Lean Office là gì? Lợi ích của việc áp dụng Lean Office đối với các doanh nghiệp

Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp sản xuất dần dần chuyển hướng sang sản xuất tinh gọn – Lean Manufacturing vì lợi ích của chúng mang lại. Một trong số phương pháp sản xuất theo Lean được áp dụng khá nhiều là Lean Office.

Vậy hãy cùng IPQ tìm hiểu về Lean Office trong bài viết này nhé.

TỔNG QUAN VỀ LEAN OFFICE

Lean Office là việc áp dụng các nguyên tắc của Lean vào các hoạt động phi sản xuất và vật chất, nghĩa là môi trường văn phòng hoặc các khu vực hành chính của công ty. Luồng giá trị, trong trường hợp này, bao gồm luồng thông tin và kiến thức.

Lean Office

Áp dụng Lean Office là cần thiết cho mọi công ty muốn tối ưu hóa các quy trình quản trị và loại bỏ lãng phí liên quan đến các quy trình này.

Ví dụ người quản lý có thể thu thập số liệu về:

Mất bao lâu để trả lời báo giá khi khách hàng yêu cầu?
Các nhiệm vụ không có giá trị gia tăng là gì? Và doanh nghiệp dành bao nhiêu phút để thực hiện các nhiệm vụ này?
Doanh nghiệp có thể đáp ứng bao nhiêu yêu cầu của khách hàng hàng ngày, hàng tháng, hàng năm.

Ngoài ra, Lean Office là tập trung vào việc xác định và thực hiện các nhiệm vụ quản trị phù hợp với các quy trình phù hợp đồng thời cung cấp giá trị gia tăng cho người dùng cuối. Không có giá trị gia tăng có nghĩa là lãng phí.

NỘI DUNG CỦA LEAN OFFICE

2.1. Các bước triển khai Lean Office

Để triển khai Lean Office, doanh nghiệp cần tuân thủ theo 4 bước sau đây.
Bước 1: Xác định giá trị trong văn phòng của doanh nghiệp
Ở đây nhiệm vụ là xác định chất thải. Bước đầu tiên là hiểu những mục tiêu chiến lược cần đạt được bằng các quy trình trong ngành hoặc văn phòng của bạn. Cần đảm bảo rằng khách hàng bên trong hoặc bên ngoài đều hài lòng.

Nếu là quản lý con người, bạn cần hiểu tổ chức muốn đạt được điều gì thông qua quy trình tuyển dụng và tuyển chọn, đào tạo và nguồn nhân lực. Nếu là tài chính thì nên làm gì và thực hiện những gì trước các khoản phải trả và phải thu. Nếu là chất lượng thì mong đợi nhận được gì sau những cải tiến về quy trình, sản phẩm…

Sau đó, cần lập bản đồ quy trình này, tách các hoạt động làm tăng giá trị với những hoạt động không làm tăng giá trị cho thông tin và báo cáo tìm cách đáp ứng nhu cầu dự kiến.

Với mục đích này, công cụ Lập bản đồ luồng giá trị (VSM) và SIPOC sẽ rất hữu ích.

Bước 2: Nâng cao giá trị gia tăng trong quy trình
Khi xác định đâu là giá trị và đâu là giá trị không trong quy trình của văn phòng, doanh nghiệp vẫn phải triển khai các công cụ Lean để loại bỏ hoặc ít nhất là giảm thiểu những lãng phí này.

Trong trường hợp này, chương trình 5S có thể giúp tăng luồng thông tin và năng suất của quy trình. Các thực hành lành mạnh được toàn bộ nhóm của bạn áp dụng, dẫn đến một môi trường làm việc có tổ chức và sạch sẽ với các hoạt động và nhiệm vụ được hiểu rõ ràng và được tôn trọng.

Bước 3: Chuẩn hóa Dòng giá trị mới được thừa nhận
Bạn đã sử dụng VSM để thiết lập giá trị trong quy trình văn phòng của mình và triển khai chương trình 5S để chống lại những lãng phí đã xác định và do đó nâng cao hiệu suất của toàn bộ ngành của bạn?

Sau đó, mục tiêu là chuẩn hóa quy trình mới này để hiệu suất đạt được vẫn ổn định.

Cách thực hiện điều này không khác với quy trình sản xuất: xem xét các quy trình của văn phòng bạn liên quan đến những thay đổi để cải tiến và đảm bảo thông qua đào tạo, bài giảng và cuộc họp rằng chúng được hiểu rõ ràng và hoàn thành trong công việc hàng ngày của nhân viên .

Bước 4: Kích thích chu kỳ cải tiến liên tục
Hãy nhớ triết lý Kaizen của Sản xuất Lean: “Hôm nay tốt hơn hôm qua, ngày mai tốt hơn hôm nay.”

Chu kỳ cải tiến liên tục không nên dừng lại ở đây. Sau khi đã thực hiện một số cải tiến trong quy trình triển khai Văn phòng tinh gọn, nhiệm vụ đạt được hiệu suất cao hơn sẽ tiếp tục.

Để đáp ứng triết lý này, phương pháp của Kaizen đã tổ chức các sự kiện hiệu quả nhằm tìm cách đáp ứng chính xác điều kiện này: sự nhất quán trong việc áp dụng các phương pháp và thủ tục thậm chí còn bền vững hơn cho ngành.

2.2. Những thách thức của Lean Office
Quản lý thông tin Lean là rất quan trọng vì nhiều tổ chức bỏ qua cách xử lý hoặc quản lý thông tin đó. Theo nghĩa này, những thách thức của Lean Office được liệt kê dưới đây:

Đơn giản hóa từng quy trình để giảm thiểu nhu cầu quản lý thông tin;
Chỉ lập trình từng luồng giá trị từ một điểm để tạo điều kiện quản lý thông tin trên tất cả các hoạt động;
Sử dụng biện pháp kiểm soát sản xuất đối với các luồng trong chuỗi hoạt động;
Gửi thông tin theo lô nhỏ;
Quản lý phải minh bạch và trực quan.

Để cấu thành dòng giá trị trong các lĩnh vực hành chính, chúng ta phải xem xét rằng có một số khó khăn, ví dụ:

Dữ liệu để thu thập bị hạn chế;
Khó xác định chất thải
Khó khăn trong việc phân biệt lãng phí với hoạt động không gia tăng giá trị.

2.3. Xác định lãng phí bằng Lean Office

Như bạn đã thấy ở trên, khi chúng ta áp dụng Lean Office, chúng ta có thể xác định được những lãng phí không được chú ý trong các quy trình hành chính nhưng chúng luôn ở đó.

Một số lãng phí chính mà chúng ta có thể nhận ra và nêu bật khi áp dụng Lean Office vào thực tế là:

Thời gian dẫn đầu của các hoạt động có thể dài và không thể đoán trước;
Thiếu tiêu chuẩn hóa;
Tạo lô tài liệu;
Nhiều sai sót trong nhập liệu;
Sản xuất tài liệu hoặc báo cáo mà không ai sử dụng;
Các tác vụ thủ công có thể được tự động hóa thông qua hệ thống hoặc ứng dụng.

LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG LEAN OFFICE

Ngoài toàn bộ câu hỏi về sự thay đổi tâm lý liên quan đến việc áp dụng Lean Office, nó còn mang lại một số lợi ích, chúng ta có thể nhấn mạnh:

Giảm thời gian xử lý một số hoạt động;
Giảm công việc trong quá trình (các chồng giấy trên bàn);
Giảm hàng tồn kho và hàng đợi;
Giảm vận chuyển các đơn vị làm việc;
Tổ chức lại môi trường làm việc;
Giảm các bước của quy trình;
Sự tham gia nhiều hơn của nhân viên;
Mức độ lập kế hoạch/cân bằng các hoạt động;
Kiểm soát tốt hơn thông tin được tạo ra;
Xác định vấn đề có hệ thống tốt hơn;
Linh hoạt hơn để đáp ứng với những thay đổi trong nhu cầu.

DỊCH VỤ CỦA IPQ

Hiện nay, Lean Office là một trong các phương pháp của Lean được IPQ áp dụng vào Quy trình tư vấn năng suất của mình.

Quá trình tư vấn của IPQ sẽ giúp các giúp các doanh nghiệp cải tiến, nâng cao hiệu quả các nguồn lực Công ty, giúp khách hàng đạt được các mục tục tiêu đề ra. Khi đồng hành cùng với dịch vụ tư vấn Năng suất và Chất lượng của IPQ, quý khách hàng sẽ nhận được nhiều giá trị sau:

Dịch vụ tư vấn của IPQ được thực hiện một cách hiệu quả đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Khách hàng được theo dõi, giám sát và hỗ trợ quá trình tư vấn dễ dàng.
Tạo điều kiện cho thu thập, phân tích, sử dụng và chia sẻ dữ liệu/ thông tin với khách hàng.

Vì vậy, nếu quý khách hàng có nhu cầu, xin hãy liên hệ với IPQ thông qua các phương tiện sau:

☎️ Điện thoại: 0915.69.4141

📧 Email: info@ipq.com.vn

🌐 Web: www.ipq.com.vn

Facebook: IPQ – Năng suất chất lượng

BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM