Bottleneck là gì? Tác động của Bottleneck tới doanh nghiệp

TỔNG QUAN VỀ NÚT THẮT CỔ CHAI (BOTTLENECK)

Nút thắt cổ chai – hay còn gọi là Bottleneck – là điểm tắc nghẽn trong hệ thống sản xuất của doanh nghiệp, chẳng hạn như dây chuyền lắp ráp hoặc đường truyền máy tính.

Nút thắt cổ chai – Bottleneck xảy ra khi khối lượng công việc đến quá nhanh và vượt quá khả năng xử lí của quá trình sản xuất. Sự thiếu hiệu quả gây ra bởi nút thắt cổ chai – Bottleneck thường tạo ra sự chậm trễ và chi phí sản xuất cao hơn.

Dễ thấy nhất là lãng phí do chờ đợi, dư thừa quy trình sản xuất và không đem lại được lợi ích cho khách hàng. Thật không may, một nút cổ chai thường chỉ được nhận biết và thừa nhận sau khi nó đã gây ra sự tắc nghẽn đáng kể. Do đó, việc xác định, phân tích và tháo gỡ nút thắt cổ chai là rất quan trọng đối với doanh nghiệp.

Ví dụ: Nhà sản xuất sẽ chuyển các nguyên vật liệu vào nhà máy để sản xuất ra sản phẩm. Sản phẩm sau khi hoàn thành sẽ được bán cho khách hàng. Tuy nhiên, nếu quá trình sản xuất bị tắc nghẽn ngay từ đầu thì sẽ làm doanh nghiệp tăng chi phí và vấn đề giao hàng sẽ bị chậm trễ.

Thuật ngữ “nút thắt cổ chai” lấy ý tưởng từ hình dạng điển hình của chai. Cổ chai là điểm hẹp nhất, là nơi dễ xảy ra tắc nghẽn nhất, làm chậm dòng chảy của chất lỏng trong chai.

NỘI DUNG CỦA BOTTLENECK

2.1. Hiện tượng Bottleneck trong quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp

2.1.1 Các loại nút cổ chai

Hầu hết các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp hầu hết đều sẽ xuất hiện hiện tượng nút cổ chai. Nút cổ chai trong quy trình nghiệp vụ gồm hai loại chính là:

Nút cổ chai ngắn hạn (Tắc nghẽn ngắn hạn): Là vấn đề do các nguyên nhân bất ngờ và tạm thời mang lại.

Ví dụ: khi các thành viên chủ chốt nghỉ ốm hoặc đi nghỉ mát. Không ai khác đủ năng lực để tiếp quản các nhiệm vụ của họ, điều này làm cho công việc bị tồn đọng cho đến khi họ trở lại.

Nút cổ chai dài hạn (Tắc nghẽn dài hạn): Là những điểm tắc nghẽn xảy ra thường xuyên và lặp lại trong một khoảng thời gian dài mà doanh nghiệp chưa thể giải quyết được.

Ví dụ: doanh nghiệp lớn có phòng nhân sự gồm 7 người làm việc, nhưng lại chỉ có một người duy nhất chịu trách nhiệm tính công lương, vào kỳ công lương nhân viên này luôn áp lực và doanh nghiệp thường xuyên trả lương chậm trễ so với kế hoạch.

2.1.2. Hiện tượng Bottleneck trong doanh nghiệp

Hiện tượng Bottleneck hiện đang rất phổ biến trong các doanh nghiệp, có thể kể đến như:

Một quy trình lưu trữ và xử lý công văn thủ công, rườm rà
Một chính sách lỗi thời không phù hợp với quy định mới của Pháp luật
Một chiếc xe tải thường xuyên phải bảo hành, sửa chữa
Một nhân viên mới còn bỡ ngỡ với công việc
Một nhân viên bàn giao thông tin sai lệch, cần thời gian để sửa chữa lại
Một nhà quản lý bận bịu chưa xét duyệt báo cáo
Một bộ nhóm làm việc kém hiệu quả, không phân chia công việc rõ ràng…

2.2. Cách xác định Bottleneck trong doanh nghiệp

Để xác định các thắt cổ chai trong quy trình sản xuất hoặc làm việc của doanh nghiệp, người sử dụng cần tiến hành theo các bước sau đây:

2.2.1. Để ý tới các dấu hiệu dễ dàng nhận biết

Quy trình làm việc trong các doanh nghiệp không thể tránh khỏi việc các nút cổ chai xuất hiện. Vì vậy chúng ta cần để ý đến các dấu hiệu nhận biết của nó để sớm đưa ra phương án xử lý. Một số dấu hiệu phổ biến như:

Doanh nghiệp thường bị đối tác kinh doanh phàn nàn về hợp đồng gửi tới trễ vì mất rất nhiều thời gian chuẩn bị;
Khách hàng phản hồi là họ chủ động liên hệ tới tìm hiểu thông tin nhưng không có ai tiếp nhận tư vấn;
Mặc dù đã bổ sung nhân lực, nhưng mỗi ngày phía doanh nghiệp chỉ hoàn thiện được 2-3 sản phẩm trên tổng số 10 khách hàng tới bảo hành;
Chi phí bảo quản trong kho đông lạnh đột nhiên tăng cao trong tháng;
Nhân sự team sales liên tục phải làm việc tăng ca và tỏ ra bận rộn, trong khi team triển khai dịch vụ lại rất rảnh rang và có nhiều thời gian chết;
Khối lượng đề xuất phải xét duyệt trong ngày nào đó bỗng nhiên tăng cao đột biến khiến bạn “không kịp trở tay”;
Bảng lương hằng tháng thường xuyên phải làm lại vì mắc phải những sai sót khác nhau;
Phải đợi tận 5 ngày CEO mới nhận được báo cáo tổng kết quý của tất cả bộ phận;
Nhân viên doanh nghiệp thường xuyên phàn nàn về sự chậm chạp hoặc các lỗi phát sinh trong hệ thống phần mềm làm việc khiến công việc bị dở dang.

Nếu doanh nghiệp đã và đang thấy những dấu hiệu trên, chắc hẳn nhà quản lý cũng nghi ngờ về một (hoặc một vài) nút cổ chai ở đâu đó trong các quy trình làm việc hiện tại. Hai hành động kiểm tra và đo lường tiếp theo có thể giúp nhà quản lý chắc chắn hơn bao giờ hết.

2.2.2. Thực hiện đo lường, phân tích dữ liệu

Sử dụng flowchart đơn thuần

Các nghiệp vụ của doanh nghiệp hầu hết đều đang được thực hiện theo một quy trình dưới dạng flowchart. Doanh nghiệp chỉ cần sử dụng các lưu đồ này để thực hiện đo lường và phân tích dữ liệu.

Mọi quy trình công việc đều sẽ được trình bày cụ thể, rõ ràng vậy nên việc xác định các nút thắt cổ chai cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Hình ảnh minh họa về flowchart – sơ đồ quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp

Sử dụng phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ

Bên cạnh việc sử dụng flowchart, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ. Bằng cách này, việc phân tích dữ liệu sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Phần mềm fOKRs của Fastdo sẽ là một sự lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp. Phần mềm này sẽ giúp các dấu hiệu nhận biết nút cổ chai sẽ hiển thị rõ ràng hơn.

Ngoài hàng đợi và bản đồ nhiệt phân bổ lượng thời gian được chỉ ra rõ ràng trong báo cáo tự động, Base Workflow còn đo lường được các con số rất cụ thể khác:

Ai là người chịu trách nhiệm cho từng job (nhiệm vụ), số job là bao nhiêu;
Tỷ lệ trạng thái job: đang được thực hiện / đã thành công / đã thất bại;
Lý do thất bại;
Tỷ lệ chuyển đổi thành công qua từng stage (công đoạn);
Tổng thời gian từng người dành ra cho cả quy trình;
Khoảng thời gian trung bình từng người dành ra cho từng stage;
SLA (giới hạn thời gian) cho từng giai đoạn, số job bị quá hạn.

Các con số chính xác này không chỉ giúp nhà quản lý mà còn giúp nhân viên tự nhận thức được sự sai lệch cá nhân trong khi thực hiện quy trình. Trực quan hơn, ở giao diện làm việc của phần mềm, các nhiệm vụ bị quá hạn mà chưa được kéo sang công đoạn tiếp theo sẽ hiển thị cảnh báo màu đỏ.

Màu đỏ này chính là dấu hiệu nhận biết dễ dàng cho nút cổ chai trong quy trình nghiệp vụ – khâu nào đang bị tắc, tắc bao lâu, lý do là gì, ai là người chịu trách nhiệm.

Các điểm tắc nghẽn được cảnh báo trực quan bằng màu sắc

2.2.3. Khảo sát, trò chuyện với người trực tiếp tham gia vào quy trình

Những thành viên trực tiếp tham gia vào quy trình làm việc sẽ có cái nhìn trực quan nhất về vấn đề nút cổ chai. Vì vậy, nạn nên khảo sát hay trò chuyện với những thành viên này để có được nhận định đáng tin cậy nhất về hiện tượng tắc nghẽn trong quy trình.

Nội dung của cuộc khảo sát hay trò chuyện này sẽ bao gồm 2 phần sau:

Nhà quản lý có thể yêu cầu thành viên lập danh sách các hoạt động lặp đi lặp lại và tiêu tốn nhiều thời gian nhất…
Nhà quản lý nên đưa ra các dấu hiệu nhận biết mà các thành viên có thể không để ý đến. Sau đó, nhà quản lý có thể khéo léo đặt các câu hỏi về các dấu hiệu này

TÁC ĐỘNG VÀ HẬU QUẢ CỦA BOTTLENECK ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP

Với thực trạng hiện tượng Bottleneck không chỉ diễn ra ở rất nhiều bộ phận bên trong một doanh nghiệp mà còn diễn ra ở rất nhiều doanh nghiệp, nó mang lại những tác động lớn và để lại hậu quả đối với từng doanh nghiệp, có thể kể đến như:

Tiêu tốn thêm nhiều chi phí sản xuất – vận hành – sửa chữa, giảm doanh thu và lợi nhuận
Gây chậm trễ trong tiến độ làm việc, khiến doanh nghiệp bỏ lỡ mất các cơ hội quý giá
Giảm năng suất lao động, làm vỡ kế hoạch số lượng sản phẩm cuối cùng (hàng hoá, dịch vụ) mà doanh nghiệp lập ra
Gây tồn kho sản phẩm, không thể tận dụng lợi thế cạnh tranh, không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng
Đưa cả nhà quản lý và nhân viên vào thế bị động trong công việc: khi thì nhàn rỗi không có việc làm, khi nút cổ chai được “mở” thì bị quá tải công việc
Gây khó khăn trong việc ước tính các nguồn lực cần thiết (thời gian, nhân lực, vật lực,…) để lập kế hoạch hợp lý
Phát sinh mâu thuẫn, tình trạng đổ lỗi cho nhau giữa các đồng nghiệp, nội bộ phòng ban
Khiến nhân viên phải chờ đợi nhiều dẫn chán nản, áp lực, không còn động lực làm việc…

Chúng ta biết rằng các tiêu chí để đánh giá sự thành công của dự án/hệ thống gồm 3 tiêu chí chính, đó là: chi phí; chất lượng; thời gian.

Nếu mục tiêu quan trọng nhất của tổ chức là chất lượng (ví dụ: phải đảm bảo bảng công lương có độ chính xác tuyệt đố), thì có thể nút cổ chai chưa phải là điểm nóng cần ưu tiên.

Ngược lại, nếu tổ chức cần tối ưu chi phí (ví dụ: quy trình quản lý hồ sơ) thì cần nhanh chóng xem xét về nút cổ chai, ví dụ việc thu thập, lưu trữ, tra cứu dữ liệu quá thủ công và rườm rà.

Còn đối với các quy trình gắn chặt với thời gian đặc biệt là trong quản lý dự án (ví dụ: quy trình hoàn tất hợp đồng mua bán với khách hàng) thì sự tồn tại của nút cổ chai rõ ràng là không được phép.

Ngoài mục đích loại bỏ các ảnh hưởng tiêu cực, việc xác định càng sớm càng tốt các nút cổ chai giúp bạn nhanh chóng xử lý chúng và tối ưu được quy trình nghiệp vụ. Không chỉ là sự tăng trưởng doanh thu – cắt giảm chi phí mà đây còn là mấu chốt cho bài toán mở rộng quy mô của doanh nghiệp.

DỊCH VỤ CỦA IPQ

Hiện nay, xác định Bottleneck của doanh nghiệp là một trong các phương pháp được IPQ áp dụng vào Quy trình tư vấn năng suất của mình.

Quá trình tư vấn của IPQ sẽ giúp các giúp các doanh nghiệp cải tiến, nâng cao hiệu quả các nguồn lực Công ty, giúp khách hàng đạt được các mục tục tiêu đề ra. Khi đồng hành cùng với dịch vụ tư vấn Năng suất và Chất lượng của IPQ, quý khách hàng sẽ nhận được nhiều giá trị sau:

Dịch vụ tư vấn của IPQ được thực hiện một cách hiệu quả đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Khách hàng được theo dõi, giám sát và hỗ trợ quá trình tư vấn dễ dàng.
Tạo điều kiện cho thu thập, phân tích, sử dụng và chia sẻ dữ liệu/ thông tin với khách hàng.

Vì vậy, nếu quý khách hàng có nhu cầu, xin hãy liên hệ với IPQ thông qua các phương tiện sau:

☎️ Điện thoại: 0915.69.4141

📧 Email: info@ipq.com.vn

🌐 Web: www.ipq.com.vn

Facebook: IPQ – Năng suất chất lượng

BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM