Sơ đồ Gantt là gì? Những ưu điểm và nhược điểm của Sơ đồ Gantt đối với doanh nghiệp

Có phải bạn đang mắc kẹt trong một mớ bòng bong các nhiệm vụ phải thực hiện trong một dự án không? Có phải trong dự án của bạn, bạn biết các nhiệm vụ cần phải làm nhưng lại không biết cách sắp xếp các công việc và theo dõi tiến độ thực hiện của nó không?

Vậy hãy cùng IPQ tìm hiểu về công cụ sơ đồ Gantt, một công cụ sẽ giúp bạn gỡ rối và giải đáp các khó khăn của bạn trong việc quản lý công việc trong bài viết dưới đây.

TỔNG QUAN VỀ SƠ ĐỒ GANTT

Sơ đồ Gantt hay Gantt Chart là một loại biểu đồ thanh ngang được sử dụng để hiển thị ngày bắt đầu và khoảng thời gian hoàn thành của mỗi nhiệm vụ trong một dự án. Đây là một trong những công cụ quản lý dự án phổ biến nhất, cho phép người quản lý dự án xem tiến độ của dự án một cách trực quan.

Sơ đồ này được xây dựng vào năm 1915 bởi Henry L. Gantt, một trong những nhà tiên phong về quản trị khoa học. Sơ đồ sẽ gồm 2 phần chính: trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc ấy. Nhìn vào một sơ đồ Gantt, bạn dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng đầu công việc và của cả dự án.

Ví dụ: Các nhiệm vụ trong một dự án được thể hiện trên trục dọc của sơ đồ , với thời gian hoàn thành nhiệm trên trục ngay. Mỗi nhiệm vụ được biểu diễn bằng một thanh ngang. Chiều dài của thanh thể hiện khoảng thời gian hoàn thành của nó. Nếu bạn thấy hai thanh chồng lên nhau trên trục ngang thì nghĩa là chúng xảy ra đồng thời.

Sơ đồ Gantt

Như bạn có thể thấy trong ví dụ này, sơ đồ Gantt cho phép người quản lý dự án xem được các thông tin của dự án như:

Danh sách các nhiệm vụ trong một dự án;
Ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho mỗi nhiệm vụ;
Sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ;
Lịch trình của dự án;
Tiến độ của từng nhiệm vụ
Người chịu trách nhiệm chính của từng nhiệm vụ

Sơ đồ này cực kỳ hữu ích trong việc giữ cho dự án đi đúng hướng, đặc biệt là khi dự án của bạn có nhiều nhiệm vụ phụ thuộc nhau và nhiều nhiệm vụ xảy ra đồng thời.

NỘI DUNG CỦA SƠ ĐỒ GANTT

Các bước tạo Sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt có thể được tạo bằng phần mềm quản lý dự án hoặc bảng tính như Microsoft Excel hoặc Google Sheet.

Bước 1: Bắt đầu nghiên cứu và xác định đầu mục công việc

Để vẽ được một biểu đồ Gantt hoàn chỉnh, bước đầu tiên bạn phải liệt kê được tất cả các đầu mục công việc cần thực hiện trong dự án. Sau khi đã có danh sách công việc, việc thứ hai bạn cần làm là xác định thời gian triển khai dự án để ước tính quá trình thực hiện một cách dễ dàng.

Bước 2: Thiết lập mối quan hệ mật thiết giữa các đầu việc với nhau

Sau khi bước 1 đã hoàn thành, bạn cần xác định được đầu việc nào cần phải hoàn thành trước rồi mới hoàn tất các công việc khác. Như vậy chúng ta mới có thể đảm bảo rằng tiến độ công việc được diễn ra theo một trình tự hợp lý.

Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt

Khi bạn đã có trong tay những dữ liệu cần thiết, chúng ta sẽ tiến hành vẽ sơ đồ Gantt. Thông thường Excel là một trong những công cụ được nhiều người lựa chọn nhất. Tuy nhiên, để tiết kiệm thời gian bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm có sẵn template như: Microsoft Project, Base Wework,…

Bước 4: Thường xuyên cập nhật tiến độ của dự án

Theo dõi thường xuyên và cập nhật liên tục những thay đổi để bạn sở hữu điều chỉnh kịp thời. Điều này giúp bạn kiểm soát để cung cấp thông tin về kế hoạch cho nhóm và đối tác một cách hoàn hảo nhất.

ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA SƠ ĐỒ GANTT

Sơ đồ Gantt tuy đơn giản nhưng là công cụ quan trọng cho phép các nhà quản trị dễ dàng xác định được những gì cần phải làm, những gì đã được thực hiện trước, sau hay đúng tiến độ.

Ưu điểm: Sơ đồ Gantt phù hợp với những công việc đơn giản, ít chồng chéo nhau, rất dễ xây dựng và làm cho người đọc dễ nhận biết công việc và thời gian thực hiện của các công tác; thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc.

Quản lý cùng lúc nhiều thông tin

Chỉ với cách thức trình bày đơn giản gồm 2 trục làm việc chính, Gantt chart giúp bạn nắm được rõ các thông tin cần thiết của một dự án: ai là người chịu trách nhiệm thực thi, thời điểm bắt đầu và thời hạn hoàn thành của công việc, mối quan hệ giữa một công việc với toàn bộ tiến độ dự án.

⇒ Cách thể hiện trực quan, đơn giản nhưng rất dễ hiểu và nhanh chóng nắm được các thông tin chính.

Nâng cao năng suất

Các thông tin về người thực hiện công việc, tiến độ thực hiện công việc được công bố công khai, giúp từng cá nhân hiểu được sự quan trọng của từng mắt xích trong dự án. Việc này giúp các thành viên chủ động hoàn thành công việc bởi họ hiểu rằng: sự chậm trễ của mình chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện của thành viên khác và của cả dự án.

⇒ Sự chủ động trong công việc và hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm là một yếu tố thúc đẩy gia tăng năng suất.

Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Giản đồ Gantt cung cấp cho người quản lý, lập kế hoạch dự án có một cái nhìn tổng quan về dự án. Điều này giúp cho họ biết phân phối công việc sao cho hiệu quả, đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu.

⇒ Hạn chế tình trạng quá tải công việc, đảm bảo chất lượng dự án

Nhược điểm: Ngoài những ưu điểm vượt trội trên, công cụ còn tồn tại một vài nhược điểm như:

Gặp khó khăn với những dự án nhỏ.
Có thể phải thực hiện lại toàn bộ lịch biểu của dự án khi vô tình ước lượng sai hay bỏ sót nội dung nào đó.
Khó khăn trong việc nhận biết phải làm công việc nào trước khi sơ đồ có nhiều công việc liên tiếp, đan xen nhau.

DỊCH VỤ CỦA IPQ

Hiện nay, Sơ đồ Gantt là một trong các công cụ của Lean Six Sigma được IPQ áp dụng vào Quy trình tư vấn năng suất của mình.

Quá trình tư vấn của IPQ sẽ giúp các giúp các doanh nghiệp cải tiến, nâng cao hiệu quả các nguồn lực Công ty, giúp khách hàng đạt được các mục tục tiêu đề ra. Khi đồng hành cùng với dịch vụ tư vấn Năng suất và Chất lượng của IPQ, quý khách hàng sẽ nhận được nhiều giá trị sau:

Dịch vụ tư vấn của IPQ được thực hiện một cách hiệu quả đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Khách hàng được theo dõi, giám sát và hỗ trợ quá trình tư vấn dễ dàng.
Tạo điều kiện cho thu thập, phân tích, sử dụng và chia sẻ dữ liệu/ thông tin với khách hàng.

Vì vậy, nếu quý khách hàng có nhu cầu, xin hãy liên hệ với IPQ thông qua các phương tiện sau:

☎️ Điện thoại: 0915.69.4141

📧 Email: info@ipq.com.vn

🌐 Web: www.ipq.com.vn

Facebook: IPQ – Năng suất chất lượng

BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM