Lãng phí luôn là một vấn đề lớn đối với doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất. Các lãng phí này sẽ làm tăng chi phí đồng thời tăng thời gian vận hành của doanh nghiệp, làm ảnh hưởng lớn tới quá trình hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Một trong những loại lãng phí mà doanh nghiệp dễ dàng nhận thấy nhất đó là Gia công thừa – Overprocessing.
Vậy Gia công thừa hay Overprocessing là gì? Giải pháp nào để xử lý tình trạng Gia công thừa. Hãy cùng IPQ tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
TỔNG QUAN VỀ GIA CÔNG THỪA – OVERPROCESSING
Gia công thừa hay Over processing là các hành động khắc phục, phòng ngừa, giải quyết các vấn đề không phù hợp phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh; hoặc là gia công vượt quá yêu cầu của khách hàng.
Bao gồm sử dụng các thành phần phức tạp hơn so với yêu cầu, hay gia công với chất lượng vượt yêu cầu, chẳng hạn như đánh bóng bề mặt quá mức hoặc tại vị trí không cần thiết; hoặc là gia công/xử lí thừa trong sản xuất được thực hiện khi một việc phải được làm lại bởi vì nó không được làm đúng trong lần đầu tiên.
Gia công/xử lí thừa không chỉ gây nên việc sử dụng lao động và thiết bị kém hiệu quả mà còn làm gián đoạn luồng sản xuất thông thoáng dẫn đến những ách tắc và đình trệ trong qui trình.
Ngoài ra, các vấn đề liên quan đến sửa chữa thường tiêu tốn một khối lượng thời gian đáng kể của cấp quản lí và vì vậy làm tăng thêm chi phí quản lí sản xuất chung.
NỘI DUNG CỦA GIA CÔNG THỪA – OVERPROCESSING
2.1. Nguy cơ lãnh phí do gia công thừa
Một sản phẩm được gia công xử lý quá mức khi nó được sản xuất vượt quá yêu cầu hoặc mong đợi của khách hàng.
Ví dụ, một bàn ăn được gia công quá mức khi được phủ bóng 4 lớp, mặc dù khách hàng yêu cầu và sẽ hài lòng với 3 lớp. Trong trường hợp này, việc xử lý quá mức sẽ dẫn đến lãng phí về thời gian, vật liệu, nhân công và khách hàng sẽ không sẵn sàng chi trả hay để tâm đến việc bạn đã phủ bóng thêm 1 lớp nữa.
Gia công thừa cũng có thể bao gồm việc thực hiện nhiều phân tích, đo lường nhiều hơn mức cần thiết hoặc phải điều chỉnh các thông số cài đặt quá nhiều để đạt được những yêu cầu kĩ thuật mà nó lại chặt chẽ hơn so với những gì khách hàng yêu cầu.
Như vậy, phương pháp sản xuất và thiết bị sản xuất hay đo lường sẽ phải đòi hỏi độ chính xác cao hơn và tất nhiên là sẽ tốn chi phí hơn, chưa kể đến để thực hiện thêm những việc này bạn phải tốn thêm chi phí nhân công và thời gian thực hiện.
2.2. Nguyên nhân dẫn đến lãng phí do gia công thừa
Gia công, xử lý thừa là một trong bày loại lãng phí mà nguyên nhân chủ yếu là do các tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật không rõ ràng.
Nhiều tổ chức sẽ cố gắng thực hiện công việc tốt nhất có thể và sẽ không nhận thức rõ được những gì là thực sự cần thiết và làm tăng giá trị cho sản phẩm hoặc cho khách hàng. Do đó, họ sẽ thường dành thêm thời gian và công sức để thực hiện các công việc mà thực tế là khách hàng không quan tâm, không yêu cầu, không ảnh hưởng tới quá trình sản xuất cũng như không đem lại hiệu quả kinh doanh.
Chẳng hạn như khách hàng đặt hàng là bàn ghế với mặt ngoài phải được đánh bóng nhưng bạn lại thực hiện đánh bóng thêm cả mặt trong và cả những cạnh gờ bị che khuất. Thì việc đánh bóng mặt trong và những cạnh ghờ bị che khuất này là một công đoạn dư thừa và không cần thiết, khách hàng sẽ không quan tâm hay để ý nhiều tới việc bạn đã đánh bóng toàn bộ chiếc bàn.
Vấn đề này cũng thường xảy ra đối với công việc văn phòng, như là đối với những tài liệu mang tính cạnh tranh dùng để phát hành ngoài công ty thì ngoài nội dung thì dáng vẻ bề ngoài phải được đầu tư kĩ để tạo ấn tượng. Tuy nhiên, với những tài liệu chỉ dùng tham khảo nội bộ thì việc đầu tư bề ngoài chính là lãng phí gia công xử lý thừa.
Một vấn đề khác liên quan đến thiết kế sản phẩm, đó là các nhà thiết kế chưa phân tích, tính toán hợp lý và đưa ra những tiêu chuẩn, thông số kĩ thuật chặt chẽ hơn so với thực tế tế như dung sai chính xác hơn, xử lý nhiều bước hơn, máy móc và nguyên vật liệu mắc tiền hơn,… và tất nhiên là sẽ tốn nhiều chi phí sản xuất, kiểm tra và đo lường hơn.
Chưa có thực hiện công việc chuẩn hóa để đảm bảo tính hiệu quả và đồng nhất trong các quá trình. Trong một số trường hợp các công nhân siêng năng hơn có thể vượt lên trên và vượt ra ngoài tiêu chuẩn và đưa ra các biến thể làm tốn thêm thời gian và công sức.
Chẳng hạn ở công đoạn cắt, thì công việc chỉ cần cắt nguyên liệu theo kích thước đã quy định vì nó sẽ được xử lý ở bước tiếp theo nhưng nếu không được có hướng dẫn cụ thể thì một số công nhân lại thực hiện thêm việc mài nhẵn sau khi cắt vì họ rằng như vậy thì tốt hơn. Nhưng thực tế thì công việc này hoàn toàn không mang lại giá trị và còn làm ảnh hưởng tới thời gian và tiến độ hoàn thành công việc.
GIẢI PHÁP XỬ LÝ TÌNH HUỐNG GIA CÔNG THỪA
Tùy theo nguyên nhân phát sinh sai lỗi mà doanh nghiệp sẽ có giải pháp tương ứng để giảm thiểu các lãng phí Gia công thừa trong quá trình sản xuất.
Dưới đây, một số giải pháp đối với các doanh nghiệp, tổ chức khi đối mặt với gia công thừa như:
- Luôn luôn đặt câu hỏi: “mục đích của quá trình này là gì?”; “nhiệm vụ của công đoạn này là gì?”. Chính mục đích của công đoạn sẽ giúp xác định hoạt động nào là “cần thiết”, hoạt động nào là “không cần thiết”.
- Thực hiện hoạt động nhóm kiểm soát chất lượng QCC (nhóm QCC). Đầu tư vào con người, đặc biệt là nhóm cải tiến chất lượng trong doanh nghiệp, có thể xác định các loại lãng phí trong quá trình và cải tiến liên tục.
- Soạn thảo, ban hành và đưa vào áp dụng các hướng dẫn công việc, chuẩn hóa các thao tác cho tất cả các công đoạn, khu vực.
Ưu tiên thực hiện trước cho các công đoạn phát sinh nhiều vấn đề không phù hợp. Tùy theo đặc thù của mỗi doanh nghiệp mà các hướng dẫn, qui định này có thể thể hiện bằng lời, bằng hình ảnh hay bằng video.
Tuy nhiên, dù sử dụng phương pháp nào thì sau khi ban hành các qui định này, doanh nghiệp cần lưu ý đến phương pháp đào tạo, huấn luyện và giám sát việc thực hiện các qui định, hướng dẫn này.
- Xây dựng cẩm nang chất lượng, trong đó nêu các vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp hoặc có thể gặp phải, tương ứng đó là các hành động khắc phục, phòng ngừa tương ứng để toàn thể cán bộ có thể tham khảo và chuẩn bị sẵn sàng để ứng phó với các tình huống này khi xảy ra.
- Để có thể giải quyết được triệt để, tránh trường hợp lặp đi lặp lại. Doanh nghiệp cần xác nguyên nhân gốc rễ gây ra các vấn đề trong sản xuất kinh doanh.
Có thể ứng dụng bảy công cụ truyền thống để xác định được những vấn đề trọng yếu cần ưu tiên giải quyết, giúp cho doanh nghiệp định hướng được các giải pháp và là cơ sở đối chiếu so sánh sự việc trước và sau khi xử lí thông qua việc sử dụng các cột để minh hoạ các hiện tượng, nhóm lại các dạng như là các khuyết tật, tái sản xuất, sửa chữa, khiếu nại, tai nạn và hỏng hóc.
- Việc bảo trì máy móc đúng thời hạn sẽ rất quan trọng để đảm bảo sự liên tục cho chuyền sản xuất, giảm hỏng hóc cũng như giảm các lãng phí về giải quyết các vấn đề trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng như gia công thừa.
Việc bố trí, cân bằng các nguyên công được tiến hành đồng thời với việc sắp xếp máy móc thiết bị theo đúng trình tự của qui trình công nghệ để tạo ra một đường vòng khép kín từ nguyên công đầu cho đến những nguyên công cuối.
- Áp dụng phương pháp quản lí trực quan trong quá trình sản xuất: Hệ thống quản lí trực quan sẽ giúp cho người lao động nắm được đầy đủ thông tin về qui trình, tiến độ sản xuất kinh doanh cũng như các thông tin liên quan đến việc xử lí, tiến hành một công việc nào đó, tránh dẫn đến gia công thừa.
DỊCH VỤ CỦA IPQ
Hiện nay, Gia công thừa – Overprocessing là một trong các vấn đề mà Quy trình Tư vấn năng suất của IPQ có thể giải quyết thông qua các công cụ của Lean – Six Sigma được.
Quá trình tư vấn của IPQ sẽ giúp các giúp các doanh nghiệp cải tiến, nâng cao hiệu quả các nguồn lực Công ty, giải quyết triệt để vấn đề, đồng thời giúp khách hàng đạt được các mục tục tiêu đề ra. Khi đồng hành cùng với dịch vụ tư vấn Năng suất và Chất lượng của IPQ, quý khách hàng sẽ nhận được nhiều giá trị sau:
- Dịch vụ tư vấn của IPQ được thực hiện một cách hiệu quả đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
- Khách hàng được theo dõi, giám sát và hỗ trợ quá trình tư vấn dễ dàng.
- Tạo điều kiện cho thu thập, phân tích, sử dụng và chia sẻ dữ liệu/ thông tin với khách hàng.
Vì vậy, nếu quý khách hàng có nhu cầu, xin hãy liên hệ với IPQ thông qua các phương tiện sau:
☎️ Điện thoại: 0915.69.4141
📧 Email: info@ipq.com.vn
🌐 Web: www.ipq.com.vn
Facebook: IPQ – Năng suất chất lượng
BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM
- Gemba Walk là gì? Lợi ích của các doanh nghiệp khi áp dụng Gemba Walk trong sản xuất
- Zero Quality Control là gì?
Stay updated on translation news