Lãng phí tồn kho - The waste of Inventory là gì? Giải pháp giải quyết lãng phí tồn kho đối với các doanh nghiệp - CÔNG TY TNHH TƯ VẤN NĂNG SUẤT VÀ CHẤT LƯỢNG QUỐC TẾ

Lãng phí luôn là một vấn đề lớn đối với doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất. Các lãng phí này sẽ làm tăng chi phí đồng thời tăng thời gian vận hành của doanh nghiệp, làm ảnh hưởng lớn tới quá trình hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Một trong những loại lãng phí mà doanh nghiệp dễ dàng nhận thấy nhất đó là Lãng phí tồn kho – The waste of Inventory.

Vậy Lãng phí tồn kho hay The waste of Inventory là gì? Giải pháp nào để xử lý tình trạng lãng phí tồn kho. Hãy cùng IPQ tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

TỔNG QUAN VỀ LÃNG PHÍ TỒN KHO – THE WASTE OF INVENTORY

Lãng phí tồn kho hay Waste of Inventory là những lãng phí phát sinh từ hàng tồn kho chưa được xử lí. Bao gồm lãng phí do lưu trữ, lãng phí vốn gắn liền với hàng tồn kho chưa được xử lí, lãng phí tồn kho, container được sử dụng để chứa hàng tồn kho, chiếu sáng không gian lưu trữ, …

Lãng phí tồn kho

Trong sản xuất theo Lean, việc tồn kho được xem như một triệu chứng của một căn bệnh của nhà máy (Symptom of a sick factory). Do vậy, một trong những cách tốt nhất để bắt đầu tìm ra sự lãng phí là nhìn vào các điểm cầm giữ sản phẩm, những nơi mà sự tồn kho có khuynh hướng tăng lên từng ngày. Đằng sau tồn kho “ẩn náu” nhiều nguyên nhân của triệu chứng. Tìm hiểu kỹ “tồn kho” bạn sẽ tìm ra nhiều nguyên nhân cần thiết phải xử lý.

NỘI DUNG CỦA LÃNG PHÍ TỒN KHO

2.1. Nguy cơ lãng phí tồn kho

Một trong những khó khăn lớn nhất đối với doanh nghiệp hiện nay không phải là vấn đề vốn, mà là vấn đề tìm đầu ra cho sản phẩm.

Nếu doanh nghiệp không giải quyết được hàng tồn kho thì sẽ kéo theo rất nhiều hệ lụy, đó là tăng chi phí bảo quản, nợ đọng vốn, hàng hóa có nguy cơ lạc hậu, quá hạn dẫn đến khó tiêu thụ, …

– Hàng tồn kho quá nhiều sẽ biến một doanh nghiệp lành mạnh thành một doanh nghiệp ốm yếu trong khoảng thời gian rất ngắn và có thể dẫn đến nguy cơ phá sản. Hàng tồn kho quá nhiều là một trong những lãng phí nghiêm trọng.

Nhưng đây là vấn đề nan giải, vì nếu sản xuất vừa đủ, doanh nghiệp sẽ có thể bị thiếu hụt do sản phẩm hư hại, còn nếu sản xuất dư thừa thì sản phẩm sẽ chiếm diện tích và lãng phí nguồn tài nguyên.

Hoặc việc thu mua hàng với số lượng lớn rồi tích trữ lại, nhưng do không nắm bắt được tình hình nên giá cả hàng hóa bị giảm sút, dẫn đến doanh nghiệp bị thua lỗ.

– Một nguy cơ khác mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi tồn kho không phù hợp là nguy cơ về hàng quá hạn. Bên cạnh đó, trong quá trình lưu kho, nếu điều kiện về cơ sở hạ tầng, trang thiết bị không đảm bảo hoặc thời gian lưu kho dài sẽ dẫn đến hàng hóa bị hư hỏng, giảm chất lượng như ban đầu.

Thật vậy, các loại hàng hóa hầu hết sau một thời gian đều bị hao mòn về hữu hình và hao mòn vô hình. Ngoài ra, doanh nghiệp tồn kho không hợp lí có thể dẫn đến việc bị chiếm diện tích kho, khu vực sản xuất.

– Khi tồn kho không hợp lí sẽ dẫn đến gia tăng các khoản chi trong doanh nghiệp. Đó là các khoản chi về:

Chi phí đặt hàng: là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc thiết lập đơn hàng bao gồm: chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện qui trình đặt hàng (giao dịch, kí kết hợp dồng, thông báo qua lại) và các chi phí chuẩn bị và thực hiện việc vận chuyển hàng đến kho của doanh nghiệp.

Chi phí lưu kho (Chi phí tồn trữ): là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động tồn trữ, gồm:

Chi phí về nhà cửa, kho hàng: Tiền thuê và khấu hao nhà cửa; chi phí cho bảo hiểm nhà kho, kho hàng; chi phí thuê nhà đất;
Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện: Tiền thuê, khấu hao dụng cụ, thiết bị; chi phí năng luợng; chi phí vận hành thiết bị;
Chi phí về nhân lực cho hoạt dộng giám sát quản lí;
Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho: Phí tổn cho việc vay muợn vốn; thuế hàng tồn kho; bảo hiểm cho hàng tồn kho;
Chi phí do hàng tồn kho mất mát, hư hỏng hoặc không sử dụng được

Chi phí mua hàng: là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị. Thông thuờng chi phí mua hàng không ảnh hưởng dến mô hình tồn kho trừ mô hình khấu trừ theo số lượng.

Chi phí thiếu hàng: là chi phí phản ánh kết quả về kinh tế khi hết hàng trong kho. Việc hết hàng trong kho sẽ dẫn dến 2 truờng hợp:

Thứ nhất, bắt khách hàng phải chờ cho tới khi có hàng. Ðiều này có thể làm mất đi thiện chí muốn hợp tác với doanh nghiệp trong tương lai của khách hàng;
Thứ hai, nếu không có sẵn hàng thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng. Như vậy, tiền lời bị mất do bán được ít hàng và thiện cảm của khách hàng bị giảm.

2.2. Nguyên nhân dẫn đến lãng phí tồn kho

Quản lý tồn kho sẽ giúp cân bằng được chi phí tồn kho để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất, giúp quá trình sản xuất liên tục và để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Tồn kho càng nhiều thì càng gây ra lãng phí vậy nguyên nhân nào khiến doanh nghiệp phải tồn kho.

Sản xuất quá mức

Nguyên nhân chính dẫn lãng phí tồn kho là do sản xuất dư thừa làm nhiều hơn hoặc sớm hơn nhu cầu của khách hàng. Nhiều doanh nghiệp cho rằng năng xuất sản xuất càng cao thì càng tốt vì vậy họ cứ liên tục sản xuất mà không nhận thấy rằng lượng hàng sản xuất dư đó sẽ gây ra lãng phí không hề nhỏ.

Nếu khách hàng yêu cầu 100 cái một tuần mà bạn sản xuất ra 150 cái một tuần thì rõ ràng những sản phẩm dư còn lại phải lưu kho để bảo quản. Và khả năng sản xuất dư thừa là rất cao nếu bạn không có kế hoạch sản xuất phù hợp.

Thiếu cân bằng trong dòng chảy sản xuất

Thiếu cân bằng trong dòng chảy sản xuất sẽ tạo ra các nút thắt, làm quá trình sản xuất không liên tục, tắc nghẽn dẫn đến tích tụ hàng tồn trước hoặc sau các công đoạn. Chẳng hạn như khi công đoạn trước sản xuất nhiều hơn công đoạn sau thì lượng hàng ở những công đoạn sản xuất dư sẽ phải lưu kho.

Lo ngại không đáp ứng các yêu cầu

Nhiều doanh nghiệp có xu hướng dự trữ nguyên liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm để đáp ứng nhu cầu sản xuất và nhu cầu của khách hàng. Họ lo ngại rằng nếu lượng hàng tồn kho không đủ sẽ giảm doanh số bán hàng, không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và khách hàng sẽ chuyển sang mua hàng ở nơi khác.

Nguyên nhân khác

Nhiều doanh nghiệp sẽ đầu tư lớn vào tất cả các máy móc để phục vụ cho các sản phẩm mà họ làm ra. Nhưng thông thường các máy này sẽ thúc đẩy việc sản xuất ra các lô hàng lớn và sẽ tạo tồn kho không chỉ thành phẩm mà còn trong các công đoạn.

Nhu cầu của khách hàng không ổn đinh, nhà cung cấp không đáng tin cậy sẽ làm các doanh nghiệp dễ có xu hướng chuyển sang duy trì hàng tồn kho để đảm bảo đáp ứng được nhu cầu cho khách hàng.

Ngoài ra nguyên nhân gây nên lãng phí tồn kho còn do kế hoạch sản xuất không phù hợp, sản xuất theo hệ thống đẩy, thông tin liên hệ giữa các bộ phận không chính xác, sản xuất trước khi nhận được yêu cầu của công đoạn, bộ phận sau.

GIẢI PHÁP GIẢI QUYẾT TÌNH TRẠNG LÃNG PHÍ TỒN KHO

Áp dụng một số công cụ Lean

Giảm hàng tồn kho và cân bằng quá trình sản xuất bằng cách áp dụng một số công cụ Lean như Just In Time, Kanban và Heijunka. Tức là bạn sẽ lên lịch trình sản xuất phù hợp dựa trên đơn đặt hàng và chỉ sản xuất theo những gì mà khách hàng yêu cầu không thừa cũng không thiếu.

Khi công đoạn sau yêu cầu 10 chi tiết thì công đoạn trước chỉ sản xuất đúng 10 chi tiết hay khách hàng yêu cầu 100 sản phẩm thì bạn cũng chỉ sản xuất 100 sản phẩm.

Order

A → B → C

Nhiều máy móc và quy trình có thể mất nhiều thời gian thiết lập để sản xuất ra một thành phần hoặc sản phẩm khác. Điều này sẽ thúc đẩy việc sản xuất ra các lô hàng lớn và có thể tạo ra các nút thắt đáng kể trong quá trình sản xuất. Và công cụ hữu ích để cải thiện vấn đề này đó là “chuyển đổi nhanh(SMED)”.

Sử dụng công cụ phân tích nút thát cổ chai để loại bỏ các điểm tắc nghẽn, giúp quá trình sản xuất theo dòng chảy liên tục và loại bỏ được hàng tồn giữa các công đoạn.

Cân bằng dòng chảy sản xuất

Cân bằng dòng chảy sản xuất để đồng bộ công suất giữa các công đoạn nhằm giảm bớt tồn đọng bán thành phẩm trên chuyên hoặc giữa các công đoạn. Điều quan trọng là biết “tiết chế” công đoạn sản xuất “quá nhanh” và đẩy nhanh tốc độ của công đoạn sản xuất “chậm” để giảm lãng phí tồn kho.

Một số giải pháp khác

Giảm lượng lãng phí tồn kho nguyên vật liệu đầu vào bằng cách tính toán, đặt hàng với số lượng phù hợp, tìm nhà cung cấp đảng tin cậy có thể giao hàng chất lượng đúng số lượng và đúng thời gian theo yêu cầu.

Ngoài ra để giảm lãng phí tồn kho bạn cũng có thể sử dụng những máy móc chuyên dụng nhỏ phù hợp thay vì những máy cỡ lớn, lên kế hoạch sản xuất phù hợp và áp dụng các phương pháp để kiểm soát hàng tồn kho, giảm thời gian đặt hàng và thời gian sản xuất, …

DỊCH VỤ CỦA IPQ

Hiện nay, Lãng phí tồn kho hay Waste of Inventory là một trong các vấn đề mà Quy trình Tư vấn năng suất của IPQ có thể giải quyết thông qua các công cụ của Lean – Six Sigma được.

Quá trình tư vấn của IPQ sẽ giúp các giúp các doanh nghiệp cải tiến, nâng cao hiệu quả các nguồn lực Công ty, giải quyết triệt để vấn đề, đồng thời giúp khách hàng đạt được các mục tục tiêu đề ra. Khi đồng hành cùng với dịch vụ tư vấn Năng suất và Chất lượng của IPQ, quý khách hàng sẽ nhận được nhiều giá trị sau:

Dịch vụ tư vấn của IPQ được thực hiện một cách hiệu quả đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Khách hàng được theo dõi, giám sát và hỗ trợ quá trình tư vấn dễ dàng.
Tạo điều kiện cho thu thập, phân tích, sử dụng và chia sẻ dữ liệu/ thông tin với khách hàng.

Vì vậy, nếu quý khách hàng có nhu cầu, xin hãy liên hệ với IPQ thông qua các phương tiện sau:

☎️ Điện thoại: 0915.69.4141

📧 Email: info@ipq.com.vn

🌐 Web: www.ipq.com.vn

Facebook: IPQ – Năng suất chất lượng

BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM