A3 Thinking là gì? Lợi ích của công cụ A3 Thinking đối với các doanh nghiệp

Các vấn đề là một phần không thể tránh khỏi trong một doanh nghiệp. Thay vì chỉ chống lại các vấn đề đó, doanh nghiệp cần tìm hiểu sâu hơn và khám phá nguyên nhân gốc rễ. Bằng cách đó, bạn sẽ có thể bảo vệ quá trình làm việc khỏi các vấn đề tái diễn. Đây là lúc A3 methodology hay Phương pháp A3 phát huy tác dụng.

Vậy A3 Thinking hay A3 Methodology là gì? Hãy cùng IPQ tìm hiểu trong bài viết này nhé.

TỔNG QUAN VỀ A3 THINKING

Triển khai công cụ giải quyết vấn đề A3 – A3 Thinking là một ví dụ điển hình về cách xử lý vấn đề để loại bỏ hiệu quả. Dựa trên một số bước và ý tưởng đơn giản, mô hình đưa ra hướng xử lý các vấn đề giải quyết vấn đề thông qua cấu trúc đơn giản, hợp tác tốt và giao tiếp tích cực.

A3 thinking

Trước hết, chúng ta hãy nói sơ qua về tư duy mà A3 Thinking hướng đến để phát triển. Có thể tóm gọn trong 7 yếu tố:

Tư duy logic – A3 Thinking thể hiện quá trình tư duy theo từng bước.
Trình bày thông tin một cách khách quan – không có chương trình nghị sự ẩn nào ở đây.
Kết quả và Quy trình – chia sẻ những kết quả cuối cùng đã đạt được cũng như phương tiện để đạt được chúng.
Chỉ chia sẻ thông tin cần thiết và đặt nó ở định dạng trực quan bất cứ khi nào có thể.
Bất cứ hành động nào được thực hiện, chúng phải phù hợp với chiến lược và mục tiêu của công ty.
Trọng tâm là phát triển một quan điểm nhất quán có thể được điều chỉnh trong toàn bộ tổ chức.
Phát triển một cách tiếp cận có cấu trúc để giải quyết vấn đề.

NỘI DUNG CỦA A3 THINKING

2.1. Nguồn gốc của công cụ A3 Thinking

Báo cáo A3 là một phần của A3 Thinking và là một trong nhiều công cụ quản lý Lean được phát triển như một phần của Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS).

Không có một nhà phát minh duy nhất của phương pháp báo cáo A3. Trên thực tế, Isao Kato (cựu giám đốc của Toyota) mô tả nó như một sự kết hợp giữa chu trình PDCA và triết lý của Toyota là biến mọi thứ thành hiện thực.

Cũng có một truyền thuyết rằng Taiichi Ohno thường từ chối đọc xa hơn trang đầu tiên của bất kỳ bản báo cáo nào. Đây là lý do tại sao A3 là một báo cáo một trang.

Cái tên A3 xuất phát từ kích thước giấy A3 của Châu Âu tương ứng với 11 inch x 17 inch hoặc 29,7 cm x 42 cm.

Tư duy A3 đóng một vai trò quan trọng trong thành công thương mại của Toyota. Do đó, nó đã trở thành một công cụ phổ biến, hiện được sử dụng trong các ngành công nghiệp khác nhau.

2.2. A3 Report – Báo cáo A3

A3 Report hay Báo cáo A3 là tài liệu một trang, phản ánh kết quả của cả quá trình. Thông thường, nó bao gồm bảy bước, nhưng nó cũng có thể có các biến thể khác. Dưới đây, bạn có thể tìm thấy ví dụ về báo cáo A3, thường bao gồm các bước sau:

Bối cảnh/Làm rõ vấn đề;
Tình hình hiện tại;
Đặt mục tiêu;
Phân tích nguyên nhân gốc rễ
Biện pháp đối phó;
Thực hiện;
Xác nhận hiệu ứng/Theo dõi.

2.3. Quy trình thực hiện

Làm rõ vấn đề

Trước hết, bạn cần làm rõ vấn đề và mô tả ngắn gọn về nó. Đây là điểm khởi đầu mà chủ sở hữu có thể thêm ngữ cảnh và hỗ trợ các bước tiếp theo.

Tình hình hiện tại

Trước khi một vấn đề có thể được giải quyết đúng cách, chủ sở hữu vấn đề cần mô tả tình hình hiện tại trong khu vực nơi vấn đề xuất hiện.

Ở giai đoạn này, bạn có thể lập bản đồ các quy trình khác nhau tồn tại xung quanh khu vực có vấn đề. Nó sẽ cho phép bạn xem bức tranh lớn hơn và xác định nguyên nhân gốc rễ.

Đặt mục tiêu

Sau khi tình hình hiện tại rõ ràng, bạn cần đặt mục tiêu. Hãy nhớ rằng ở giai đoạn này, bạn cần cân nhắc rằng bạn không có bức tranh toàn cảnh .

Vì vậy, sau khi bạn thực hiện các bước còn lại cho đến khi “xác nhận hiệu ứng”, bạn có thể quay lại bước này và thêm các chi tiết khác vào các mục tiêu ban đầu.

Phân tích nguyên nhân gốc rễ

Đây là một bước quan trọng từ việc thực hiện thành công quy trình A3. Cố gắng giải quyết vấn đề ngay lập tức có nghĩa là bạn chỉ đang điều trị các triệu chứng trong khi không đụng tới nguyên nhân gốc rễ. Bằng cách này, một vấn đề có thể xuất hiện thường xuyên với tỷ lệ lớn hơn.

Do đó, khi đã hiểu rõ về cách thức hoạt động của các quy trình và mục tiêu ban đầu, bạn cần tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. Với mục đích này, bạn có thể sử dụng các kỹ thuật khác nhau chẳng hạn như 5 câu hỏi tại sao .

Biện pháp đối phó

Khi bạn đã quen thuộc với nguyên nhân gốc rễ, bạn có thể bắt đầu đưa ra giải pháp. Từ đây, bạn có thể quay lại mục tiêu ban đầu và thêm các chi tiết khác. Trong mọi trường hợp, các biện pháp đối phó phải dẫn đến sự hiểu biết rõ ràng về cách đạt được mục tiêu ban đầu.

Kế hoạch thực hiện

Sau khi thiết lập các biện pháp đối phó, bạn phải trình bày một kế hoạch thực hiện bao gồm danh sách các hành động sẽ được áp dụng để áp dụng các biện pháp đối phó. Việc chỉ định các cá nhân chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ và ngày đến hạn cũng rất hữu ích.

Xác nhận hiệu ứng & Theo dõi

Bước cuối cùng là rất quan trọng để thiết lập văn hóa cải tiến liên tục . Điều bắt buộc là phải đo lường kết quả thực tế và xác nhận hiệu quả của các biện pháp đối phó của bạn.

Cho dù có kết quả tích cực hay tiêu cực, bạn cần phải hành động.

Nếu kết quả thực tế khác với kết quả dự đoán, bạn nên sửa đổi kế hoạch, thực hiện lại và theo dõi. Nếu có tác động tích cực, bạn nên truyền đạt những cải tiến cho phần còn lại của tổ chức và cuối cùng biến chúng thành tiêu chuẩn.

LỢI ÍCH CỦA CÔNG CỤ A3 THINKING

Một số lợi ích nổi bật của công cụ A3 Thinking như:

Mô hình A3 Thinking nhất quán và nó khuyến khích tư vấn và hợp tác tổng thể.
Thúc đẩy việc chia sẻ thông tin giữa các tổ chức và khuyến khích học tập và cải tiến liên tục ở mọi cấp độ tổ chức.
Khuyến khích cam kết với các mục tiêu chung và tăng cường mức độ trách nhiệm.
Doanh nghiệp có thể sử dụng báo cáo A3 không chỉ để giải quyết vấn đề mà còn để đề xuất cải tiến, báo cáo, huấn luyện, v.v.

DỊCH VỤ CỦA IPQ

Hiện nay, các công cụ như A3 Thinking của Lean đều được IPQ tham khảo và áp dụng vào Quy trình tư vấn năng suất của mình một cách linh hoạt và hợp lý.

Quá trình tư vấn của IPQ sẽ giúp các giúp các doanh nghiệp cải tiến, nâng cao hiệu quả các nguồn lực Công ty, giúp khách hàng đạt được các mục tục tiêu đề ra. Khi đồng hành cùng với dịch vụ tư vấn Năng suất và Chất lượng của IPQ, quý khách hàng sẽ nhận được nhiều giá trị sau:

Dịch vụ tư vấn của IPQ được thực hiện một cách hiệu quả đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Khách hàng được theo dõi, giám sát và hỗ trợ quá trình tư vấn dễ dàng.
Tạo điều kiện cho thu thập, phân tích, sử dụng và chia sẻ dữ liệu/ thông tin với khách hàng.

Vì vậy, nếu quý khách hàng có nhu cầu, xin hãy liên hệ với IPQ thông qua các phương tiện sau:

☎️ Điện thoại: 0915.69.4141

📧 Email: info@ipq.com.vn

🌐 Web: www.ipq.com.vn

Facebook: IPQ – Năng suất chất lượng

BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM