Sự kiện Kaizen là gì? Quy trình thực hiện và lợi ích của việc tổ chức Sự kiện Kaizen

TỔNG QUAN VỀ SỰ KIỆN KAIZEN

Các Sự kiện Kaizen, còn được gọi là Kaizen Events, là các sự kiện diễn ra trong thời gian ngắn, thường ở dạng hội thảo kéo dài một tuần, trong đó người điều hành hướng dẫn nhóm cải thiện một lĩnh vực với một mục tiêu cụ thể.

Sự kiện Kaizen

Thông thường trong một sự kiện Kaizen, người điều phối dẫn dắt nhóm (thường bao gồm những người làm việc trong khu vực mà sự kiện đang được tiến hành) trong việc chuẩn hóa và ghi lại các quy trình cũng như xác định, thực hiện và ghi lại các cải tiến cho khu vực đó.

Sau sự kiện, các cơ hội cải tiến được ưu tiên dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp.

NỘI DUNG CỦA MỘT SỰ KIỆN KAIZEN

2.1. Khi nào nên tổ chức Sự kiện Kaizen

Mặc dù các nguyên tắc của Kaizen nên được thực hành bởi tất cả các thành viên của một tổ chức trên cơ sở liên tục, các sự kiện Kaizen theo lịch trình có thể cần thiết để giải quyết các vấn đề lớn hơn. Ngoài ra, duy trì văn hóa giải quyết nguyên nhân gốc rễ của vấn đề trước khi chúng trở nên lớn hơn là chìa khóa.

Lý do tổ chức sự kiện Kaizen bao gồm :

Giải quyết một vấn đề cấp bách khiến doanh nghiệp gặp rủi ro và cần được giải quyết nhanh chóng
Đạt được mục tiêu chiến lược sẽ tác động đến KPI
Xác định và giải quyết nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề ngăn cản chu trình cải tiến hàng ngày đạt được kết quả
Giải quyết các thách thức liên chức năng, chẳng hạn như cải thiện việc chuyển giao công việc giữa các nhóm, bao gồm các sự kiện ngược dòng và xuôi dòng trên dòng giá trị sản xuất.
Duy trì thực hành cải tiến liên tục trong công ty của bạn, đặc biệt nếu bạn không có sự kiện Kaizen trong một thời gian
Giới thiệu các thành viên mới trong nhóm về các kỹ thuật cải tiến liên tục

2.2. Lập kế hoạch Sự kiện Kaizen

Đầu tư thời gian vào việc lập kế hoạch cho sự kiện Kaizen của bạn là rất quan trọng đối với sự thành công của sự kiện; trên thực tế, việc lập kế hoạch phù hợp cho sự kiện cũng quan trọng như chính sự kiện đó.

Thiết lập sự kiện của bạn để thành công bằng cách xác định rõ ràng các mục tiêu và phạm vi của sự kiện và tập hợp một cách chiến lược một nhóm sẽ mang lại những hiểu biết quan trọng cho bảng. Dưới đây là một số bước chính để lập kế hoạch cho sự kiện Kaizen của bạn:

Chỉ định một người hướng dẫn lành nghề

Người điều hành nên được đào tạo về các kỹ thuật và triết lý tinh gọn và có thể giúp nhóm của bạn đi đúng hướng và thúc đẩy họ; người hướng dẫn phải là người đam mê tạo ra sự thay đổi tích cực.

Bạn có thể muốn thuê một nhà tư vấn cho vai trò này hoặc đào tạo một trưởng nhóm từ bên trong tổ chức của bạn. Có một người điều phối lành nghề là chìa khóa thành công cho sự kiện Kaizen của bạn.

Đảm bảo lãnh đạo tham gia

Đảm bảo rằng tổ chức của bạn hiểu tầm quan trọng của sự kiện Kaizen đối với lợi nhuận của doanh nghiệp bạn.

Đạt được sự ủng hộ là rất quan trọng đối với sự thành công của các sáng kiến Kaizen của bạn và nếu các nhà lãnh đạo trong tổ chức của bạn cam kết duy trì văn hóa cải tiến liên tục, họ sẽ tạo ra tiếng vang cho phần còn lại của công ty.

Đặt phạm vi và giới hạn của sự kiện

Xác định rõ ràng phạm vi của sự kiện Kaizen. Trọng tâm chính của sự kiện phải là một lĩnh vực hoặc quy trình đã được xác định rằng sự kém hiệu quả đang làm giảm giá trị cho khách hàng. Trọng tâm có thể được thu hẹp bằng cách phân tích KPI, nguyên nhân gốc rễ và các số liệu Lean khác.

Hãy nhớ rằng mục tiêu cuối cùng là thúc đẩy cải tiến liên tục và giảm lãng phí

Lập đội

Mặc dù Kaizen hàng ngày nên có sự tham gia của tất cả các thành viên trong tổ chức của bạn (từ nhân viên trong xưởng đến lãnh đạo cấp cao hơn), các nhóm sự kiện Kaizen thường bao gồm 6-10 người và nên được lựa chọn một cách chiến lược. Hãy ghi nhớ những điều sau đây khi chọn thành viên trong nhóm:

Ít nhất một nửa nhóm nên bao gồm những người thường xuyên thực hiện công việc mà sự kiện Kaizen nhằm mục đích cải thiện.
Giới hạn số lượng người quản lý/lãnh đạo công ty trong nhóm.
Chọn các thành viên trong nhóm từ nhiều bộ phận có liên quan, tất cả đều liên quan đến quy trình đang được cải thiện.
Bao gồm những người cung cấp đầu vào cho khu vực.
Bao gồm những người nhận đầu ra từ khu vực.
Bao gồm các chuyên gia về chủ đề có kiến thức đặc biệt về quy trình. • Bao gồm một người không trực tiếp tham gia vào quy trình để đưa ra quan điểm bên ngoài.

Đo lường mức độ thành công

Điều bắt buộc là phải có khả năng đo lường thành công một cách khách quan từ sự kiện Kaizen của bạn và những nỗ lực cải tiến liên tục khác. Xác định các số liệu định lượng các cải tiến. Chúng có thể bao gồm các số liệu xoay quanh chất lượng, chi phí, sử dụng tài nguyên, sự hài lòng của khách hàng, sử dụng không gian, hiệu quả của nhân viên và các KPI khác.

Đặt điểm chuẩn để cải thiện bằng cách đo hiệu suất hiện tại của bạn.

Cung cấp đào tạo

Truyền đạt kỳ vọng cho người hướng dẫn và các thành viên trong nhóm.

Phác thảo lịch trình sự kiện

Vạch ra một lịch trình sơ bộ, bao gồm cả những gì bạn hy vọng đạt được trong sự kiện Kaizen. Xác định các mốc quan trọng cho mỗi ngày của sự kiện.

Tổ chức các sự kiện Kaizen thường xuyên có thể nuôi dưỡng văn hóa cải tiến liên tục.

2.3. Các bước tổ chức Sự kiện Kaizen

Đây là một phác thảo điển hình cho một sự kiện Kaizen kéo dài một tuần:

Ngày 1: Xác định mục tiêu của bạn cho sự kiện. Lập bản đồ và đo lường trạng thái hiện tại của quy trình và xác định chất thải. Quyết định kết quả mong muốn.

Ngày 2: Xem xét nguyên nhân gốc rễ của lãng phí và xác định các giải pháp khả thi. Đạt được sự đồng thuận về các cải tiến sẽ được thực hiện. Các nguồn tài liệu cần thiết để áp dụng các cải tiến.

Ngày 3: Thực hiện các cải tiến.

Ngày 4: Kiểm tra các cải tiến. Đo lường kết quả của những cải tiến đã thực hiện và áp dụng mọi điều chỉnh cần thiết. Chuẩn hóa và tài liệu hóa các thủ tục mới.

Ngày 5: Đào tạo nhân viên về quy trình làm việc tiêu chuẩn mới. Truyền đạt những thay đổi cho tổ chức. Công nhận và khen thưởng các thành viên trong nhóm đã đóng góp cho sự thành công.

LỢI ÍCH CỦA VIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN KAIZEN

Ngoài những lợi ích chính của việc cải thiện các quy trình làm việc tiêu chuẩn của bạn, việc tổ chức một sự kiện Kaizen có thể thúc đẩy các kỹ năng giải quyết vấn đề, hợp tác và giao tiếp, đồng thời cho phép nhân viên thể hiện khả năng lãnh đạo.

Thu hút các thành viên trong nhóm xác định vấn đề và đề xuất cải tiến trong khu vực làm việc của họ sẽ khuyến khích ý thức sở hữu đối với công việc của họ, điều này có thể cải thiện động lực, tinh thần và năng suất tổng thể.

Cuối cùng, tổ chức sự kiện Kaizen là một cách để củng cố văn hóa cải tiến liên tục mạnh mẽ trong tổ chức của bạn, sau tất cả, cách tốt nhất để duy trì các nguyên tắc mà bạn muốn định hướng cho công ty của mình là đưa chúng vào thực tế.

DỊCH VỤ CỦA IPQ

Quá trình tư vấn của IPQ sẽ giúp các giúp các doanh nghiệp cải tiến, nâng cao hiệu quả các nguồn lực Công ty, giúp khách hàng đạt được các mục tục tiêu đề ra. Khi đồng hành cùng với dịch vụ tư vấn Năng suất và Chất lượng của IPQ, quý khách hàng sẽ nhận được nhiều giá trị sau:

Dịch vụ tư vấn của IPQ được thực hiện một cách hiệu quả đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Khách hàng được theo dõi, giám sát và hỗ trợ quá trình tư vấn dễ dàng.
Tạo điều kiện cho thu thập, phân tích, sử dụng và chia sẻ dữ liệu/ thông tin với khách hàng.

Vì vậy, nếu quý khách hàng có nhu cầu, xin hãy liên hệ với IPQ thông qua các phương tiện sau:

☎️ Điện thoại: 0915.69.4141

📧 Email: info@ipq.com.vn

🌐 Web: www.ipq.com.vn

Facebook: IPQ – Năng suất chất lượng

BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM