Continuous Improvement là gì? Lợi ích của công cụ này đối với các doanh nghiệp

Continuous Improvement hay Cải tiến liên tục, là một phương pháp xác định các cơ hội hợp lý hóa công việc và giảm lãng phí. Thực tiễn này được chính thức hóa bởi sự phổ biến của Lean hay Kaizen trong sản xuất và kinh doanh, và hiện nay nó đang được hàng nghìn công ty trên toàn thế giới sử dụng để xác định các cơ hội tiết kiệm.

Vậy hãy cùng IPQ tìm hiểu về Continuous Improvement trong bài viết này nhé.

TỔNG QUAN VỀ CONTINUOUS IMPROVEMENT

Thuật ngữ Continuous Improvement hay Cải tiến liên tục có thể rất trừu tượng nếu không được đặt trong một ngữ cảnh cụ thể. Được giải thích ngắn gọn, đó là sự phấn đấu không ngừng để đạt được sự hoàn hảo trong mọi việc bạn làm. Trong quản lý Tinh gọn, Continuous Improvement còn được gọi là Kaizen .

Continuous Improvement có thể được xem như là một thực hành chính thức hoặc một bộ hướng dẫn không chính thức. Nhiều công ty đã chuyển trọng tâm sang các cách tiếp cận chính thức hơn đối với quản lý quy trình và dự án, chẳng hạn như các phương pháp Lean / Agile (Kanban, Kaizen, Scrum, XP).

Continuous Improvement

Ví dụ, Kaizen và Kanban có thể được tích hợp để cho phép Continuous Improvement thông qua trực quan hóa quy trình làm việc. Trong tất cả các phương pháp Lean / Agile, Continuous Improvement là trọng tâm chính, bên cạnh các tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng cao và giảm lãng phí dưới dạng chi phí, thời gian và lỗi (làm lại).

NỘI DUNG CỦA CONTINUOUS IMPROVEMENT

2.1. Các trường hợp nên sử dụng Continuous Improvement

Hy sinh chất lượng hiếm khi có thể được biện minh bằng khả năng làm điều gì đó nhanh hơn hoặc rẻ hơn. Để duy trì các tiêu chuẩn chất lượng trong khi cắt giảm thời gian và chi phí, các công ty chuyển sang cách làm việc của Lean, bao gồm Continuous Improvement.

Bằng cách quan sát các thực tiễn tốt nhất về Continuous Improvement, các công ty có thể tìm ra cách để tiếp tục hoạt động kinh doanh như bình thường đồng thời phân tích các cơ hội cải tiến trong quá trình thực hiện.

Đối với các công ty có nhóm không thể thực hành Continuous Improvement trong suốt công việc hàng ngày của họ, cách tốt nhất tiếp theo để tận dụng khái niệm này là tổ chức các sự kiện Continuous Improvement, còn được gọi là Papid Improvement – Cải tiến nhanh hoặc Value Stream Mapping – Lập bản đồ dòng giá trị .

Các sự kiện Continuous Improvement có thể mất từ một đến năm ngày để hoàn thành, tùy thuộc vào độ sâu và rộng của chủ đề sẽ được đề cập và các thành viên trong nhóm thường đưa ra các mục “việc cần làm” giúp các quy trình mới được áp dụng trong tổ chức và có thể cần một khoảng thời gian ngắn để thực hiện.

Nhiều công ty đã áp dụng các kỹ thuật cải tiến Lean như một tiêu chuẩn để thực hiện tất cả các dự án và công việc. Continuous Improvement giúp các công ty tiết kiệm tiền bằng cách xác định sự thiếu hiệu quả trong các nhóm dự án với nhiều tầng lớp quản lý hoặc nhóm sản xuất có hành động tương đương với tiền bạc.

Việc một công ty có chọn Continuous Improvement là một phần trong văn hóa hàng ngày của mình hay không phụ thuộc vào sự gắn bó của tổ chức với khả năng tiết kiệm chi phí có thể xảy ra do kết quả đó.

2.2. Các công cụ – kỹ thuật áp dụng Continuous Improvement

Trong Lean Management, có ba cách tiếp cận chính để đạt được Continuous Improvement:

Mô hình PDCA

Mô hình Plan – Do – Check – Act là cách tiếp cận phổ biến nhất để đạt được Continuous Improvement.

Trong giai đoạn lập kế hoạch, bạn cần thiết lập các mục tiêu và quy trình cần thiết để mang lại kết quả theo đầu ra dự kiến (mục tiêu hoặc các mục tiêu).
Giai đoạn thứ hai là “Làm”. Thật đơn giản vì bạn cần thực hiện những gì bạn đã đặt ra trong bước lập kế hoạch của quy trình.
Sau khi bạn hoàn thành các mục tiêu của mình, bạn cần kiểm tra những gì bạn đã đạt được và so sánh nó với những gì bạn mong đợi. Thu thập càng nhiều dữ liệu càng tốt và xem xét những gì bạn có thể cải thiện trong quy trình của mình để đạt được kết quả tốt hơn vào lần tới.
Nếu phân tích cho thấy rằng bạn đã tiến bộ so với dự án trước đó, thì tiêu chuẩn sẽ được cập nhật và bạn cần nhắm đến hiệu suất thậm chí còn tốt hơn vào lần tới.

Root Cause Analysis (RCA)

Root Cause Analysis – Phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA) là một kỹ thuật được thực hiện trong Lean Management cho phép bạn đạt được Kaizen bằng cách chỉ ra cho bạn nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề trong quy trình của bạn.

Đó là một phương pháp lặp đi lặp lại để đi sâu vào một vấn đề bằng cách phân tích nguyên nhân gây ra nó cho đến khi bạn tìm ra gốc rễ của tác động tiêu cực. Nó chỉ có thể được coi là gốc nếu tác động tiêu cực cuối cùng được ngăn chặn vĩnh viễn sau khi nguyên nhân được loại bỏ.

Để áp dụng RCA để Continuous Improvement, bạn cần thực hiện phân tích kỹ lưỡng vấn đề.

Áp dụng Lean Kanban

Để liên tục cải thiện quy trình của mình, bạn cần hình dung rõ ràng những gì cần cải thiện.

Nếu bạn thiếu tầm nhìn, bạn sẽ có thể cải thiện theo thời gian nhưng sẽ không thể phát hiện ra các triệu chứng của vấn đề trước khi quá muộn.

Khi Toyota đang tìm cách để làm điều đó, họ đã phát triển Kanban như một hệ thống để cải thiện hiệu quả công việc của quy trình sản xuất.

Cuối cùng, Kanban đã được điều chỉnh cho phù hợp với công việc tri thức và quản lý để giúp hàng nghìn nhóm đạt được sự Continuous Improvement. Phương pháp này dựa trên sáu thực tiễn cốt lõi để giảm thiểu lãng phí trong quy trình của bạn:

Trực quan hóa quy trình làm việc của bạn;
Loại bỏ sự gián đoạn;
Quản lý luồng;
Làm cho chính sách quy trình rõ ràng;
Tạo vòng phản hồi;
Cải thiện cộng tác.

LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG CONTINUOUS IMPROVEMENT

Hợp lý hóa quy trình công việc

Làm việc để không ngừng cải tiến là cách số một mà nhiều doanh nghiệp giảm chi phí hoạt động. Continuous Improvement (đôi khi được gọi là “cải tiến nhanh”) là một kỹ thuật cải tiến Tinh gọn giúp hợp lý hóa quy trình làm việc.

Cách làm việc Tinh gọn cho phép quy trình công việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tiền bạc, cho phép bạn giảm lãng phí thời gian và công sức. Ví dụ, các dự án liên quan đến việc thay đổi thời hạn, thay đổi ưu tiên và các dự án phức tạp khác thường chứa đầy cơ hội để cải thiện. Chỉ là không ai đã hành động trên cơ hội đó.

Giảm chi phí dự án và ngăn ngừa dư thừa, lãng phí

Điều quan trọng đối với người quản lý dự án là phải biết chi phí hoàn thành một phần công việc. Vì lý do này, hầu hết các văn phòng quản lý dự án đều được hưởng lợi từ việc biết lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một số loại công việc nhất định.

Người quản lý dự án có thể giảm chi phí dự án và ngăn chặn tình trạng thừa bằng Phần mềm dự báo. Dự báo (so với ước tính) liệu các hạn chế của dự án có khả năng bị phá vỡ hay không là một cách mà các văn phòng quản lý dự án có thể tăng hiệu quả tổng thể của họ cho công ty.

DỊCH VỤ CỦA IPQ

Hiện nay, các phương pháp như Continuous Improvement của Lean đều được IPQ tham khảo và áp dụng vào Quy trình tư vấn năng suất của mình một cách linh hoạt và hợp lý.

Quá trình tư vấn của IPQ sẽ giúp các giúp các doanh nghiệp cải tiến, nâng cao hiệu quả các nguồn lực Công ty, giúp khách hàng đạt được các mục tục tiêu đề ra. Khi đồng hành cùng với dịch vụ tư vấn Năng suất và Chất lượng của IPQ, quý khách hàng sẽ nhận được nhiều giá trị sau:

Dịch vụ tư vấn của IPQ được thực hiện một cách hiệu quả đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Khách hàng được theo dõi, giám sát và hỗ trợ quá trình tư vấn dễ dàng.
Tạo điều kiện cho thu thập, phân tích, sử dụng và chia sẻ dữ liệu/ thông tin với khách hàng.

Vì vậy, nếu quý khách hàng có nhu cầu, xin hãy liên hệ với IPQ thông qua các phương tiện sau:

☎️ Điện thoại: 0915.69.4141

📧 Email: info@ipq.com.vn

🌐 Web: www.ipq.com.vn

Facebook: IPQ – Năng suất chất lượng

BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM