CỦA VOICE OF THE PROCESS – VOP

Nếu bạn không thể đo lường nó, bạn không thể hiểu nó. Nếu bạn không thể hiểu nó, bạn không thể sửa nó. Đó là lý do tại sao bạn cần xác định rõ ràng và hiểu VOP của mình. Như Peter Drucker đã nói, “Nếu bạn không thể đo lường nó, bạn không thể cải thiện nó.”

Điều khiển dữ liệu

Bạn không thể dựa vào định nghĩa chủ quan về VOP của mình, điều quan trọng là VOP của bạn phải được xác định một cách khách quan và định lượng để mọi người có cùng cách hiểu về ý nghĩa của VOP của bạn.

Bạn có thể cần thực hiện một số khóa đào tạo nhỏ cho nhân viên tổ chức để họ hiểu các công cụ thống kê đang được sử dụng để xác định VOP của bạn là gì và như thế nào.

Cung cấp định hướng quy trình 

Khi VOP của bạn được hiểu đầy đủ, thì bạn có thể liên kết nó với các quy trình cơ bản cụ thể mà bạn sẽ cần cải thiện để cho phép bạn đáp ứng nhu cầu, mong muốn và kỳ vọng của VOC và VOB của bạn.

Là một liên kết quan trọng 

Điều quan trọng không chỉ là hiểu VOP của bạn, mà bạn còn cần phải có mức độ hiểu biết tương tự, đặc biệt là về VOC của mình. Bạn sẽ muốn tìm kiếm những điểm chồng chéo và xung đột, đồng thời loại bỏ hoặc giảm thiểu chúng nếu không, bạn có thể khiến khách hàng không hài lòng.

DỊCH VỤ CỦA IPQ

Hiện nay, các công cụ như Voice of the Process – VoP đều được IPQ áp dụng vào Quy trình tư vấn năng suất của mình một cách linh hoạt và hợp lý. 

Quá trình tư vấn của IPQ sẽ giúp các giúp các doanh nghiệp cải tiến, nâng cao hiệu quả các nguồn lực Công ty, giúp khách hàng đạt được các mục tục tiêu đề ra. Khi đồng hành cùng với dịch vụ tư vấn Năng suất và Chất lượng của IPQ, quý khách hàng sẽ nhận được nhiều giá trị sau:

• Dịch vụ tư vấn của IPQ được thực hiện một cách hiệu quả đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
• Khách hàng được theo dõi, giám sát và hỗ trợ quá trình tư vấn dễ dàng.
• Tạo điều kiện cho thu thập, phân tích, sử dụng và chia sẻ dữ liệu/ thông tin với khách hàng.

Vì vậy, nếu quý khách hàng có nhu cầu, xin hãy liên hệ với IPQ thông qua các phương tiện sau:

☎️ Điện thoại: 0915.69.4141

📧 Email: info@ipq.com.vn

🌐 Web: www.ipq.com.vn

Facebook: IPQ – Năng suất chất lượng

BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM

• Gemba Walk là gì? Lợi ích của các doanh nghiệp khi áp dụng Gemba Walk trong sản xuất
• Zero Quality Control là gì?