Quản lý hàng tồn kho là gì? Các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho như thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất luôn là bài toán khó mà mỗi doanh nghiệp phải tự tìm câu trả lời cho riêng mình, bởi đây là một quy trình quan trọng – là một trong những yếu tố quyết định hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Hãy cùng IPQ tìm hiểu về quản lý hàng tồn kho và các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong bài viết dưới đây.

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

Hàng tồn kho là một bộ phận trong tài sản ngắn hạn, là những mặt hàng mà doanh nghiệp giữ lại để bán sau cùng, chiếm tỷ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Hiện nay, hàng tồn kho có thể được phân thành 4 loại sau:

Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, nguyên liệu được gửi đi gia công tái chế hay được mua khi đang đi trên đường về
Bán thành phẩm: là những sản phẩm mới kết thúc một hay một vài công đoạn trong quy trình sản xuất (trừ công đoạn cuối cùng) được nhập kho hay chuyển giao để tiếp tục chế biến thành thành phẩm nhập kho hay được bán ra bên ngoài
Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh đã hoàn thành giai đoạn chế biến cuối cùng trong quy trình sản xuất
Nguồn vật tư: là những vật liệu cần thiết để sản xuất ra sản phẩm nhưng không trực tiếp cấu thành sản phẩm như bao bì, nhiên liệu, thùng carton,…

Tùy vào tính chất hoạt động kinh doanh mà 4 loại hàng tồn kho trên có thể được duy trì khác nhau từ công ty này đến công ty khác. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất mà mỗi doanh nghiệp đều quan tâm chính là làm cách nào để quản lý hàng tồn kho hiệu quả?

Quản lý bán hàng là hoạt động quản trị của một các nhân, một nhóm hay tổ chức thuộc lĩnh vực bán hàng, liên quan đến các hoạt động phân phối sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp trên cơ sở chiến lược kinh doanh đến những kênh phân phối mục tiêu nhằm đạt được mục đích hoạt động kinh doanh đã đề ra.

Là một hoạt động quan trọng trong quy trình quản lý bán hàng, quản lý hàng tồn kho là quản lý quy trình đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho của công ty. Điều này bao gồm việc quản lý, giám sát hoạt động lưu chuyển hàng hóa từ nhà sản xuất đến kho và từ các cơ sở đến các điểm bán.

Với những doanh nghiệp có quy mô lớn cùng quy trình sản xuất, chuỗi cung ứng phức tạp, việc giám sát và giải quyết những rủi ro về cân bằng hàng hóa (thiếu hụt và dư thừa) là một bài toán khó. Doanh nghiệp cần đưa ra những câu trả lời chính xác về:

Tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý
Điều kiện về cơ sở vật chất: diện tích kho có đáp ứng đủ số lượng hàng hóa, các trang thiết bị, máy móc dùng trong quy trình sản xuất
Nhu cầu của khách hàng về mặt hàng mà doanh nghiệp cung cấp
Chi phí quản lý
Chi phí cơ hội.

LỢI ÍCH CỦA VIỆC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

Quản lý hàng tồn kho là một quy trình gồm nhiều công đoạn phức tạp với việc giám sát và xử lý số lượng hàng hóa lớn. Việc có giải pháp quản lý phù hợp và một quy trình hoạt động hiệu quả rất quan trọng vì sẽ đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:

Duy trì mức tồn kho hợp lý

Quản lý hàng tồn kho đúng cách giúp bạn biết được lượng hàng tồn kho mà công ty hiện có, cách thức lượng hàng di chuyển để từ đó dự đoán số lượng hàng tồn kho hợp lý, tránh trình trạng thiếu hay dư hàng.

Ngoài ra, đối với những giai đoạn biến động nguyên vật liệu (ví dụ như theo mùa, biến động kinh tế,…), việc quản lý kho hiệu quả giúp bạn có giải pháp phòng ngừa dự trữ và xử lý phù hợp, kịp thời.

Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, vật tư

Việc quản lý thường xuyên giúp bạn nắm rõ tình hình kho hàng của công ty từng giờ, từng ngày, giúp kiểm soát, điều chỉnh để hạn chế số lượng sản phẩm bị hỏng hóc, hao mòn, quá hạn sử dụng cần tiêu hủy. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tốt hơn những khoản chi phí về nguyên, vật liệu.

Để làm được điều này, bạn cần quy trình thống kê hàng tồn kho chặt chẽ và dự trù, kiểm soát ngân sách sát sao để tránh những lãng phí không đáng có.

Tiết kiệm chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho phụ thuộc vào số lượng, kích thước hàng hóa mà công ty lưu trữ cùng những trang thiết bị và những khoản phí đi kèm liên quan cần thiết cho việc lưu trữ hàng hóa này.

Hàng hóa càng nhiều, càng cồng kềnh gây tốn không gian và sử dụng nhiều trang thiết bị lưu kho với những khoản phí khác như điện, nước, nhân công sẽ khiến phí lưu kho của bạn tăng cao và ngược lại. Do đó, đây là khoản phí luôn biến đổi tùy vào đặc tính sản phẩm, tình hình kinh tế biến động,…

Việc phát hiện sớm những hàng hóa tốn nhiều không gian lưu trữ và nguồn lực sớm giúp bạn có những giải pháp tối ưu trong việc điều chỉnh, vận chuyển kịp thời giúp giảm chi phí lưu kho ở mức hợp lý.

Kiểm soát chi phí mua hàng

Việc có kế hoạch mua hàng cụ thể và hợp lý vô cùng quan trọng. Nhất là đối với những ngành liên quan đến dịch vụ ăn uống, bán đồ ăn nhanh,… khi giá trị sử dụng của nguyên vật liệu là có hạn, việc kiểm soát lượng hàng đầu vào và dự trữ hàng phù hợp giúp giảm thiểu những khoản lãng phí.

Ngoài ra, hàng tồn kho nhiều với vốn không sinh lời là điều không doanh nghiệp nào mong muốn. Vì thế, việc nghiên cứu thị trường, hành vi, nhu cầu của khách hàng rất quan trọng để xác định loại sản phẩm nào cần mua, cần dự trữ thích hợp.

Giảm thiểu những sai sót

Thiết kế hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp bạn giám sát hàng tồn kho một cách thường xuyên, chính xác, tiết kiệm thời gian, từ đó kịp thời phát hiện những sai sót trong tính toán, kiểm kê và có những giải pháp giải quyết phù hợp.

Tăng doanh thu

Việc quản lý hàng tồn kho thường xuyên giúp bạn biết được đâu là những mặt hàng đang bán chạy để có kế hoạch nhập thêm kịp thời. Đối với những mặt hàng đang ế và còn tồn đọng nhiều trong kho nhiều, bạn có thể kịp thời đưa ra những chính sách giảm giá, khuyến mãi hợp lý.

Quản lý hàng tồn kho

Ngoài ra, việc nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, từ đó dự đoán được lượng hàng cần thiết để cung ứng, dự trữ và duy trì cho hoạt động sản xuất, kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro thiếu hụt hàng vào những thời điểm quan trọng trong năm hay khi có sự những thay đổi trong nhu cầu và hành vi người tiêu dùng. Điều này giúp tối ưu hóa doanh thu và lợi nhuận được tốt hơn.

Tăng hiệu quả vốn lưu động

Vốn lưu động là khái niệm dùng để chỉ tài sản lưu động ngắn hạn của doanh nghiệp, bao gồm nguyên liệu, sản phẩm dở dang, tồn kho hay dự trữ thành phẩm, tài khoản cần thu và tiền mặt trừ những khoản nợ lưu động của doanh nghiệp. Thiếu vốn lưu động, hoạt động kinh doanh sẽ ngưng trệ vì thiếu ngân sách để tiếp tục hoạt động kinh doanh.

Quản lý hàng tồn kho là một trong những hoạt động quan trọng trong quản lý vốn lưu động, bao gồm 2 hoạt động quan trọng như sau:

Dự trù vốn lưu động: cần báo cáo số liệu hàng tồn kho theo từng giai đoạn cụ thể như giờ, ngày, tuần, thực hiện nghiệp vụ định lượng và báo giá vốn nguyên vật liệu, nghiệp vụ quản lý kho. Điều này giúp nhà quản lý đưa ra những dự đoán, quyết định sáng suốt và giải pháp phù hợp trong việc dự trữ vốn hợp lý, nhất là đối với những doanh nghiệp nhỏ với ngân sách hạn hẹp.
Rút ngắn thời gian quay vòng vốn: nắm rõ mức doanh thu bán hàng, tình hình hàng hóa trong kho và đặc điểm về giá cả, chất lượng, số lượng từng mặt hàng một cách chính xác và linh hoạt để có sự điều chỉnh hợp lý, giảm áp lực cho dòng vốn lưu động.

CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO PHỔ BIẾN

Doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 phương pháp quản lý hàng tồn kho là kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ.

Phương pháp kê khai thường xuyên

Đúng như tên gọi của nó, phương pháp kê khai thường xuyên là việc bạn theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình xuất, nhập, tồn vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán.

Đây là phương pháp có tính linh hoạt cao. Khi lựa chọn áp dụng phương pháp này, các tài khoản kế toán hàng tồn kho sẽ được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động, tăng giảm của vật tư và hàng hóa. Điều này cho phép giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Chính vì đặc điểm trên, phương pháp này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có giá trị hàng tồn kho lớn, sử dụng thường xuyên như máy móc, thiết bị, hàng kỹ thuật công nghệ chất lượng cao,…

Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Số lượng xuất kho trong kỳ * Đơn giá xuất kho

Vào cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho, sau đó so sánh và đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc, 2 số liệu này phải luôn phù hợp với nhau, nếu có sự chênh lệch phải xác định rõ nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời để tránh sự thất thoát không mong muốn.

Phương pháp kê khai thường xuyên có ưu và nhược điểm như sau:

Ưu điểm: có thể xác định giá trị hàng tồn kho bất cứ lúc nào, thông tin được cập nhật thường xuyên và hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình quản lý và kê khai
Nhược điểm: thông tin cần phải được ghi chép, cập nhật liên tục nên có thể tạo áp lực cho kế toán viên

Phương pháp kiểm kê định kỳ

Đây là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp, từ đó tính giá trị hàng hóa đã xuất trong kỳ. Hay nói cách khác, phương pháp này chỉ có vai trò phản ánh lên giá trị hàng tồn kho tại thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ của kỳ kế toán.

Khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hóa nhập kho/xuất kho không được theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho, mà giá trị hàng mua và nhập kho trong kỳ được theo theo dõi, phản ánh trên tài khoản 611 (Mua hàng) và được xác định dựa trên các công thức cụ thể.

Đây là phương pháp thường được áp dụng với nhiều các doanh nghiệp kinh doanh đa dạng, nhiều chủng loại vật tư, các hàng hóa với mẫu mã có quy cách khác nhau, những mặt hàng có giá trị thấp hoặc được sản xuất thường xuyên.

Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ có ưu và nhược điểm như sau:

Ưu điểm: đơn giản, không cần tốn nhiều thời gian, công sức vào hoạt động kê khai và hạch toán liên tục, do đó giảm được khối lượng thông tin được lưu trữ trong hồ sơ.
Nhược điểm: thiếu sự chính xác về hàng hóa và không thể kiểm soát những rủi ro, sai sót có thể xảy ra trong quá trình làm việc, do đó doanh nghiệp không thể linh hoạt và đưa ra giải pháp một cách kịp thời.

DỊCH VỤ CỦA IPQ

Quá trình tư vấn của IPQ sẽ giúp các giúp các doanh nghiệp cải tiến, nâng cao hiệu quả các nguồn lực Công ty, giúp khách hàng đạt được các mục tục tiêu đề ra. Khi đồng hành cùng với dịch vụ tư vấn Năng suất và Chất lượng của IPQ, quý khách hàng sẽ nhận được nhiều giá trị sau:

Dịch vụ tư vấn của IPQ được thực hiện một cách hiệu quả đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Khách hàng được theo dõi, giám sát và hỗ trợ quá trình tư vấn dễ dàng.
Tạo điều kiện cho thu thập, phân tích, sử dụng và chia sẻ dữ liệu/ thông tin với khách hàng.

Vì vậy, nếu quý khách hàng có nhu cầu, xin hãy liên hệ với IPQ thông qua các phương tiện sau:

☎️ Điện thoại: 0915.69.4141

📧 Email: info@ipq.com.vn

🌐 Web: www.ipq.com.vn

Facebook: IPQ – Năng suất chất lượng

BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM