Phương pháp 5S là gì? Mục tiêu, lợi ích mà 5S mang lại cho doanh nghiệp?

Môi trường làm việc là yếu tố định hình cách làm việc, tâm trạng và hiệu suất công việc. Để giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất môi trường làm việc, đồng thời giảm bớt các chi phí về nguồn

 

Phương pháp 5S là gì?

Phương pháp 5S (5S method) là một qui trình được tiêu chuẩn hóa mà khi được thực hiện đúng sẽ tạo ra và duy trì một nơi làm việc có tổ chức, an toàn, sạch sẽ và hiệu quả.\

5S là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật:

• Seiri (整理 Sàng lọc): Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết tại nơi làm việc.
• Seiton (整頓 Sắp xếp): Sắp xếp lại toàn bộ dụng cụ ở nơi làm việc tại các vị trí dễ tìm kiếm.
• Seiso (清掃 Sạch sẽ): Vệ sinh dụng cụ cá nhân, lau chùi, dọn dẹp bụi bẩn tại nơi làm việc.
• Seiketsu (清潔 Săn sóc): Duy trì và triển khai liên tục 3 quy tắc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ ở trên
• Shitsuke (躾 Sẵn sàng): Rèn luyện và tạo tính tự giác, tác phong tại nơi làm việc.

Mục tiêu phương pháp 5S

• Loại trừ các vật dụng không cần thiết, chỗ làm việc sạch sẽ và được tổ chức tốt.
• Tiết kiệm, tránh lãng phí thời gian, công sức.
• Xây dựng môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ.
• Tăng cường hiệu quả công việc, hạn chế sai sót.
• Cải tiến liên tục chất lượng công việc và chất lượng sản phẩm.
• Nâng cao ý thức, trách nhiệm, đạo đức của nhân viên.
• Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người

Lợi ích khi sử dụng 5S

Không khó để có thể nhận ra 5S là phương pháp được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng để cải tiến môi trường làm việc của doanh nghiệp mình vì những lợi ích mà nó mang lại:

• Tạo ra môi trường làm việc thoái mái, thuận tiện
• Giảm thiểu sự lãng phí trong quá trình vận hành doanh nghiệp: rút ngắn thời gian vận chuyển, tìm kiếm, lỗi chủ quan…
• Khuyến khích sự sáng tạo và năng động
• Xây dựng ý thức làm việc tự giác, tăng cường tính đoàn kết, gắn bó giữa nhân sự trong công ty
• Giảm thiểu chi phí hoạt động cho doanh nghiệp
• Nâng cao an toàn trong sản xuất và phòng ngừa rủi ro chủ động

Các bước thực hiện 5S:

Bước 1: Chuẩn bị

• Cán bộ lãnh đạo hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của 5S
• Lãnh đạo cam kết thực hiện 5S
• Xác định phạm vi thực hiện 5S
• Sơ đồ hóa hoạt động 5S
• Chỉ định người phụ trách 5S
• Đào tạo nhân lực về 5S.

Bước 2: Thông báo chính thức của lãnh đạo

• Lãnh đạo cao nhất thông báo chính thức về việc thực hiện chương trình 5S;
• Lãnh đạo cao nhất trình bày các mục tiêu của 5S cho toàn thể CNV;
• Công bố sơ đồ 5S và chỉ rõ sơ đồ phân chia giới hạn các khu vực để phân chia trách nhiệm cho từng nhóm thực hiện;
• Lên kế hoạch về việc sử dụng các phương tiện tuyên truyền, bao gồm: Biểu ngữ, áp phích, tờ rơi và báo chí;
• Lập chương trình đào tạo nội bộ.

Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh

• Ấn định ngày tổng vệ sinh;
• Chia vùng, phân công nhóm phụ trách;
• Cung cấp đầy đủ dụng cụ và các thiết bị cần thiết;
• Thực hiện tổng vệ sinh toàn công ty;
• Sàng lọc mọi thứ không cần thiết.

Bước 4: Bắt đầu bằng Seiri

• Xem xét nơi làm việc cùng với các đồng nghiệp;
• Phát hiện và nhận biết các vật/lượng không cần thiết và loại bỏ/ giảm thiểu chúng….

Bước 5: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày

• Seiri: Loại bỏ tất cả những gì không cần thiết, tận dụng chỗ làm việc hiệu quả hơn;
• Seiton: cải tiến địa điểm và phương pháp lưu trữ để giảm tối thiểu thời gian tìm kiếm, lấy ra và trả lại;
• Seiso: Lập thời khóa biểu vệ sinh định kỳ để tạo ra một môi trường thoải mái

Bước 6: Đánh giá định kỳ

• Lập kế hoạch đánh giá và khuyến khích hoạt động 5S;
• Phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban;
• Trao thưởng cho các cá nhân và các nhóm thực hiện tốt;
• Tổ chức tham quan việc thực hiện 5S ở các đơn vị khác

Lưu ý cho doanh nghiệp khi tiến hành phương pháp 5S

Bởi mỗi một loại hình doanh nghiệp sẽ có các đặc thù riêng nên việc áp dụng 5S đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược và quy tắc của riêng mình thì mới có thể đạt được kết quả mong muốn.

Sau đây là một vài lưu ý tạo nên thành công khi tiến hành 5S cho doanh nghiệp:

• Lãnh đạo cam kết, hỗ trợ

Để đạt được hiệu quả khi áp dụng phương pháp 5s cần phải có sự cam kết từ các nhà lãnh đạo trong công ty. Những người giữ vai trò quản lý, giám sát cần phải tham gia vào quá trình đánh giá quy trình làm việc và thu thập phản hồi từ người lao động.

• Tiến hành đào tạo

Theo sự phát triển của doanh nghiệp thì sẽ có những thay đổi tại nơi làm việc vì vậy doanh nghiệp cần có chiến lược đào tạo và cập nhật xu hướng mới cho phương pháp 5s để phù hợp với sự thay đổi.

• Kết nối các phòng ban:

Việc kết nối các phòng ban với nhau cũng vô cùng quan trọng, Khi đưa nhân sự của bộ phận này sang bộ phận khác tham quan sẽ giúp họ làm quen tốt hơn với quy trình của doanh nghiệp.

• Đánh giá:

Khi triển khai quy tắc 5s doanh nghiệp cần thiết lập mục tiêu và đo lường hiệu suất của công việc. Việc đánh giá thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được ưu, nhược điểm của phương pháp này.

Qua nội dung bài viết này, chúng tôi hy vọng bạn có thể hiểu rõ hơn về khái niệm quy tắc 5s, lợi ích và các lưu ý để tiến hành 5S hiệu quả hơn, từ đó doanh nghiệp có thể cải tiến môi trường cũng như tạo ra văn hóa làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả của quy trình làm việc đồng thời giảm thiểu rủi ro và chi phí.

Để biết thêm chi tiết, xin vui lòng liên hệ: Công ty TNHH Tư vấn Năng suất & Chất lượng Quốc tế

• Địa Chỉ: P403, toà nhà Ocean Park, số 1 Đào Duy Anh, phường Phương Mai, quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0915.694.141
• EmaiL: info@ipq.com.vn
• Website: www.ipq.com.vn