Affinity Diagrams là gì? Lợi ích của việc áp dụng biểu đồ này trong hoạt động của doanh nghiệp

Nếu như bạn vừa trải qua một giờ Brainstorming, đầu óc còn quay cuồng với hàng tá ý tưởng chồng chất nhau, không biết nên bắt đầu từ đâu. Đó chính là lúc phù hợp nhất để chúng ta áp dụng Affinity Diagrams hay Biểu đồ tương đồng.

Vậy Affinity Diagrams là gì? Hãy cùng IPQ tìm hiểu về nó trong bài viết này nhé.

TỔNG QUAN VỀ AFFINITY DIAGRAMS

Affinity Diagrams hay Biểu đồ tương đồng được sử dụng để giải quyết các vấn đề chính yếu. Đây là một công cụ rất có hiệu quả để phân tích tìm ra vấn đề cần xem xét trong một tình huống hỗn độn.

Đó là một phương pháp lựa chọn và sắp xếp vấn đề khi tình trạng còn đang rất mơ hồ, khó xác định (ví dụ như khi vấn đề có liên quan đến các sự kiện trong tương lại, các trường hợp không hiểu rõ hoặc các kinh nghiệm mới).

Điều này được thực hiện bằng cách thu thập các dữ liệu, các ý kiến, các ý tưởng khác nhau ở dạng dữ liệu mô tả và tổng hợp vào một biểu đồ dựa trên đặc tính tương đồng.

NỘI DUNG CỦA AFFINITY DIAGRAMS

2.1. Đặc điểm của Affinity Diagrams

Thực hiện bằng cách thu thập các dữ liệu, các ý kiến, các ý tưởng khác nhau.

Với yêu cầu của biểu đồ là lượng thông tin cần sắp xếp quá đa dạng và nhiều. Do đó việc tìm kiếm mỗi lần xem xét không khoa học hay hiệu quả. Các dạng dữ liệu mô tả và tổng hợp vào một biểu đồ dựa trên đặc tính tương đồng. Với các thông tin được chứa đựng trong biểu đồ mang những màu sắc và quan điểm khác nhau. Hoặc có thể là những sự vật, sự việc có thể xếp chung vào một nhóm theo tiêu chí của người thực hiện.

Sau một cuộc phỏng vấn hay khảo sát thị trường để lấy ý kiến khách hàng. Các thông tin thu thập được là rất da dạng. Mỗi phiếu khảo sát thể hiện một quan điểm khác nhau. Công việc người khảo sát cần tiến hành là thực hiện công cụ này.

Từ đó khoanh vùng và tìm ra được nhu cầu chung cũng như thị hiếu hiện tại của khách hàng. Hỗ trợ rất tốt trong việc đề xuất các chính sách phù hợp và kịp thời. Cũng như tìm ra các thông tin hay nhóm thông tin mà người khảo sát không nghĩ tới.

Affinity Diagrams là hình vẽ biểu diễn các tiêu chí và thông tin phản ánh.

Biểu đồ chứa các nhóm đối tượng phân loại khác nhau. Trong đó bao gồm các số liệu, hay những ý kiến khác nhau. Thường là các số liệu địa lý dùng để so sánh nhận ra sự khác biệt và biết được cụ thể tỷ lệ của từng cái so với tổng thể. Nếu xem xét trên phạm vi của các dữ liệu được cung cấp. Ta có thể xác định tên chung cho biểu đồ. Và với các nhóm đối tượng khác nhau, ta có tiêu chí để phản ánh chúng lên biểu đồ.

Với các dữ liệu địa lý, các nhóm đối tượng có thể xác định tỷ lệ đối với tổng thể biểu đồ. Giúp cho việc so sánh, đối chiếu và bình luận trở lên dễ dàng hơn. Tất cả là nhờ sự biểu diễn dễ quan sát, khoa học.

Giúp xác định các điểm chung cho vào một nhóm.

Sắp xếp các ý tưởng một cách ngăn lắp vào các nhóm phù hợp. Khi tình trạng của một vấn đề còn rất mơ hồ, những thông tin không rõ ràng, khó xác định (vấn đề chưa hiểu rõ hoặc thiếu kinh nghiệm). Tổng hợp và sắp xếp ý tưởng giúp người thực hiện hiểu được các ý tưởng được đưa ra. Tìm ra điểm chung cho nhóm các thông tin. Việc lưu trữ và tìm kiếm, cung cấp dữ liệu trở lên khoa học hơn.

Với cùng một lượng thông tin được cung cấp, những người thực hiện khác nhau có thể cho ra biểu đồ có nội dung khác nhau. Họ đều giải thích được đối với những sự lựa chọn của mình. Bởi các dữ liệu phản ánh các khía cạnh một cách đa dạng. Và tùy theo nhu cầu hay tiêu chí nhất định. Kết quả cho ra sẽ phản ánh khác nhau.

Tuy nhiên, những nhóm thông tin này có thể cung cấp dữ liệu hiệu quả cho người có nhu cầu. Cũng như giúp mọi người có cái nhìn đa dạng hơn trong các nội dung phản ánh. Khi mà dựa theo tiêu chí thứ nhất, dữ liệu A có thể được phân vào nhóm này. Nhưng theo tiêu chí thứ hai thfi nó có thể được phân vào nhóm khác.

Do đó mà với một lượng lớn thông tin được cung cấp. Ta có thể xây dựng các biểu đồ tương đồng khác nhau để phản ánh chúng.

2.2. Áp dụng Affinity Diagrams

Affinity Diagrams có thể do từng cá nhân hoặc tập thể xây dựng. Mỗi trường hợp sử dụng một qui trình khác nhau.

2.2.1. Phương pháp Affinity Diagrams áp dụng cho cá nhân:

Bước 1: Xác định chủ đề

Bước 2: Thu thập các dữ liệu bằng lời liên quan đến chủ đề đã chọn: các sự kiện thực tế, ý kiến, các ý tưởng. Có thể sử dụng các phương pháp khác nhau để thu thập dữ liệu.

Bước 3: Viết từng nội dung của các thông tin mô tả trên từng thẻ riêng biệt, có thể dùng thẻ dạng nhãn dính cho mục đích này. Đó là thẻ dữ liệu.

Bước 4: Đảo kĩ các thẻ dữ liệu và rải chúng một cách ngẫu nhiên trên mặt bàn làm việc lớn. Đọc cẩn thận các thẻ hai đến ba lần. Mỗi lần xem xét chúng dưới một góc độ khác nhau. Khi đọc thẻ, cố gắng phát hiện từng cặp có mối quan hệ gần gũi.

Bước 5: Kiểm tra hai thẻ đã chọn có đúng là có mối quan hệ mật thiết không

Bước 6: Kết hợp hai thẻ thành một và viết vào thẻ mới. Thẻ mới phải trình bày không được khác nội dung hai thẻ trước. Tránh làm cho thông tin trên thẻ mới bị trừu tượng hơn. Thẻ mới được gọi là thẻ tương đồng.

Bước 7: Đặt thẻ tương đồng lên trên hai thẻ gốc. Sau đó đưa trở lại bộ ba thẻ đó với các thẻ còn lại

Bước 8: Tiếp tục xem xét từng đôi thẻ có mối liên quan bằng cách lặp lại từ bước 4 đến bước 7. Trong quá trình như vậy, mức độ tương đồng giữa các thẻ trong một cặp sẽ giảm dần.

Tiếp tục qui trình này đến khi ta có 5 hoặc ít hơn các nhóm thẻ. Vào lúc cuối này có thể có một số thẻ dữ liệu không xếp vào nhóm.

Đừng cố ghép đôi chúng với thẻ khác nếu thực sự không có quan hệ với nhau. Xem chúng là các nhóm riêng cho các bước tiếp theo.

Bước 9: Xếp các nhóm thẻ trên tờ giấy rộng, sắp xếp chúng theo cấu trúc của thẻ tương đồng cuối cùng để có thể dễ đánh giá

Bước 10: Rải các thẻ ra nhưng giữ các thẻ có mối tương đồng với nhau

Bước 11: Quyết định vị trí cuối cùng của các thẻ và dán chúng vào một tờ giấy. Hoàn thành Affinity Diagrams bằng cách vẽ các đường biên giới xung quanh nhóm tương đồng và chỉ ra mối quan hệ tương hỗ của chúng bằng mũi tên. Thêm tiêu đề và mọi thông tin cần thiết khác vào Affinity Diagrams.

2.2.2. Phương pháp áp dụng Affinity Diagrams cho nhóm

Bước 1: Chọn chủ đề

Bước 2: Thu thập dữ liệu bằng lời bằng phương pháp động não (brainstorming)

Bước 3: Thảo luận các thông tin thu được cho đến khi mọi người trong nhóm hiểu rõ. Viết lại mọi thông tin trình bày chưa rõ, không hiểu được hoặc mập mờ.

Bước 4: Xây dựng Affinity Diagrams theo như qui định từ bước 3 đến bước 10 của phương pháp cho cá nhân, nhưng ở đây các thành viên của nhóm thảo luận và thống nhất để nhóm các thẻ.

LỢI ÍCH CỦA AFFINITY DIAGRAMS ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP

Việc áp dụng Affinity Diagrams có một số lợi ích nhất định như sau:

Phát hiện ra vấn đề bằng cách xử lý lượng thông tin đưa vào. Thông qua thu thập các dữ liệu bằng lời từ tình trạng hỗn độn. Hay dựa trên các số liệu phản ánh dưới dạng phản ánh kết quả. Các thông tin được nắm bắt mang đến lượng dữ liệu lớn. Công việc xử lý và sắp xếp thông tin thành từng nhóm (tương đồng) được thực hiện. Khi đó, thực hiện lọc thông tin qua những tiêu chí khác nhau. Tìm ra các đặc điểm chung của từng nhóm và tên gọi.

Cho phép chỉ rõ bản chất của vấn đề và xác định được các thức gọi tên chung cho chúng. Đảm bảo các dữ liệu được phản ánh dưới nhóm chung và thể hiện các đặc tính của chúng. Các biểu đồ ngoài chữ viết còn là các ký hiệu, hình ảnh hay thể hiện quy mô của từng nhóm.

Do đó, mọi người liên quan đều hiểu và nhận rõ vấn đề đó sau khi được sắp xếp. Như các dữ liệu địa lý, các thông tin có thể được phản ánh dưới các dạng hình khác nhau như hình cột hay đường gấp khúc. Nhằm đưa ra so sánh cho các giai đoạn, các tiêu chí.

Thông qua việc phối hợp ý kiến của mọi thành viên trong nhóm. Các thông tin trao đổi được phản ánh. Khuyến khích tinh thần đồng đội, tăng nhận thức của mọi người. Mỗi quan điểm được đưa ra có thể bị phản bác bằng quan điểm khác. Các ý kiến trên tinh thần xây dựng nhằm thúc đẩy các hướng tư duy phát triển. Từ đó kích thích nhóm hoạt động hiệu quả và mang tinh thần xây dựng hơn.

DỊCH VỤ CỦA IPQ

Hiện nay, các công cụ như Affinity Diagrams được IPQ áp dụng vào Quy trình tư vấn năng suất của mình một cách linh hoạt và hợp lý.

Quá trình tư vấn của IPQ sẽ giúp các giúp các doanh nghiệp cải tiến, nâng cao hiệu quả các nguồn lực Công ty, giúp khách hàng đạt được các mục tục tiêu đề ra. Khi đồng hành cùng với dịch vụ tư vấn Năng suất và Chất lượng của IPQ, quý khách hàng sẽ nhận được nhiều giá trị sau:

Dịch vụ tư vấn của IPQ được thực hiện một cách hiệu quả đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Khách hàng được theo dõi, giám sát và hỗ trợ quá trình tư vấn dễ dàng.
Tạo điều kiện cho thu thập, phân tích, sử dụng và chia sẻ dữ liệu/ thông tin với khách hàng.

Vì vậy, nếu quý khách hàng có nhu cầu, xin hãy liên hệ với IPQ thông qua các phương tiện sau:

☎️ Điện thoại: 0915.69.4141

📧 Email: info@ipq.com.vn

🌐 Web: www.ipq.com.vn

Facebook: IPQ – Năng suất chất lượng

BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM