CSF là gì? Lợi ích của CSF và tại sao nên kết hợp CSF và KPI trong quản trị doanh nghiệp

CSF là một nhân tố quan trọng thường được áp dụng ngay khi doanh nghiệp hay tổ chức đang gặp hỗn loạn trong các mục tiêu, dự án và chiến lược khiến các nhà lãnh đạo quên mất sự ưu tiên hàng đầu của mình. Và nếu bỏ qua CFS khi doanh nghiệp chưa nắm được các nhân tố thành công trong dự án của mình, họ có thể sẽ không tập trung và làm những công việc không thể thúc đẩy tiến độ dự án.

Vậy, CSF là gì? Hãy cùng IPQ tìm hiểu về CFS và tầm quan trọng của việc kết hợp CSF và KPI trong bài viết dưới đây.

TỔNG QUAN VỀ CSF

CSF hay Critical Success Factors, tạm dịch là Yếu tố thành công then chốt. Trong đó, thuật ngữ “Critical” (còn có nghĩa là nghiêm trọng, nguy cấp) đề cập đến nguy cơ gặp phải các sai lầm nghiêm trọng nếu tổ chức thất bại trong việc xác định các yếu tố CSF của mình.

CSF

Khái niệm CSF lần đầu tiên được đề cập bởi D. Ronald Daniel, trong bài báo “Cuộc khủng hoảng thông tin quản trị” (Harvard Business Review, tháng 10 năm 1961). John F. Rockart, thuộc Trường Quản lý Sloan của MIT, đã xây dựng và phổ biến ý tưởng này gần hai thập kỷ sau đó.

Rockart đã định nghĩa CSF là “các khía cạnh then chốt trong kinh doanh mà nếu kết quả của chúng đạt yêu cầu, sẽ đảm bảo thành công cho tổ chức.

Chúng là một trong số ít những khía cạnh đòi hỏi mọi thứ phải đi đúng hướng để doanh nghiệp phát triển. Nếu những nỗ lực trong khía cạnh này chưa tương xứng, kết quả hoạt động của tổ chức sẽ thấp hơn kỳ vọng.”

NỘI DUNG CỦA CSF

2.1. Phân loại các loại CSF

CSF được chia làm 4 loại sau:

CSF ngành là các đặc trưng cụ thể của ngành công nghiệp mà tổ chức bạn đang hoạt động. Đây là những điều tối thiểu bạn phải duy trì để đảm bảo tính cạnh tranh trên thị trường. Ví dụ: một công ty khởi nghiệp về công nghệ có thể xác định tính đổi mới như một CSF.
CSF môi trường là kết quả của những ảnh hưởng môi trường vĩ mô đến tổ chức của bạn: ví dụ như môi trường kinh doanh, nền kinh tế, đối thủ cạnh tranh và tiến bộ công nghệ. Phân tích PEST có thể giúp bạn hiểu rõ hơn các yếu tố môi trường ở đây.
CSF chiến lược là chiến lược cạnh tranh cụ thể mà tổ chức của bạn lựa chọn đi theo. Điều này có thể bao gồm các chiến lược STP như phân khúc khách hàng, khách hàng mục tiêu, định vị thương hiệu hay các chiến lược giá, phân phối, sản phẩm…
CSF giai đoạn là những thay đổi và tăng trưởng nội bộ của tổ chức và thường tồn tại trong thời gian ngắn. Các rào cản, thách thức, hướng đi và ảnh hưởng cụ thể sẽ quyết định các CSF này. Ví dụ, một doanh nghiệp mở rộng nhanh chóng có thể có CSF là tăng doanh số bán hàng ở thị trường quốc tế.

2.2. Một số ví dụ thực tế về CSF

Để minh hoạ trực quan hơn về CSF, hãy xem ví dụ dưới đây về một công ty nông sản có tên Freshest Farm Produce. Nhiệm vụ của họ là “trở thành cửa hàng nông sản số 1 ở Main Street, bằng cách bán những sản phẩm nông nghiệp tươi nhất, chất lượng nhất cho khách hàng”. Mục tiêu chiến lược của công ty bao gồm:

Chiếm 25% thị phần tại địa phương
Thực hiện lời hứa “đưa sản phẩm từ nông trại đến tay người dùng chỉ trong 24 giờ”
Mở rộng phạm vi sản phẩm của mình để thu hút nhiều khách hàng hơn
Có đủ không gian để bày bán nhiều loại sản phẩm mà khách hàng có nhu cầu

Từ các mục tiêu này, những người quản lý của Freshest Farm Produce bắt đầu lên danh sách các CSF ưu tiên, cụ thể trong bảng dưới đây.

Sau khi có danh sách các CSF cần tập trung, họ sẽ xem xét những CSF nào là quan trọng nhất.

CSF đầu tiên mà Freshest Farm xác định từ danh sách là thu hút khách hàng mới. Nếu không có khách hàng mới, cửa hàng sẽ không thể tăng thị phần.
CSF thứ hai là duy trì và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp địa phương. Điều này rất quan trọng để đảm bảo độ tươi và nguồn sản phẩm mới.
CSF thứ ba là để đảm bảo tài chính cho việc mở rộng. Cửa hàng không thể đạt được mục tiêu nếu không có kinh phí đầu tư mở rộng không gian cửa hàng.
Các yếu tố khác, chẳng hạn như giữ chân và đào tạo nhân viên, là quan trọng. Nhưng chúng không có tác động quan trọng tức thì đối với doanh nghiệp, nên không được xem là một CSF.

LỢI ÍCH CỦA CSF ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP

Việc nhận thức, giao tiếp và đo lường hiệu quả CSF một cách đúng đắn sẽ đem lại cho doanh nghiệp bạn một số lợi ích sâu sắc bao gồm:

Loại bỏ các chỉ số đo lường không liên quan hay không tác động trực tiếp đến thành công của doanh nghiệp, giúp tối ưu nguồn lực và chi phí.
Giúp nhân viên của bạn nhận thức được điều gì là ưu tiên và điều chỉnh từng hành vi trong công việc hàng ngày của họ để nhất quán với mục tiêu tổ chức.
Quy trình làm việc sẽ được tối ưu hoá. Các cuộc họp, báo cáo và nhiệm vụ sẽ tinh giản hơn vì nhiều vấn đề không liên quan đã được lược bỏ.

PHÂN BIỆT CSF VÀ KPI

Trước hết, KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, tạm dịch: Chỉ số hiệu suất chính. Ngày nay, trong lĩnh vực kinh doanh xuất hiện nhiều thuật ngữ chuyên ngành được viết tắt gây ra sự nhầm lẫn.

Hai cụm từ phổ biến KPI và CSF thường được sử dụng thay thế cho nhau – đây là một sai lầm nghiêm trọng. Mặc dù có sự liên kết và phụ thuộc lẫn nhau, đây vẫn là hai khái niệm hoàn toàn riêng biệt.

Sự khác biệt bản chất giữa KPI và CSF nằm ở sự khác biệt giữa nguyên nhân và kết quả.

CSF đề cập đến các nguyên nhân dẫn đến thành công, tức là những gì bạn cần làm để đạt được mục tiêu. Thông thường, các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp sẽ có tập hợp CSF giống nhau, chẳng hạn như tăng dòng tiền, tăng doanh số, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, tuyển dụng những người có kỹ năng phù hợp và tăng năng suất.

KPI là kết quả hành động của bạn, tức là các chỉ số đo lường xem bạn có thành công hay không. Chỉ số KPI thường khác nhau giữa các doanh nghiệp, tùy thuộc vào các mục tiêu và ưu tiên chiến lược của doanh nghiệp.

KPI thường chi tiết và định lượng hơn CSF. Ví dụ: CSF “Tăng đáng kể sản lượng bán hàng ở các thị trường Châu Á” có thể tạo ra KPI “Tăng doanh thu bán hàng ở các thị trường Châu Á lên 12% so với năm trước, vào cuối năm”.

TẠI SAO NÊN ÁP DỤNG KẾT HỢP CSF VÀ KPI

Việc áp dụng kết hợp CSF – KPI là một trong những phương pháp xác định thước đo hiệu suất công việc, được phát triển bởi David Parmenter. Giống như nguyên nhân – hệ quả, CSF và KPI cần được gắn chặt với nhau trong các bước thực thi. Nếu một mô hình quản trị chỉ áp dụng một trong hai yếu tố CSF hoặc KPI (hoặc khái niệm nào tương đương), nó đã sai ngay từ mặt phương pháp luận.

Áp dụng CSF mà không có KPI: doanh nghiệp sẽ thiếu năng lực cải tiến

Giống như quản lý cân nặng, sẽ rất khó để giảm cân nếu bạn không bước lên cân để theo dõi cân nặng của mình theo định kỳ. Trong quản trị doanh nghiệp cũng vậy, nếu bạn chỉ xác định và thực thi các CSF mà không gắn chúng với các KPI để đo lường hiệu quả, bạn sẽ không xác định được mình đang làm tốt đến đâu, yếu tố CSF nào đang thiếu hiệu quả và cần cải thiện.

Áp dụng KPI mà không có CSF: doanh nghiệp sẽ thiếu lợi thế cạnh tranh

Đây là trường hợp khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp: khi chưa thực sự xác định được CSF quyết định lợi thế cạnh tranh của mình mà đã xác lập các KPI. Hệ quả là dù có đạt chỉ tiêu KPI hàng tháng, hàng quý, họ vẫn không đủ khả năng thu hút và giữ chân khách hàng.

Ví dụ, doanh nghiệp bạn đang cố gắng đạt mục tiêu tăng lưu lượng truy cập đến trang web của mình thêm 20% bằng cách xuất bản nhiều nội dung miễn phí hơn. Nhưng chất lượng của các bài nội dung đó không còn tốt vì bạn có ít thời gian hơn cho mỗi bài viết.

Vì vậy, mặc dù bạn đã có được nhiều khách truy cập hơn nhưng lượng thời gian truy cập trung bình lại giảm. Nhìn chung, doanh số và khách hàng tiềm năng vẫn không tăng lên, mặc dù bạn vẫn đạt được KPI.

DỊCH VỤ CỦA IPQ

Hiện nay, Sơ đồ Spaghetti là một trong các công cụ được IPQ áp dụng vào Quy trình tư vấn năng suất của mình.

Quá trình tư vấn của IPQ sẽ giúp các giúp các doanh nghiệp cải tiến, nâng cao hiệu quả các nguồn lực Công ty, giúp khách hàng đạt được các mục tục tiêu đề ra. Khi đồng hành cùng với dịch vụ tư vấn Năng suất và Chất lượng của IPQ, quý khách hàng sẽ nhận được nhiều giá trị sau:

Dịch vụ tư vấn của IPQ được thực hiện một cách hiệu quả đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Khách hàng được theo dõi, giám sát và hỗ trợ quá trình tư vấn dễ dàng.
Tạo điều kiện cho thu thập, phân tích, sử dụng và chia sẻ dữ liệu/ thông tin với khách hàng.

Vì vậy, nếu quý khách hàng có nhu cầu, xin hãy liên hệ với IPQ thông qua các phương tiện sau:

☎️ Điện thoại: 0915.69.4141

📧 Email: info@ipq.com.vn

🌐 Web: www.ipq.com.vn

Facebook: IPQ – Năng suất chất lượng

BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM