Emergency Response Plan là gì? Lợi ích của công cụ này đối với doanh nghiệp

Trong quá trình sản xuất hiện nay, việc xảy ra lỗi hay sai sót là không thể tránh khỏi. Vì vậy nhiệm vụ đặt ra đối với nhà quản lý đó là đưa ra những kế hoạch nhằm phòng ngừa những lỗi đó trước khi nó xảy ra. Trong bối cảnh đó, Emergency Response Plan hay Kế hoạch Ứng phó khẩn cấp là một công cụ thích hợp để giải quyết những vấn đề đã được đề cập đến ở trên.

Hãy cùng IPQ tìm hiểu về Emergency Response Plan trong bài viết này nhé.

TỔNG QUAN VỀ EMERGENCY RESPONSE PLAN – ERP

Emergency Response Plan hay Kế hoạch ứng phó khẩn cấp là một tài liệu đưa ra một loạt các bước mà tổ chức của bạn sẽ thực hiện trong một sự kiện quan trọng, chẳng hạn như hỏa hoạn hoặc mối đe dọa từ kẻ bắn súng đang hoạt động, để đảm bảo an toàn cho nhân viên và giảm thiểu tác động đến các hoạt động quan trọng.

Emergency Response Plan cũng giống như các tài liệu lập kế hoạch quản lý khẩn cấp khác nhằm giúp các tổ chức giải quyết các loại trường hợp khẩn cấp khác nhau, chẳng hạn như bão, cháy rừng, thời tiết mùa đông, tràn hóa chất, bùng phát dịch bệnh và các mối nguy hiểm khác.

Mục đích của Emergency Response Plan là để giảm hoặc ngăn ngừa thương tích về người và thiệt hại về tài sản trong các sự kiện quan trọng. Giai đoạn lập kế hoạch liên quan đến việc ghi lại các bước mà tổ chức của bạn sẽ thực hiện trong mỗi trường hợp khẩn cấp này để đảm bảo phản ứng kịp thời phù hợp với từng tình huống.

Các kế hoạch này cũng loại bỏ các phỏng đoán về vai trò và trách nhiệm bằng cách xác định nhân viên nào nên là thành viên của nhóm phản ứng và nên liên hệ với những người phản hồi đầu tiên.

NỘI DUNG CỦA EMERGENCY RESPONSE PLAN

2.1. Cách tiến hành lập Emergency Response Plan – Kế hoạch ứng phó khẩn cấp

Mỗi tổ chức là duy nhất, vì vậy bạn có thể thấy rằng các biện pháp bổ sung được đảm bảo để bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi các mối nguy hiểm có thể xảy ra ngoài các ví dụ được liệt kê. Tuy nhiên, bằng cách hoàn thành các bước này, bạn sẽ có thể đảm bảo nhóm của mình biết những gì được mong đợi ở họ và khi nào.

Bước 1: Thực hiện đánh giá mối đe dọa

Bước đầu tiên để lập một kế hoạch ứng phó khẩn cấp là tiến hành đánh giá mối đe dọa toàn diện để xác định các loại sự kiện có thể ảnh hưởng đến tổ chức của bạn và phân tích khả năng xảy ra và tác động tiềm tàng của chúng. Các mối đe dọa cụ thể khác nhau tùy theo vị trí, lĩnh vực và công ty, và các chiến lược giảm thiểu của bạn sẽ khác nhau tùy theo tình huống. Bạn có thể cần lập kế hoạch cho các loại sự kiện sau:

Thiên tai – Bão, lốc xoáy, động đất, cháy rừng, v.v.
Thời tiết khắc nghiệt – Bão mùa đông, gió lớn, sóng cực nóng, lũ lụt, v.v.
Đại dịch và các bệnh truyền nhiễm – COVID-19, cúm, v.v.
Các trường hợp khẩn cấp về cơ sở – Cháy công trình, rò rỉ hoặc tràn nguy hiểm, v.v.
Hành vi bạo lực tại nơi làm việc – Kẻ bắn súng đang hoạt động, đe dọa đánh bom, tấn công khủng bố, v.v.
Xáo trộn dân sự – Biểu tình, biểu tình, bạo loạn, đình công, v.v.

Ngay cả khi tính mạng có thể không bị đe dọa ngay lập tức trong một cuộc khủng hoảng, thông tin liên lạc kịp thời cũng quan trọng không kém. Các sự kiện khác yêu cầu phản ứng có kế hoạch cho sự thành công của công việc kinh doanh và sự an toàn của nhóm của bạn có thể bao gồm:

Sự kiện CNTT – Sự cố không có kế hoạch, thời gian ngừng hoạt động hoặc bảo trì theo kế hoạch, kiểm tra hệ thống, tấn công mạng hoặc vi phạm bảo mật, báo cáo bộ phận trợ giúp, v.v.
Sự kiện hoạt động – Điều phối hậu cần, mất điện, trục trặc thiết bị, đóng cửa văn phòng, tư vấn du lịch, cảnh báo an toàn, lên lịch ca làm việc và làm thêm giờ, v.v.
Các sự kiện truyền thông của công ty / khủng hoảng – Thu hồi sản phẩm, công khai tiêu cực, sa thải, tin tức về công ty lớn, v.v.

Sử dụng phương pháp tiếp cận tất cả các mối nguy để đánh giá rủi ro của bạn là một cách tuyệt vời để đảm bảo bạn đang bao phủ tất cả các cơ sở của mình, có thể chuẩn bị cho bất kỳ loại mối đe dọa nào.

Bước 2: Ghi lại thông tin liên hệ

Trong trường hợp khẩn cấp có thể gây tổn hại về thể chất cho nhân viên của bạn, cuộc gọi đầu tiên bạn nên thực hiện là cho những người ứng cứu khẩn cấp tại địa phương của bạn.

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn có thông tin liên lạc khẩn cấp được ghi lại cho mọi nhân viên trong trường hợp ai đó không có liên lạc hoặc bị thương trong trường hợp khẩn cấp.

Bước 3: Phân công vai trò và trách nhiệm

Khi trường hợp khẩn cấp xảy ra, nhân viên sẽ tìm đến lãnh đạo của họ để được trấn an và hướng dẫn. Những người lãnh đạo này phải chịu trách nhiệm kích hoạt kế hoạch ứng phó khẩn cấp của bạn, trả lời các câu hỏi quan trọng và ra lệnh sơ tán nếu cần. Khi phân công vai trò, có những cân nhắc quan trọng cần ghi nhận. Bạn cần đảm bảo rằng nhóm phản ứng của bạn có mặt, đáng tin cậy và có thể phản ứng nhanh khi đối mặt với tình huống khẩn cấp.

Dưới đây là các vai trò chính cần xem xét trong kế hoạch ứng phó khẩn cấp của bạn:

Chỉ huy sự cố

Chỉ huy liên lạc
Giám sát hiện trường
Người quản lý tiện ích tòa nhà
Hướng dẫn lộ trình

Bước 4: Kiểm tra các nguồn lực hiện tại trong tổ chức của bạn

Gần đây bạn đã kiểm tra những bình chữa cháy, hệ thống báo động hoặc bộ sơ cứu đầy bụi của văn phòng chưa? Đây là những thành phần quan trọng đối với bất kỳ kế hoạch ứng phó khẩn cấp nào, vì vậy hãy kiểm tra chúng thường xuyên.

Bình chữa cháy và thiết bị báo động
Hệ thống báo động
Bộ sơ cứu

Bước 5: Xác định các bước trong kế hoạch phản hồi của bạn

Tiếp theo, quyết định những bước cần làm trong trường hợp khẩn cấp. Tùy chỉnh từng phản ứng sự kiện để các quy trình cụ thể và rõ ràng.

Ví dụ về kế hoạch sơ tán đám cháy khẩn cấp

Một kế hoạch sơ tán đám cháy tốt cho doanh nghiệp của bạn sẽ bao gồm các lối thoát hiểm chính và phụ. Các biển báo rõ ràng nên đánh dấu tất cả các lối thoát hiểm và lối thoát hiểm khi cháy. Giữ các lối thoát không có đồ đạc hoặc các vật dụng khác có thể cản trở phương tiện ra vào trực tiếp của nhân viên của bạn.

Đối với các văn phòng lớn, hãy lập nhiều bản đồ sơ đồ và sơ đồ mặt bằng và dán chúng lên để nhân viên biết các tuyến đường sơ tán. Thực tiễn tốt nhất cũng kêu gọi xây dựng một kế hoạch sơ tán riêng cho những người khuyết tật có thể cần hỗ trợ thêm.

Một khi người của bạn ra khỏi tòa nhà, họ sẽ đi đâu? Chỉ định một điểm lắp ráp để nhân viên tập hợp. Nhóm phản hồi của bạn phải có mặt tại điểm lắp ráp, thu thập số lượng nhân viên và cung cấp các bản cập nhật. Đảm bảo các lối thoát hiểm và khu vực lắp ráp có thể đáp ứng đủ số lượng nhân viên dự kiến sẽ sơ tán.

Bước 6: Quyết định cách giao tiếp với nhân viên của bạn

Một trong những phần quan trọng nhất của bất kỳ kế hoạch ứng phó khẩn cấp nào là cách bạn giao tiếp. Khi phát triển kế hoạch liên lạc khẩn cấp của bạn, hãy cân nhắc cách thông báo cho nhân viên về một sự kiện quan trọng, cách thông tin sẽ được cung cấp và nhận, cũng như hiệu quả của các kênh liên lạc của bạn trong việc tiếp cận mọi nhân viên theo cách có hại.

Trong các sự kiện quan trọng, các cuộc gọi điện thoại và email không còn đủ nữa.

Nghiên cứu cho thấy chỉ 65% nhân viên mở email nội bộ. Đối với nhân viên thường xuyên ngập trong tin nhắn, email nội bộ không tạo ra cảm giác cấp bách cần thiết cho thông tin nhạy cảm về thời gian.

Nhân viên hàng giờ và nhân viên tuyến đầu chẳng hạn như nhân viên bán lẻ và nhân viên trung tâm phân phối thường không có địa chỉ email công ty hoặc họ không có quyền truy cập vào địa chỉ email đó từ điện thoại cá nhân của mình ngoài giờ làm việc.

2.2. Thiết kế một Emergency Response Plan – Kế hoạch Ứng phó Khẩn cấp hiện đại

Mọi doanh nghiệp cần có một kế hoạch vững chắc về cách họ sẽ giao tiếp với nhân viên trong các trường hợp khẩn cấp và các sự kiện quan trọng khác của doanh nghiệp. Trong trường hợp khẩn cấp, số phút có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa tác động nhỏ và thảm họa lớn. Sức nóng của một cuộc khủng hoảng không phải là lúc để tìm ra cách giao tiếp hiệu quả và đảm bảo an toàn cho nhân viên của bạn.

Bằng cách xây dựng trước kế hoạch ứng phó khẩn cấp, doanh nghiệp của bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để hành động khi có những dấu hiệu đầu tiên của khủng hoảng. Tải xuống mẫu này để làm cho quy trình lập kế hoạch của bạn trở nên đơn giản và hiệu quả nhất có thể để bạn có thể quay lại với các hoạt động hàng ngày an toàn hàng đầu.

LỢI ÍCH CỦA EMERGENCY RESPONSE PLAN

Một số lợi ích phổ biến của việc áp dụng Emergency Response Plan là:

Cải thiện việc tuân thủ quy định

Phí không tuân thủ quy định là một khoản chi phí có thể tránh được. Bằng cách sắp xếp các quy định một cách có hệ thống với các kế hoạch ứng phó tương ứng và các thành phần của chúng, công ty của bạn có thể xác định các khiếm khuyết trong kế hoạch để tránh bị phạt không cần thiết hoặc có thể phải đóng cửa bắt buộc.

Đơn giản hóa các quy trình lỗi thời

Một trong những lý do phổ biến khiến kế hoạch phản hồi không hiệu quả là vì chúng đã lỗi thời. Nó có thể là một thách thức để theo kịp các nhiệm vụ hành chính liên tục của hầu hết các kế hoạch ứng phó. Mặc dù điều này đã đúng trong quá khứ, nhưng việc duy trì một kế hoạch ứng phó toàn diện giờ đây dễ dàng hơn đáng kể do sự sẵn có của phần mềm sáng tạo, có thể cắt giảm chi phí và thời gian liên quan đến việc duy trì các kế hoạch ứng phó.

Chuẩn hóa các phương pháp phản hồi

Một hệ thống ứng phó khẩn cấp nhất quán trong toàn công ty có thể cung cấp thông tin chi tiết về địa điểm cụ thể và các quy trình ứng phó được quản lý xác nhận.

Tiêu chuẩn hóa cho phép nhân viên và người phản hồi khái niệm hóa vai trò và trách nhiệm của họ trong toàn doanh nghiệp, tạo ra sự hiểu biết chung về các hành động dự kiến. Các phương pháp nhất quán, dành riêng cho từng địa điểm có thể hỗ trợ người ứng cứu trong việc đánh giá, sắp xếp thứ tự ưu tiên và ứng phó với các sự cố.

Giảm sự cố thông qua đánh giá rủi ro

Khi các mối đe dọa và rủi ro tiềm ẩn được xác định, các biện pháp có thể được thực hiện để giảm thiểu hoặc thậm chí loại bỏ khả năng xảy ra trường hợp khẩn cấp. Các nỗ lực giảm thiểu có thể bao gồm đào tạo cho nhân viên, cập nhật các quy trình an toàn hoặc đảm bảo thiết bị được cập nhật.

Giảm thời gian ngừng hoạt động

Các trường hợp khẩn cấp gây ra thời gian ngừng hoạt động và mất sản xuất, dẫn đến giảm lợi nhuận. Bằng cách thực hiện một kế hoạch ứng phó khẩn cấp hiệu quả, các sự cố có thể được quản lý kịp thời và nhanh chóng xuất ngũ, giảm chi phí và thời gian chết.

Tiết kiệm chi phí

Các nỗ lực tuân thủ chủ động, các sáng kiến an toàn, đào tạo và tập trận cũng như lập kế hoạch ứng phó và khả năng phục hồi thường ít tốn kém hơn tiền phạt theo quy định, nỗ lực ứng phó bền vững và hậu quả tổng thể do sự cố gây ra.

DỊCH VỤ CỦA IPQ

Hiện nay, Emergency Response Plan là một trong các công cụ được IPQ áp dụng vào Quy trình tư vấn năng suất của mình.

Quá trình tư vấn của IPQ sẽ giúp các giúp các doanh nghiệp cải tiến, nâng cao hiệu quả các nguồn lực Công ty, giúp khách hàng đạt được các mục tục tiêu đề ra. Khi đồng hành cùng với dịch vụ tư vấn Năng suất và Chất lượng của IPQ, quý khách hàng sẽ nhận được nhiều giá trị sau:

Dịch vụ tư vấn của IPQ được thực hiện một cách hiệu quả đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Khách hàng được theo dõi, giám sát và hỗ trợ quá trình tư vấn dễ dàng.
Tạo điều kiện cho thu thập, phân tích, sử dụng và chia sẻ dữ liệu/ thông tin với khách hàng.

Vì vậy, nếu quý khách hàng có nhu cầu, xin hãy liên hệ với IPQ thông qua các phương tiện sau:

☎️ Điện thoại: 0915.69.4141

📧 Email: info@ipq.com.vn

🌐 Web: www.ipq.com.vn

Facebook: IPQ – Năng suất chất lượng

BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM