Kế hoạch truyền thông là gì? Lợi ích của kế hoạch truyền thông đối với các doanh nghiệp

Hiện nay, Communications Plan hay Kế hoạch truyền thông là một trong các chiến dịch có tính ảnh hưởng lớn nhất tới lợi nhuận và tương lai của doanh nghiệp.

Vậy hãy cùng IPQ tìm hiểu về Communications Plan hay Kế hoạch truyền thông trong bài viết này nhé.

TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG

Kế hoạch truyền thông là một cách tiếp cận dựa trên chính sách để cung cấp cho các bên liên quan của công ty một số thông tin nhất định.

Hoặc có thể hiểu Kế hoạch truyền thông là một kế hoạch hành động làm rõ tất cả các nhu cầu truyền thông của công ty bạn và các quy trình mà các thành viên trong nhóm nên thực hiện để giải quyết chúng.

Nó cung cấp cho tất cả các bên liên quan một bộ hướng dẫn rõ ràng về việc sử dụng các phương pháp liên lạc nào để liên hệ với nhau, khi nào họ nên làm như vậy và họ đăng ký với ai với tư cách là người giám sát.

Kế hoạch truyền thông tiếp thị và quan hệ công chúng của doanh nghiệp hoặc tổ chức phi lợi nhuận của bạn có thể khác với kế hoạch nội bộ của bạn. Ở cấp độ hướng ngoại, các kế hoạch truyền thông tập trung vào cách truyền tải tốt nhất các thông điệp chính đến người tiêu dùng.

Giả sử công ty của bạn đang lên kế hoạch ra mắt sản phẩm mới. Bạn có thể sẽ có một kế hoạch truyền thông phác thảo cách các bạn sẽ làm việc cùng nhau để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ cần thiết để ra mắt sản phẩm và một kế hoạch khác cho biết cách bạn sẽ tiếp cận khách hàng trước và sau khi ra mắt.

NỘI DUNG CỦA KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG

2.1. Các yếu tố của một Kế hoạch truyền thông

Một kế hoạch truyền thông chính thức xác định như sau:

Ai sẽ nhận thông tin cụ thể;
Khi thông tin đó nên được gửi đi;
Những kênh truyền thông nào nên được sử dụng để cung cấp thông tin.

Một kế hoạch truyền thông hiệu quả dự đoán những thông tin nào cần được truyền đạt tới các phân khúc đối tượng cụ thể.

Kế hoạch cũng nên giải quyết ai có thẩm quyền truyền đạt thông tin bí mật hoặc nhạy cảm và cách phổ biến thông tin — email, trang web, báo cáo in và/hoặc thuyết trình tại các cuộc họp có thể trực tuyến hoặc trực tiếp.

Kế hoạch cũng nên xác định các kênh liên lạc mà các bên liên quan sử dụng để thu hút phản hồi và cách thức liên lạc được ghi lại và lưu trữ .

Các chi tiết cụ thể về những gì nên được đưa vào một kế hoạch truyền thông khác nhau giữa các doanh nghiệp, nhưng sau đây là những yếu tố chung thường bao gồm:

Các hình thức liên lạc được sử dụng, bao gồm thông báo qua hệ thống phân trang tòa nhà, tin nhắn văn bản tự động , thông báo qua email, cuộc gọi điện thoại được ghi âm trước, cuộc họp và phương tiện truyền thông xã hội ;
Ai truyền đạt thông tin gì cho ai;
Tần suất giao tiếp diễn ra;
Làm thế nào thông tin liên lạc được ghi lại và lưu trữ.

Cuối cùng, một kế hoạch truyền thông nên được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và những người liên quan, đồng thời được xem xét và cập nhật thường xuyên để đảm bảo nó luôn phù hợp và hiệu quả.

2.2. Kế hoạch truyền thông được sử dụng như thế nào

Kế hoạch truyền thông có nhiều trường hợp sử dụng. Chúng thường được sử dụng trong quản lý khủng hoảng và lập kế hoạch BC, nhưng đó không phải là cách sử dụng duy nhất của chúng. Kế hoạch truyền thông đóng một vai trò quan trọng trong quản lý thay đổi.

Một chiến lược truyền thông hiệu quả có thể giúp giảm bớt khả năng chống lại sự thay đổi bằng cách thu hút mọi người trên cùng một trang và giúp các bên liên quan tham gia và cuối cùng, xác nhận sự cần thiết phải thay đổi và các bước được thực hiện để mang lại điều đó.

Trong quản lý dự án , kế hoạch truyền thông có thể bao gồm bảng chú giải các thuật ngữ phổ biến để tạo điều kiện hiểu biết giữa các bên liên quan. Bảng chú giải thuật ngữ này cũng có thể định nghĩa và bao gồm các mẫu biểu mẫu , báo cáo và biểu mẫu mà người quản lý dự án sử dụng để truyền đạt thông tin.

2.3. Các bước lập Kế hoạch truyền thông

Để xây dựng một kế hoạch truyền thông hữu ích, hãy bắt đầu bằng cách hiểu nhu cầu của doanh nghiệp bạn và những người bị ảnh hưởng bởi hoạt động truyền thông.

Với sự hiểu biết rõ ràng về những nhu cầu này, bạn có thể bắt đầu phát triển một kế hoạch đáp ứng chúng. Dưới đây là một số bước cần thực hiện khi bạn tạo kế hoạch:

Kiểm tra các chiến lược và tài liệu hiện có của bạn.

Bạn có thể không cần bắt đầu liên lạc từ đầu. Đánh giá những gì đang hoạt động và những gì không hiệu quả trong giao tiếp hiện tại của bạn với các tình nguyện viên , nhà tài trợ và khách hàng.

Đặt mục tiêu SMART.

Dựa trên kết quả từ cuộc kiểm tra của bạn, hãy xác định mục tiêu cho thông tin liên lạc của bạn. Để có tác động lớn nhất, các mục tiêu của bạn phải luôn cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn (SMART).

Xác định đối tượng mục tiêu của bạn.

Dựa trên các mục tiêu SMART của bạn, hãy xác định đối tượng mục tiêu của thông tin liên lạc của bạn. Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là tăng số tiền gây quỹ hàng năm, thì bạn có thể tập trung vào các nhà tài trợ hiện có với sự giàu có và các thuộc tính từ thiện cho thấy tiềm năng của họ để quyên góp nhiều hơn.

Thiết lập phương pháp giao tiếp của bạn.

Sau khi bạn hiểu rõ đối tượng mục tiêu của mình, hãy xem xét các tùy chọn giao tiếp của họ, chẳng hạn như các kênh và nền tảng mà họ sử dụng nhiều nhất. Sau đó, tập trung các phương pháp truyền thông của bạn vào các kênh đó.

Xác định nhịp điệu và thời gian giao tiếp.

Tùy thuộc vào mục tiêu, khán giả và phương tiện, tần suất giao tiếp sẽ rất khác nhau. Ví dụ: mặc dù bạn có thể lên kế hoạch đăng thông tin cập nhật trên mạng xã hội nhiều lần mỗi tuần, nhưng bạn có thể quyết định gửi bản tin vật lý hoặc kỹ thuật số mỗi quý một lần.

Phân công vai trò cho các thành viên trong nhóm.

Xác định bộ phận và cá nhân nào chịu trách nhiệm gửi từng thông điệp.

Ví dụ, một thành viên hội đồng quản trị có thể chịu trách nhiệm liên lạc với các nhà tài trợ lớn, một nhân viên phát triển có thể chịu trách nhiệm liên lạc với các nhà tài trợ định kỳ và điều phối viên chương trình có thể chịu trách nhiệm liên lạc với các tình nguyện viên.

Tài liệu kế hoạch của bạn.

Nếu các bước trên không được ghi lại, bạn không có kế hoạch. Ghi lại kế hoạch của bạn ở định dạng (kỹ thuật số là tốt nhất!) Có thể dễ dàng chia sẻ và cập nhật.

Chia sẻ kế hoạch truyền thông của bạn với các bên liên quan.

Phân phối kế hoạch được lập thành văn bản của bạn cho các thành viên trong nhóm và các bên liên quan có liên quan kèm theo hướng dẫn về cách sử dụng kế hoạch đó. Kết quả là mọi người sẽ ở trên cùng một trang và thông tin liên lạc của bạn sẽ rõ ràng và nhất quán.

Thay vì là một quá trình tuyến tính, trên thực tế, lập kế hoạch truyền thông khá theo chu kỳ. Sau khi bạn triển khai kế hoạch của mình, hãy theo dõi và đo lường cả số liệu định lượng và định tính (ví dụ: lượt xem, số lần nhấp, chuyển đổi) để xác định điểm mạnh và điểm yếu. Sau đó, điều chỉnh cho phù hợp!

Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể tạo một kế hoạch truyền thông đáp ứng các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và giúp bạn đạt được các mục tiêu của mình.

LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG

Một yếu tố cốt lõi của bất kỳ tổ chức phi lợi nhuận nào, lập Kế hoạch truyền thông đi kèm với những lợi ích đáng kể vượt xa một chiến dịch tiếp cận cộng đồng đơn lẻ. Một kế hoạch truyền thông hiệu quả giúp nhóm của bạn:

Làm rõ mục tiêu và mục tiêu của bạn.

Là lộ trình truyền thông của bạn, kế hoạch của bạn có thể cho bạn biết bạn cần đi đâu và làm thế nào để đến đó.

Nói rõ mối quan hệ giữa khán giả, thông điệp, kênh, hoạt động và tài liệu.

Thực hiện quy trình lập kế hoạch truyền thông sẽ giúp bạn xác định những người bạn cần tiếp cận, những gì bạn muốn họ biết và cách bạn sẽ tiếp cận họ. Bạn sẽ thấy rằng mỗi đối tượng của bạn đều có những đặc điểm, nhu cầu và động cơ riêng.

Thông qua việc lập kế hoạch, bạn sẽ khám phá ra những cách hiệu quả nhất để giao tiếp với họ.

Xác định và thực hiện một loạt các hoạt động truyền thông.

Vì có vô số cách để truyền bá thông điệp của bạn nên một kế hoạch truyền thông có thể giúp bạn xác định chính xác hoạt động nào sẽ mang lại kết quả tốt nhất.

Làm rõ vai trò của nhân viên và các bên liên quan.

Để giao tiếp hiệu quả, mọi người cần biết họ sẽ đóng góp những gì và chịu trách nhiệm về những gì. Một kế hoạch rõ ràng sẽ giúp các bên liên quan có cùng quan điểm, cảm nhận được quyền sở hữu đối với công việc của họ và đưa ra một thông điệp nhất quán.

Tìm giải pháp hợp tác, sáng tạo.

Thu hút sự tham gia của nhân viên, các bên liên quan, cử tri, thực tập sinh và nhân viên cấp dưới trong quá trình lập kế hoạch sẽ giúp bạn tính đến các quan điểm khác nhau và sự đa dạng trong suy nghĩ.

Kết hợp đầu vào của các bên liên quan trong quá trình truyền thông.

Yêu cầu phản hồi của các bên liên quan và cộng đồng về kế hoạch của bạn sẽ cho họ thấy rằng bạn đánh giá cao ý kiến đóng góp của họ. Thu thập các quan điểm khác nhau cũng sẽ giúp bạn điều chỉnh kế hoạch của mình sao cho hiệu quả nhất có thể.

Tiếp cận các khu vực bầu cử của bạn một cách hiệu quả.

Khi bạn trải qua quá trình lập kế hoạch truyền thông và xác định các chiến lược để tiếp cận đối tượng mục tiêu của mình, bạn sẽ giao tiếp với họ hiệu quả hơn.

Đánh giá những thành công và lĩnh vực tăng trưởng của kế hoạch của bạn.

Các tổ chức thường sẽ thực hiện đánh giá giữa khóa học để xác định điểm mạnh, điểm yếu và trở ngại. Sau đó, họ có thể tạo và thực hiện các phương pháp mới. Phát triển một chiến lược đánh giá phù hợp, độc đáo để thu thập thông tin bạn cần một cách nhất quán để cải thiện kế hoạch của mình.

DỊCH VỤ CỦA IPQ

Hiện nay, Communications Plan hay Kế hoạch truyền thông là một trong các công cụ của Lean Six Sigma Yellow Belt được IPQ áp dụng đào tạo trong Khoa học LSS Yellow Belt của mình.

Vì vậy, nếu quý khách hàng có nhu cầu, xin hãy liên hệ với IPQ thông qua các phương tiện sau:

☎️ Điện thoại: 0915.69.4141

📧 Email: info@ipq.com.vn

🌐 Web: www.ipq.com.vn

Facebook: IPQ – Năng suất chất lượng

BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM