Chi phí hoạt động (Operating Expenses) là gì? Các biện pháp quản lý chi phí hoạt động

Chi phí hoạt động đối với các công ty buôn bán là những chi phí xảy ra trong quá trình hoạt động bình thường của công ty, không phải là chi phí của hàng bán. Thông thường, chi phí hoạt động thường là chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý.

TỔNG QUAN VỀ CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG

Chi phí hoạt động là chi phí mà doanh nghiệp phải chịu thông qua các hoạt động kinh doanh thông thường, bao gồm tiền thuê nhà, thiết bị, chi phí tồn kho, tiếp thị, lương nhân viên, biến phí cấp bậc và quỹ được phân bổ cho nghiên cứu và phát triển.

Ví dụ 1: Một công ty có thể phải trả tiền thuê văn phòng, tiền thuế, và bảo hiểm cho cả mục đích bán hàng và quản lý. Các chi phí dành cho cả bán hàng và quản lý phải được phân tích và phân chia theo tỉ lệ giữa hai mục đích này trên báo cáo thu nhập.

Ví dụ 2: Việc mua một máy photocopy liên quan đến capex (chi phí vốn), và chi phí giấy, mực, điện và bảo trì hàng năm đại diện cho opex. Đối với các hệ thống lớn hơn như doanh nghiệp, opex cũng có thể bao gồm chi phí cho công nhân và chi phí cơ sở như tiền thuê nhà và các tiện ích.

Một trong những trách nhiệm chính mà đội ngũ quản lý phải giải quyết đó là xác định xem nên tiết kiệm chi phí hoạt động đến mức nào để không làm ảnh hưởng tới năng lực cạnh tranh của công ty so với đối thủ.

Chi phí hoạt động trong tiếng Anh là Operating Expenses, viết tắt là OPEX.

Như vậy, Chi phí hoạt động (Operatign Expenses) là các chi phí liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp: các chi phí sản xuất, chi phí bán hàng và các chi phí quản lý tổng quát, các chi phí bảo trì và sửa chữa; nhưng không tính đến các chi phí cố định (tiền lãi của vốn vay, thuế, phí bảo hiểm).

NỘI DUNG CỦA CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG

2.1. Đặc điểm của Chi phí hoạt động

Chi phí hoạt động là cần thiết và là chi phí không thể tránh khỏi đối với hầu hết các doanh nghiệp.

Một số công ty giảm thành công chi phí hoạt động để đạt được lợi thế cạnh tranh và tăng thu nhập. Tuy nhiên, giảm chi phí hoạt động cũng có thể làm tổn hại đến tình trạng và chất lượng của hoạt động công ty. Việc cân bằng chi phí hoạt động một cách phù hợp có thể khó khăn nhưng có thể mang lại những kết quả đáng mong đợi.

Doanh nghiệp được phép khấu trừ chi phí hoạt động nếu doanh nghiệp hoạt động để kiểm lợi nhuận. Tuy nhiên, cần phân biệt rõ giữa chi phí hoạt động và chi phí tài sản cố định (Capital expenditures).

Chi phí tài sản cố định giống như một khoản đầu tư. Chi phí tài sản cố định bao gồm các chi phí liên quan đến việc mua lại hoặc nâng cấp tài sản hữu hình và vô hình.

Tài sản hữu hình gồm bất động sản, thiết bị nhà máy, máy tính, nội thất văn phòng và các tài sản vốn hiện vật khác. Tài sản vô hình bao gồm sở hữu trí tuệ, bản quyền, bằng sáng chế, nhãn hiệu,…

2.2. So sánh Chi phí hoạt động và Chi phí tài sản cố định
Chi phí hoạt động khác với chi phí tài sản cố định. Theo Sở Thuế vụ Mỹ IRS, chi phí hoạt động phải là những chi phí thông thường (phổ biến và được chấp nhận trong thương mại kinh doanh), và cần thiết (hữu ích và phù hợp trong thương mại kinh doanh).

Nhìn chung, các doanh nghiệp được phép xóa sổ chi phí hoạt động trong năm phát sinh; tuy nhiên, doanh nghiệp phải phân bổ chi phí tài sản cố định.

Ví dụ: Nếu một doanh nghiệp chi $100.000 cho lương nhân viên, họ có thể xóa sổ toàn bộ chi phí đó trong năm mà họ phải chịu, nhưng nếu một doanh nghiệp chi $100.000 để mua một thiết bị nhà máy, họ phải phân bổ và khấu hao chi phí đó theo thời gian rồi mới được xóa sổ.

2.3. Phân loại các loại chi phí hoạt động trong doanh nghiệp theo mức độ hoạt động

2.3.1. Chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi là các khoản phí có quan hệ tỷ lệ với kết quả sản xuất hoặc quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Đặc điểm của chi phí biến đổi bao gồm:

• Chi phí biến đổi cho một đơn vị sản phẩm thường sẽ không thay đổi.
• Chi phí biến đổi gồm 2 thành tố là chi phí biến đổi tỷ lệ và chi phí biến đổi cấp bậc. Trong đó, chi phí biến đổi tỷ lệ là các khoản phí tỷ lệ thuận với kết quả sản xuất hoặc quy mô hoạt động. Còn chi phí biến đổi cấp bậc là các khoản phí thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi đủ nhiều và rõ ràng.

2.3.2. Chi phí cố định
Chi phí cố định là những khoản phí thực tế phát sinh và cố định liên quan tới lĩnh vực và quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Chi phí cố định thường có đặc điểm sau:

• Chi phí cố định thường không biến đổi khi xét về quy mô hoạt động.
• Chi phí cố định có thể được chia làm 2 dạng là chi phí bộ phận và chi phí cố định chung. Trong đó, chi phí cố định bộ phần gồm chi phí khấu hao tài sản cố định được tính theo phương pháp bình quân, tiền thuê nhà xưởng hàng tháng,… Chi phí cố định chung là những khoản phí liên quan tới cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp như tiền thuê văn phòng, ngân sách dành cho quảng cáo thương hiệu,…

2.3.3. Chi phí hỗn hợp 
Chi phí hỗn hợp là các khoản phí nằm trong chi phí biến đổi và chi phí cố định. Chi phí hỗn hợp thường bao gồm chi phí sản xuất chung, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí bán hàng và chi phí cho quản lý doanh nghiệp.

CÁC BIỆN PHÁP QUẢN LÝ CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG

3.1 Xây dựng định mức chi phí hoạt động và lập dự toán ngân sách

3.1.1 Xây dựng định mức chi phí hoạt động

Quản lý và kiểm soát các chi phí là rất cần thiết, nhưng làm thế nào để biết doanh nghiệp đang quản lý những khoản chi đúng? Và nên giảm những khoản chi này bao nhiêu là đủ, là hợp lý? Chính vì vậy, trong quản lý và kiểm soát chi phí cần quyết định khoản nào cần chi rồi kiểm soát các khoản chi trong thực tế để đạt được chi phí như định mức đã đề ra.

Định mức chi phí (hay chi phí tiêu chuẩn) có liên quan đến từng đơn vị sản phẩm cụ thể. Mỗi sản phẩm chế tạo hay dịch vụ đều có một định mức phí.

Định mức chi phí là khoản chi phí được xác định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện việc làm cụ thể.

Định mức chi phí không những chỉ ra được một khoản chi phí dự kiến là bao nhiêu mà còn xác định nên chi trong trường hợp nào.

3.1.2. Lập dự toán sản xuất kinh doanh

Trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới hiện nay cùng với môi trường kinh doanh biến đổi không ngừng, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển vững chắc cần phải có chiến lược kinh doanh hợp lý, cần phải xây dựng những kế hoạch cho tương lai và lường trước những khó khăn có thể gặp phải. Có như vậy đồng vốn bỏ ra cho bất kỳ kế hoạch sản xuất nào mới đem lại hiệu quả cao. Vì vậy cụ thể hoá kế hoạch sản xuất thành những con số chi tiết cụ thể thông qua lập dự toán sản xuất kinh doanh là hết sức cần thiết.

Lập dự toán sản xuất kinh doanh có ý nghĩa to lớn trong hoạt động quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý chi phí nói riêng:

• Cung cấp một cách hệ thống về tình hình chi phí từ đó có những hoạch định phù hợp cho tương lai của doanh nghiệp.
• Xác định cụ thể các chỉ tiêu quản lý phù hợp với yêu cầu quản trị doanh nghiệp và phù hợp với đặc điểm kinh doanh, trên cơ sở đó làm căn cứ để hệ thống hoá thông tin chi phí nhằm đánh giá, kiểm soát các chi phí.

Trên cơ sở lập dự toán chi phí cụ thể, việc quản lý từng khoản mục chi phí sẽ trở nên chặt chẽ, lường hết được những khó khăn và những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình quản lý chi tiêu để có những điều chỉnh phù hợp. Là cơ sở cho việc phân tích tình hình biến động chi phí, xác định rõ nguyên nhân khách quan cũng như chủ quan trong quá trình thực hiện dự toán. Từ đó thấy được những mặt mạnh cần phát huy và những tồn tại cần khắc phục.

3.2. Xây dựng trung tâm quản lý chi phí hoạt động
Nắm bắt kịp thời mọi nguồn phát sinh chi phí cũng như những nguyên nhân gây ra chi phí để từ đó có những biện pháp cắt giảm chi phí luôn gắn với mục tiêu tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp là việc hết sức cần thiết trong quản lý chi phí. Bằng cách xây dựng trung tâm quản lý chi phí doanh nghiệp có thể đáp ứng tốt yêu cầu kiểm soát chi phí một trong các nội dung của quản lý chi phí.

3.2.1. Trung tâm quản lý chi phí hoạt động

Trung tâm quản lý chi phí là nơi xác định, tập hợp chi phí và sau đó gắn nó với một đơn vị tính phí. Mỗi doanh nghiệp cần xác định các đơn vị tính phí riêng của mình. Hay nói cách khác một trung tâm quản lý chi phí là “điểm” tập hợp các chi phí. Điểm ở đây có nghĩa là: một phòng ban trong một doanh nghiệp, một nơi làm việc, một cái máy hay một dây chuyền may, một người, chẳng hạn nhân viên bán hàng.

3.2.2. Mã chi phí hoạt động

Có 2 loại mã chi phí:

• Một mã đặc biệt cho mỗi trung tâm quản lý chi phí dùng để xác định bất kỳ khoản chi nào phát sinh trung tâm đó;
• Một mã đặc biệt cho mỗi loại chi phí hay nhóm các chi phí dù cho chúng phát sinh ở bất kỳ nơi nào trong doanh nghiệp.

Bằng cách kết hợp mã số của các trung tâm quản lý chi phí và mã số của từng loại chi phí, chúng ta có thể xác định đã chi hết bao nhiêu cho một khoản mục chi phí cụ thể nào đó tại một trung tâm chi phí bất kỳ và cứ như vậy chi phí sẽ được kiểm soát trong toàn doanh nghiệp. Điều này cho phép nhà quản lý quyết định cách sử dụng tốt nhất các nguồn lực của doanh nghiệp.

3.3. Phương pháp chi phí mục tiêu (Target Cost)
Đây là một trong những phương pháp quản lý chi phí hiện đại của Nhật Bản được áp dụng ở nhiều nước phát triển. Không ai có thể phủ nhận sự thành công của các Công ty Nhật Bản trên thương trường và một trong các lý do cho sự thành công đó là: người Nhật luôn xem quản lý chi phí là một động cơ quan trọng cho sự thành công của mình. Hầu hết các nhà sản xuất Nhật Bản đều nhấn mạnh đến chi phí mục tiêu, coi đó là công cụ kiểm soát chi phí cơ bản và hiệu quả.

“Phương pháp chi phí mục tiêu là tổng thể các phương pháp, công cụ quản trị cho phép đạt được mục tiêu chi phí và mục tiêu hoạt động ở giai đoạn thiết kế và kế hoạch hoá sản phẩm mới. Phương pháp cũng cho phép cung cấp một cơ sở kiểm soát ở giai đoạn sản xuất và bảo đảm các sản phẩm này đạt được mục tiêu lợi nhuận đã được xác định phù hợp với chu kỳ sống của sản phẩm”.

DỊCH VỤ CỦA IPQ

Quá trình tư vấn của IPQ sẽ giúp các giúp các doanh nghiệp cải tiến, nâng cao hiệu quả các nguồn lực Công ty, giúp khách hàng đạt được các mục tục tiêu đề ra. Khi đồng hành cùng với dịch vụ tư vấn Năng suất và Chất lượng của IPQ, quý khách hàng sẽ nhận được nhiều giá trị sau:

• Dịch vụ tư vấn của IPQ được thực hiện một cách hiệu quả đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
• Khách hàng được theo dõi, giám sát và hỗ trợ quá trình tư vấn dễ dàng.
• Tạo điều kiện cho thu thập, phân tích, sử dụng và chia sẻ dữ liệu/ thông tin với khách hàng.

Vì vậy, nếu quý khách hàng có nhu cầu, xin hãy liên hệ với IPQ thông qua các phương tiện sau:

☎️ Điện thoại: 0915.69.4141

📧 Email: info@ipq.com.vn

🌐 Web: www.ipq.com.vn

Facebook: IPQ – Năng suất chất lượng

BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM

• Gemba Walk là gì? Lợi ích của các doanh nghiệp khi áp dụng Gemba Walk trong sản xuất
• Zero Quality Control là gì?
• Ma trận Eisenhower là gì? Cách áp dụng và lợi ích của Ma trận Eisenhower