Quản lý hàng tồn kho luôn là một vấn đề quan trọng của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến việc vận hàng và lợi nhuận mà doanh nghiệp đó nhận được. Hiện nay, phương pháp phân tích ABC hay Quy tắc ABC trong quản lý tồn kho đang là một công cụ được nhiều doanh nghiệp sử dụng.
Hãy cùng IPQ tìm hiểu về Quy tắc ABC trong quản lý tồn kho trong bài viết này nhé.
TỔNG QUAN VỀ QUY TẮC ABC TRONG QUẢN LÝ TỒN KHO
Đầu tiên chúng ta cần hiểu được hàng tồn kho là gì?
Hầu hết tất cả mọi người khi nhắc đến hàng tồn kho đều có suy nghĩ đây đều là những mặt hàng còn tồn lại trong xưởng do không thể bán ra thị trường, các mặt hàng đó có thể bị lỗi thời, bị sai sót khi sản xuất,… Hay nói đơn giản hơn hàng tồn được nhiều người nghĩ là mặt hàng bị ế và sẽ bị thanh lý.
Tuy nhiên, khái niệm này hoàn toàn sai lầm nếu được xét về nhiều khía cạnh khác nhau bởi hàng tồn kho được cho là một chủ đề lớn trong kinh doanh và kinh tế học. Khái niệm về hàng tồn kho sẽ hoàn toàn khác, cụ thể là những mặt hàng sản phẩm sẽ được doanh nghiệp giữ lại để bán ra sau cùng.
Nói một cách dễ hiểu hơn thì hàng tồn kho chính là những mặt hàng dự trữ mà doanh nghiệp sản xuất để bán và kèm theo những thành phần khác tạo ra sản phẩm.
Quy tắc ABC trong quản lý tồn kho là việc phân loại một nhóm các mặt hàng theo thứ tự giảm dần, dựa trên giá trị của chúng đối với doanh nghiệp.
Quy tắc ABC được chia làm 3 nhóm đúng với tên gọi của nó, bao gồm: Nhóm A, Nhóm B và Nhóm C
NỘI DUNG CỦA QUY TẮC ABC TRONG QUẢN LÝ TỒN KHO
2.1. Phân loại Quy tắc ABC
Trong 3 nhóm của Quy tắc ABC, Nhóm A là nhóm quan trọng nhất xét về giá trị đóng góp cho công ty, trong khi các mặt hàng nhóm C có giá trị ít nhất. Để cụ thể hơn:
- Nhóm A: Là những hàng hóa có giá trị cao nhất, chiếm từ 70-80% so với tổng giá trị hàng hóa dự trữ. Nhưng về mặt số lượng, chủng loại thì chiếm 15-20% so với số lượng hàng dự trữ. Đặc tính của nhóm hàng này là có tính chọn lọc nhà cung cấp cao, cần sự chính xác về số lượng và thời gian đặt hàng, cần mua hàng liên tục.
- Nhóm B: Bao gồm những loại hàng hóa có giá trị hàng năm ở mức trung bình, chiếm từ 15 – 25 % so với tổng giá trị lượng hàng dự trữ. Về số lượng thì chúng chiếm khoảng 30% so với lượng hàng dự trữ.
- Nhóm C: Gồm những nhóm hàng có giá trị thấp, giá trị dự trữ chỉ chiếm khoảng 5% so với tổng giá trị lượng hàng dự trữ. Nhưng số lượng lại chiếm đến 50 – 55% so với lượng hàng dự trữ.
2.2. Quy tắc 80/20 của quy tắc ABC trong quản lý tồn kho
Nguyên tắc Pareto hay còn gọi là quy tắc 80/20, quy định rằng 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân, khẳng định mối quan hệ bất bình đẳng giữa đầu vào và đầu ra.
Nguyên tắc cho rằng nhìn chung, khoảng 80% kết quả là do khoảng 20% nguyên nhân gây ra. Trong quy tắc ABC, 80% giá trị doanh thu hàng năm của một doanh nghiệp xuất phát từ 20% các mặt hàng như mặt hàng loại A.
Loại B và C tổng cộng chiếm 20% còn lại. Cách chia 20% giữa loại B và C sẽ khác nhau, dựa trên danh mục sản phẩm của doanh nghiệp.
2.3. Các bước thực hiện Quy tắc ABC
Quy tắc ABC dựa trên định luật của Pareto. Nếu có quá nhiều hàng tồn kho, Quy tắc ABC có thể được thực hiện trên một mẫu. Sau khi lấy được mẫu ngẫu nhiên, các bước sau đây được thực hiện để thực hiện Quy tắc ABC.
Bước 1: Tính giá trị sử dụng hàng năm cho mỗi mục trong mẫu bằng cách nhân các yêu cầu hàng năm với chi phí cho mỗi đơn vị.
Bước 2: Sắp xếp các mục theo thứ tự giảm dần của giá trị sử dụng được tính ở trên.
Bước 3: Lập tổng cộng số lượng vật phẩm và giá trị sử dụng.
Bước 4: Chuyển đổi tổng số tích lũy của số lượng vật phẩm và giá trị sử dụng thành tỷ lệ phần trăm của tổng số tổng của chúng.
Bước 5: Vẽ biểu đồ kết nối% mục tích lũy và% giá trị sử dụng tích lũy. Biểu đồ được chia xấp xỉ thành ba phân đoạn, trong đó đường cong thay đổi mạnh hình dạng của nó. Điều này chỉ ra ba phân đoạn A, B và C.
2.4. Ứng dụng Quy tắc ABC vào thực tế
Quy tắc ABC là một bộ khung đơn giản để tìm ra những mặt hàng nào trong kho là quan trọng nhất, và việc này sẽ dành phần lớn thời gian trong việc kiểm soát và quản lý kho. Phân loại hàng tồn kho theo Quy tắc ABC được sử dụng chủ yếu cho 3 nhiệm vụ chính:
- Xác định mức tồn kho an toàn để duy trì, để tránh tình trạng thiếu tồn kho đối với những mặt hàng quan trọng;
- Xác định các mức phù hợp trong việc quản lý hàng tồn kho, trong đó các mục ưu tiên có thể được kiểm tra thường xuyên hơn hoặc được đếm tự động để bổ trợ cho việc kiểm tra thủ công;
- Định vị hàng hoá tồn kho trong kho riêng lẻ và trong mạng lưới kho.
Đối với người quản lý, doanh thu là yếu tố phổ biến nhất được sử dụng để xác định thứ hạng trong quy tắc ABC. Tuy nhiên, cũng có những yếu tố khác có thể được sử dụng như tỷ suất lợi nhuận, tầm quan trọng của khách hàng, mối quan hệ với các mặt hàng khác và vận tốc hoặc lợi nhuận. Xét yếu tố tỷ suất lợi nhuận, lợi nhuận của các mặt hàng có tỷ suất lợi nhuận cao hơn có thể là nguyên nhân cho mức tồn kho cao.
Trong khi đó, các nhóm hàng tiêu dùng nhanh có thể được duy trì mức tồn kho cao hơn vì các mặt hàng này có lượt quay vòng rất thấp, có thể có ít hoặc không có hàng dự trữ an toàn.
LỢI ÍCH VÀ HẠN CHẾ CỦA VIỆC ÁP DỤNG QUY TẮC ABC TRONG QUẢN LÝ TỒN KHO
Trong điều kiện hiện nay việc sử dụng Quy tắc ABC được thực hiện thông qua hệ thống quản trị dự trữ tự động hoá bằng máy vi tính.
Tuy nhiên, trong một số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hoá quản trị dự trữ, việc phân tích ABC được thực hiện bằng thủ công mặc dù mất nhiều thời gian nhưng nó đem lại những lợi ích nhất định.
Phương pháp phân tích ABC trong công tác quản trị có những tác dụng sau:
- Các nguồn vốn dùng để mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C, do đó cần sự ưu tiên đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A.
- Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát hiện vật. Việc thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A phải được thực hiện thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất.
- Trong dự báo nhu cầu dự trữ, chúng ta cần áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho nhóm mặt hàng khác nhau, nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn so với các nhóm khác.
- Nhờ có phương pháp phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho tăng lên không ngừng, do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhóm hàng.
Tóm lại phương pháp phân tích ABC sẽ cho chúng ta những kết quả tốt hơn trong dự báo, kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hoá lượng dự trữ.
Ngược lại Quy tắc ABC vẫn còn tồn tại một số hạn chế. Mặc dù phân tích ABC là một cách tương đối dễ dàng để phân loại và quản lý hàng tồn kho của công ty, nhưng nó cũng có một số hạn chế. Đối với người quản lý, việc phân loại các mặt hàng dựa trên một hoặc hai yếu tố có thể là một chiều và quá đơn giản. Việc phân tích ABC theo cách truyền thống có thể thiếu linh hoạt.
Trong một thị trường nơi các xu hướng được cập nhật liên tục và doanh số sản phẩm có thể thất thường, các mặt hàng có thể chuyển từ loại C sang A rất nhanh. Nếu không có phân tích liên tục, phân loại ABC hiện tại của công ty có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời.
Ngoài rủi ro nhóm phân loại trở nên lỗi thời theo thời gian, việc liên tục đánh giá lại và phân loại lại giữa ba nhóm có thể tốn rất nhiều thời gian. Điều này cuối cùng sẽ dẫn đến những ảnh hưởng tới lợi ích chung của công ty.
DỊCH VỤ CỦA IPQ
Hiện nay, Quy tắc ABC là một trong các công cụ mà Quy trình Tư vấn năng suất của IPQ có thể giải quyết thông qua các công cụ của Lean – Six Sigma được.
Quá trình tư vấn của IPQ sẽ giúp các giúp các doanh nghiệp cải tiến, nâng cao hiệu quả các nguồn lực Công ty, giải quyết triệt để vấn đề, đồng thời giúp khách hàng đạt được các mục tục tiêu đề ra. Khi đồng hành cùng với dịch vụ tư vấn Năng suất và Chất lượng của IPQ, quý khách hàng sẽ nhận được nhiều giá trị sau:
- Dịch vụ tư vấn của IPQ được thực hiện một cách hiệu quả đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
- Khách hàng được theo dõi, giám sát và hỗ trợ quá trình tư vấn dễ dàng.
- Tạo điều kiện cho thu thập, phân tích, sử dụng và chia sẻ dữ liệu/ thông tin với khách hàng.
Vì vậy, nếu quý khách hàng có nhu cầu, xin hãy liên hệ với IPQ thông qua các phương tiện sau:
☎️ Điện thoại: 0915.69.4141
📧 Email: info@ipq.com.vn
🌐 Web: www.ipq.com.vn
Facebook: IPQ – Năng suất chất lượng
BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM
Stay updated on translation news