Bản đồ Quy trình là gì? Lợi ích của Bản đồ Quy trình đối với các doanh nghiệp

Hiện nay, để hướng đến việc giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận, các doanh nghiệp thường tiến hành sơ đồ hóa quy trình sản xuất của mình để dễ dàng nắm bắt được tiến độ của mình và sửa chữa các sai sót. Trong đó công cụ Process Mapping hay Bản đồ quy trình, thuộc nhóm công cụ Lean – Six Sigma, là một công cụ hết sức phổ biến.

Hãy cùng IPQ tìm hiểu về Bản đồ quy trình hay Process Mapping ở trong bài viết này nhé.

TỔNG QUAN VỀ BẢN ĐỒ QUY TRÌNH

Bản đồ quy trình hay Process Mapping là một công cụ lập kế hoạch và quản lý mô tả trực quan luồng công việc.

Bằng cách sử dụng phần mềm lập bản đồ, Bản đồ quy trình hiển thị một loạt các sự kiện tạo ra kết quả cuối cùng.

Bản đồ quy trình còn được gọi với một số cái tên khác là sơ đồ quy trình, biểu đồ quy trình, biểu đồ quy trình chức năng, lưu đồ chức năng, mô hình quy trình, sơ đồ quy trình làm việc, sơ đồ kinh doanh hoặc sơ đồ quy trình.

Nó chỉ ra ai và những gì liên quan đến một quy trình và có thể được sử dụng trong bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức nào và có thể tiết lộ những lĩnh vực cần cải tiến quy trình.

NỘI DUNG CỦA BẢN ĐỒ QUY TRÌNH

2.1. Mục đích của việc lập bản đồ quy trình

Mục đích của việc lập bản đồ quy trình là để các tổ chức và doanh nghiệp nâng cao hiệu quả.

Bản đồ quy trình cung cấp thông tin chi tiết về quy trình, giúp nhân viên lên các ý tưởng để cải tiến quy trình, tăng cường giao tiếp và cung cấp tài liệu quy trình.

Lập bản đồ quy trình sẽ xác định các nút thắt cổ chai, sự lặp lại và sự chậm trễ. Chúng giúp xác định ranh giới quy trình, quyền sở hữu quy trình, trách nhiệm quy trình và các biện pháp hiệu quả hoặc chỉ số quy trình.

Một trong những mục đích của việc lập bản đồ quy trình là để hiểu rõ hơn về một quy trình.

Lưu đồ dưới đây là một ví dụ điển hình về việc sử dụng Bản đồ quy trình để hiểu và cải thiện quy trình. Biểu đồ này là quá trình làm mì ống. Mặc dù đây là một ví dụ về bản đồ quy trình rất đơn giản, nhiều bộ phận của doanh nghiệp sử dụng các sơ đồ tương tự để hiểu các quy trình và cải thiện hiệu quả quy trình, chẳng hạn như hoạt động, tài chính, chuỗi cung ứng, bán hàng, tiếp thị và kế toán.

2.2. Các loại Bản đồ quy trình

Lập bản đồ quy trình là truyền đạt quy trình của bạn cho người khác. Các loại bản đồ quy trình phổ biến nhất bao gồm:

Bản đồ quy trình hoạt động: thể hiện các hoạt động có giá trị gia tăng và không có giá trị gia tăng trong một quy trình

Bản đồ quy trình chi tiết: cung cấp cái nhìn chi tiết hơn về từng bước trong quy trình

Bản đồ tài liệu: tài liệu là đầu vào và đầu ra của một quá trình

Bản đồ quy trình cấp cao: trình bày cấp cao về quy trình liên quan đến các tương tác giữa Nhà cung cấp, Đầu vào, Quy trình, Đầu ra, Khách hàng (SIPOC)

Bản đồ quy trình được kết xuất: thể hiện trạng thái hiện tại và các quy trình trạng thái trong tương lai để hiển thị các khu vực cần cải tiến quy trình

Bản đồ Swimlane (hoặc bản đồ Đa chức năng): tách biệt các trách nhiệm của quy trình phụ trong quy trình

Sơ đồ chuỗi giá trị gia tăng: các hộp không được kết nối đại diện cho phiên bản rất đơn giản của quy trình để hiểu nhanh

Bản đồ dòng giá trị: một kỹ thuật quản lý tinh gọn phân tích và cải tiến các quy trình cần thiết để tạo ra sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng.

Sơ đồ quy trình làm việc: một quy trình làm việc được thể hiện ở định dạng “dòng chảy”; không sử dụng các ký hiệu tạo mô hình hợp nhất (UML).

2.3. Cách tạo bản đồ quy trình

Việc lập bản đồ quy trình đã trở nên phổ biến hơn do có các phần mềm hỗ trọ. Bản đồ quy trình có thể được tạo trong các chương trình phổ biến như Microsoft Word, PowerPoint hoặc Excel, nhưng có những chương trình khác được tùy chỉnh nhiều hơn để tạo sơ đồ quy trình.

Lập bản đồ quy trình là truyền đạt quy trình của bạn cho những người khác để bạn đạt được các mục tiêu quản lý của mình. Biết cách lập bản đồ quy trình sẽ giúp bạn xây dựng sự giao tiếp và hiểu biết mạnh mẽ hơn trong tổ chức của mình.

Bước 1: Xác định vấn đề

Quá trình cần được hình dung là gì?
Nhập tiêu đề của nó ở đầu tài liệu.

Bước 2: Xử lý các hoạt động liên quan

Tại thời điểm này, trình tự các bước không quan trọng, nhưng nó có thể giúp bạn nhớ các bước cần thiết cho quy trình của mình.
Quyết định mức độ chi tiết cần bao gồm.
Xác định ai làm những gì và khi nào việc đó được thực hiện.

Bước 3: Xác định ranh giới

Quá trình bắt đầu ở đâu hoặc khi nào?
Quá trình dừng ở đâu hoặc khi nào?

Bước 4: Xác định và trình tự các bước

Sẽ rất hữu ích nếu có các hoạt động cụ thể mô tả công việc.
Bạn có thể hiển thị quy trình chung hoặc mọi hành động hoặc quyết định chi tiết.

Bước 5: Vẽ các ký hiệu sơ đồ cơ bản

Mỗi phần tử trong sơ đồ quy trình được biểu thị bằng một biểu tượng lưu đồ cụ thể. Lucidchart giúp việc tạo và sắp xếp lại các hình dạng, thêm nhãn và nhận xét trở nên đơn giản và thậm chí sử dụng kiểu tùy chỉnh trong sơ đồ quy trình của bạn.

Hình bầu dục thể hiện sự bắt đầu của một quá trình hoặc điểm dừng của một quá trình.
Hình chữ nhật hiển thị một hoạt động hoặc hoạt động cần được thực hiện.
Các mũi tên đại diện cho dòng chảy của hướng.
Các viên kim cương cho thấy một điểm phải đưa ra quyết định. Các mũi tên đi ra từ một viên kim cương thường được dán nhãn có hoặc không. Chỉ một mũi tên đi ra khỏi hộp hoạt động. Nếu nhiều hơn mức cần thiết, bạn có thể nên sử dụng một viên kim cương quyết định.
Hình bình hành hiển thị đầu vào hoặc đầu ra.

Bước 6: Hoàn thiện sơ đồ quy trình

Xem xét lưu đồ với các bên liên quan khác (thành viên nhóm, công nhân, giám sát viên, nhà cung cấp, khách hàng, v.v.) để có sự đồng thuận.
Đảm bảo bạn đã bao gồm thông tin biểu đồ quan trọng như tiêu đề và ngày tháng, điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tham khảo.

LỢI ÍCH CỦA BẢN ĐỒ QUY TRÌNH ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP

Lập bản đồ quy trình làm phát hiện sự lãng phí, sắp xếp hợp lý các quy trình làm việc và xây dựng sự liên kết. Lập bản đồ quy trình cho phép bạn truyền đạt trực quan các chi tiết quan trọng của quy trình hơn là viết các hướng dẫn rộng rãi.

Bản đồ quy trình được sử dụng để:

Tăng cường hiểu biết về một quy trình;
Phân tích cách một quy trình có thể được cải thiện;
Chỉ cho những người khác cách một quy trình được thực hiện;
Cải thiện giao tiếp giữa các cá nhân tham gia vào cùng một quá trình;
Cung cấp tài liệu quy trình;
Lập kế hoạch dự án.

Bản đồ quy trình có thể tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa các dự án vì chúng:

Tạo và tăng tốc thiết kế dự án;
Cung cấp thông tin liên lạc trực quan hiệu quả về ý tưởng, thông tin và dữ liệu;
Giúp giải quyết vấn đề và ra quyết định;
Xác định các vấn đề và các giải pháp khả thi;
Có thể xây dựng nhanh chóng và tiết kiệm;
Hiển thị các quy trình được chia nhỏ thành các bước và sử dụng các ký hiệu dễ làm theo;
Hiển thị các kết nối và trình tự chi tiết;
Hiển thị toàn bộ quá trình từ đầu đến cuối.

Bản đồ quy trình còn giúp bạn hiểu các đặc điểm quan trọng của quy trình, cho phép bạn tạo ra dữ liệu hữu ích để sử dụng trong việc giải quyết vấn đề. Bản đồ quy trình cho phép bạn hỏi một cách chiến lược những câu hỏi quan trọng giúp bạn cải thiện bất kỳ quy trình nào.

DỊCH VỤ CỦA IPQ

Hiện nay, Bản đồ quy trình hay Process Mapping là một trong các công cụ của Lean Six Sigma được IPQ áp dụng vào Quy trình tư vấn năng suất của mình.

Quá trình tư vấn của IPQ sẽ giúp các giúp các doanh nghiệp cải tiến, nâng cao hiệu quả các nguồn lực Công ty, giúp khách hàng đạt được các mục tục tiêu đề ra. Khi đồng hành cùng với dịch vụ tư vấn Năng suất và Chất lượng của IPQ, quý khách hàng sẽ nhận được nhiều giá trị sau:

Dịch vụ tư vấn của IPQ được thực hiện một cách hiệu quả đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Khách hàng được theo dõi, giám sát và hỗ trợ quá trình tư vấn dễ dàng.
Tạo điều kiện cho thu thập, phân tích, sử dụng và chia sẻ dữ liệu/ thông tin với khách hàng.

Vì vậy, nếu quý khách hàng có nhu cầu, xin hãy liên hệ với IPQ thông qua các phương tiện sau:

☎️ Điện thoại: 0915.69.4141

📧 Email: info@ipq.com.vn

🌐 Web: www.ipq.com.vn

Facebook: IPQ – Năng suất chất lượng

BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM