5 Whys là gì? Lợi ích của việc áp dụng kỹ thuật 5 Whys đối với các doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp biết vấn đề của mình là gì là gì, nhưng nhà quản lý không thể giải quyết nó? Kỹ thuật 5 Whys sẽ cho phép doanh nghiệp phân tích vấn đề và tìm ra nguyên nhân sâu xa của nó một cách nhanh chóng.

Vậy hãy cùng IPQ tìm hiểu về công cụ 5 Whys trong bài viết này nhé.

TỔNG QUAN VỀ CÔNG CỤ 5 WHYS

5 Whys hay 5 Tại sao, là một kĩ thuật phân tích giải quyết vấn đề tìm cách tìm ra nguyên nhân gốc rễ của sự cố một cách nhanh chóng.

Khi một vấn đề rõ ràng xuất hiện, một câu hỏi tại sao nó xảy ra được đặt ra. Khi câu hỏi tại sao được trả lời, một câu hỏi tại sao khác được đặt ra để giải quyết câu trả lời trước đó . Điều này tiếp tục cho đến khi ít nhất 5 cấp độ nguyên nhân và hậu quả cho vấn đề được phơi bày.

5 Whys thường cung cấp một cái nhìn tổng quan đầy đủ về những gì đang xảy ra và chỉ ra một giải pháp.

Hiểu theo cách đơn giản, 5 Whys là một kĩ thuật dùng để giải quyết vấn đề, giúp người sử dụng nhanh chóng tìm ra nguyên nhân gốc rễ thật sự.

NỘI DUNG CỦA CÔNG CỤ 5 WHYS

2.1. Nguồn gốc của 5 Whys

Phương pháp 5 Whys là một phần của Hệ thống Sản xuất Toyota. Được phát triển bởi Sakichi Toyoda , một nhà phát minh và nhà công nghiệp Nhật Bản, kỹ thuật này đã trở thành một phần không thể thiếu trong triết lý Lean.

“Cơ sở của phương pháp tiếp cận khoa học của Toyota là hỏi tại sao năm lần bất cứ khi nào chúng tôi tìm thấy một vấn đề… Bằng cách lặp lại tại sao năm lần, bản chất của vấn đề cũng như giải pháp của nó trở nên rõ ràng.” Taiichi Ohno

Một trong những yếu tố quan trọng để thực hiện thành công kỹ thuật này là đưa ra quyết định sáng suốt. Điều này có nghĩa là quá trình ra quyết định phải dựa trên sự hiểu biết sâu sắc về những gì đang thực sự xảy ra trên sàn làm việc.

2.2. Áp dụng 5 Whys trong hoạt động của doanh nghiệp

Khi áp dụng kỹ thuật 5 Whys, bạn muốn tìm ra bản chất của vấn đề và sau đó khắc phục nó. Trên thực tế, 5 Whys có thể cho bạn thấy nguồn gốc của vấn đề khá bất ngờ.

Thông thường, các vấn đề được coi là vấn đề kỹ thuật thực ra lại là vấn đề về con người và quy trình.

Đây là lý do tại sao việc tìm và loại bỏ nguyên nhân gốc rễ là rất quan trọng nếu bạn muốn tránh lặp lại lỗi.

Ví dụ về việc áp dụng 5 Whys.

Sự cố – Chúng tôi đã không gửi bản tin cập nhật phần mềm mới nhất đúng hạn.

Tại sao chúng tôi không gửi bản tin đúng hạn? Cập nhật đã không được thực hiện cho đến thời hạn.
Tại sao các bản cập nhật không được triển khai đúng hạn? Bởi vì các nhà phát triển vẫn đang làm việc trên các tính năng mới.
Tại sao các nhà phát triển vẫn làm việc trên các tính năng mới? Một trong những nhà phát triển mới không biết các thủ tục.
Tại sao nhà phát triển mới không quen thuộc với tất cả các thủ tục? Anh ấy đã không được đào tạo bài bản.
Tại sao anh ta không được đào tạo bài bản? Bởi vì CTO tin rằng nhân viên mới không cần đào tạo kỹ lưỡng và họ nên học trong khi làm việc.

Bạn có thể nhận thấy rằng nguyên nhân sâu xa của vấn đề ban đầu hóa ra lại là một thứ hoàn toàn khác với hầu hết các kỳ vọng.

Hơn nữa, rõ ràng đó không phải là vấn đề về công nghệ mà là vấn đề về quy trình. Điều này là điển hình vì chúng ta thường tập trung vào phần sản phẩm của vấn đề mà bỏ qua yếu tố con người.

Do đó, phân tích 5 Whys nhằm mục đích kiểm tra sâu một vấn đề nhất định cho đến khi nó cho bạn thấy nguyên nhân thực sự.

2.3. Các bước thực hiện kỹ thuật 5 Whys

Thành lập một đội

Cố gắng tập hợp một nhóm người từ các bộ phận khác nhau. Mỗi đại diện phải làm quen với quá trình sẽ được điều tra.

Điều này sẽ giúp bạn thu thập đủ thông tin để đưa ra quyết định sáng suốt. Xin lưu ý rằng đây không phải là một nhiệm vụ cá nhân và nó cần được thực hiện bởi nhóm.

Xác định các vấn đề

Thảo luận vấn đề với nhóm và đưa ra một tuyên bố vấn đề rõ ràng. Nó sẽ giúp bạn xác định phạm vi của vấn đề mà bạn sẽ điều tra.

Điều này rất quan trọng vì việc điều tra một vấn đề trên phạm vi rộng có thể là một công việc tốn nhiều thời gian với ranh giới mờ nhạt. Cố gắng tập trung nhất có thể để tìm ra giải pháp hiệu quả cuối cùng.

Hỏi tại sao

Trao quyền cho một người để tạo điều kiện thuận lợi cho toàn bộ quá trình. Trưởng nhóm này sẽ đặt câu hỏi và cố gắng giữ cho nhóm tập trung. Các câu trả lời nên dựa trên sự kiện và dữ liệu thực, hơn là dựa trên ý kiến cảm tính.

Người điều hành nên hỏi “Tại sao” nhiều lần nếu cần cho đến khi nhóm có thể xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề ban đầu.

Lời khuyên 1: Đừng hỏi quá nhiều Tại sao. Nếu bạn tiếp tục, bạn có thể sẽ nhận được vô số lời đề nghị và phàn nàn vô lý, đó không phải là mục đích. Tập trung vào việc tìm ra nguyên nhân gốc rễ.

Lời khuyên 2: Đôi khi có thể có nhiều hơn một nguyên nhân gốc rễ. Trong những trường hợp này, phân tích 5 Whys sẽ giống như một ma trận với các nhánh khác nhau. Điều này thậm chí có thể giúp bạn phát hiện và loại bỏ các vấn đề về tổ chức có tác động tiêu cực vĩnh viễn đến hiệu suất tổng thể.

Hành động

Sau khi nhóm phát hiện (các) nguyên nhân gốc rễ, đã đến lúc thực hiện các hành động khắc phục. Tất cả các thành viên nên tham gia vào một cuộc thảo luận để tìm và áp dụng giải pháp tốt nhất sẽ bảo vệ quy trình của bạn khỏi các vấn đề tái diễn.

Khi quyết định được đưa ra, một trong các thành viên trong nhóm phải chịu trách nhiệm áp dụng các hành động đúng đắn và quan sát toàn bộ quá trình.

Sau một khoảng thời gian nhất định, nhóm cần họp lại và kiểm tra xem hành động của họ có thực sự mang lại tác động tích cực hay không. Nếu không, quá trình nên được lặp lại.

Cuối cùng, vụ việc nên được ghi lại và gửi đi khắp tổ chức. Chia sẻ thông tin này sẽ mang lại cái nhìn tổng quan sâu sắc về các loại vấn đề khác nhau mà một nhóm có thể gặp phải và cách loại bỏ những vấn đề đó.

LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG KỸ THUẬT 5 WHYS

Kỹ thuật này mang lại cho doanh nghiệp một số lợi ích tích cực như:

Giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề
Hiểu làm thế nào một quá trình có thể gây ra một chuỗi các vấn đề
Xác định mối quan hệ giữa các nguyên nhân gốc rễ khác nhau
Hiệu quả cao mà không cần kỹ thuật đánh giá phức tạp

DỊCH VỤ CỦA IPQ

Hiện nay, các kỹ thuật như 5 Whys của Lean đều được IPQ tham khảo và áp dụng vào Quy trình tư vấn năng suất của mình một cách linh hoạt và hợp lý.

Quá trình tư vấn của IPQ sẽ giúp các giúp các doanh nghiệp cải tiến, nâng cao hiệu quả các nguồn lực Công ty, giúp khách hàng đạt được các mục tục tiêu đề ra. Khi đồng hành cùng với dịch vụ tư vấn Năng suất và Chất lượng của IPQ, quý khách hàng sẽ nhận được nhiều giá trị sau:

Dịch vụ tư vấn của IPQ được thực hiện một cách hiệu quả đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Khách hàng được theo dõi, giám sát và hỗ trợ quá trình tư vấn dễ dàng.
Tạo điều kiện cho thu thập, phân tích, sử dụng và chia sẻ dữ liệu/ thông tin với khách hàng.

Vì vậy, nếu quý khách hàng có nhu cầu, xin hãy liên hệ với IPQ thông qua các phương tiện sau:

☎️ Điện thoại: 0915.69.4141

📧 Email: info@ipq.com.vn

🌐 Web: www.ipq.com.vn

Facebook: IPQ – Năng suất chất lượng

BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM