Flow Diagram là gì? Lợi ích của Flow Diagram đối với doanh nghiệp

TỔNG QUAN VỀ FLOW DIAGRAM

Flow diagram (hay thường được gọi là lưu đồ – sơ đồ quy trình), là một phương tiện đồ hoạ trực quan hóa chuỗi nhiệm vụ đó thành hình ảnh đơn giản bao gồm các bước, các điều kiện thay đổi kết quả,…

NỘI DUNG CỦA CÔNG CỤ FLOW DIAGRAM

2.1. Các bước thực hiện Flow Diagram

Nhìn thoáng qua, công việc này nghe có vẻ khá đơn giản – chỉ là vẽ sơ đồ với vài ba loại hình khối và mũi tên. Nhưng thực sự, để xây dựng được một Flow Diagram chính xác và logic thì không hề dễ dàng, nhất là khi trong doanh nghiệp thường có số lượng lớn các quy trình liên kết lại với nhau. Vì vậy doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Quyết định xem bạn có thực sự cần có Flow Diagram hay không

Tất nhiên, việc xây dựng flow diagram chỉ có ý nghĩa khi doanh nghiệp bạn thực sự cần tới nó để tiếp tục hoạt động và/hoặc tăng trưởng kinh doanh, mở rộng quy mô nhân sự,…

Một số doanh nghiệp hiện nay vẫn còn quản lý quy trình bằng… miệng – nhân sự sẽ được mô tả và hướng dẫn trực tiếp bằng lời nói. Cách làm này thực ra vẫn có thể hoạt động tốt ở các đơn vị quy mô nhỏ với một vài quy trình đơn giản, lặp đi lặp lại. Các doanh nghiệp hiện đại thì không dừng ở đó.

Nếu bạn mong muốn “văn bản hoá” trình tự các bước thành một quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh, bạn cần có Flow Diagram.

Nếu bạn tham vọng sẽ “số hoá” quy trình khi tham gia vào giai đoạn chuyển đổi số kế tiếp, hãy chuẩn bị trước thật kỹ bản lưu đồ và các hướng dẫn liên quan.

Bước 2: Thu thập thông tin chính xác về cách quy trình hoạt động

Trừ khi bạn chính là người tham gia trực tiếp vào tất cả các quy trình nghiệp vụ hằng ngày của doanh nghiệp, bạn cần tìm hiểu để biết rõ hơn tất cả các thông tin chi tiết có liên quan nếu muốn vẽ được một Flow Diagram chuẩn xác.

Ngay cả khi Flow Diagram có vẻ đơn giản hoặc thời gian diễn ra chỉ khoảng 1-2 ngày, mọi chi tiết dù nhỏ nhất đều cần quan tâm tới.

Ví dụ: Mục đích của quy trình này là gì? Tên gọi chính xác của nó? Quy trình này bao gồm bao nhiêu bước? Tên gọi của các bước là gì? Ai là người phụ trách bước này? Một người duy nhất hay luân phiên theo từng người của đội nhóm? Bước này có hướng dẫn mô tả cụ thể không? Có giới hạn thời gian là bao nhiêu tiếng?

Bước 3: Bắt tay vào vẽ Flow Diagram

Khi bạn đã có trong tay đủ các thông tin về cách một quy trình hoạt động trên thực tế, cùng bắt đầu “vẽ” lại chúng thành Flow Diagram.

Dưới đây là các ký hiệu cơ bản được quy định khi vẽ Flow Diagram nghiệp vụ:

Với các ký hiệu chung đó, bạn có thể vẽ Flow Diagram cho doanh nghiệp theo 3 cách khác nhau:

Cách thứ nhất: Dùng bút và giấy

Đây là cách đơn giản nhất, bạn chỉ cần lấy một mảnh giấy, một cây bút và bắt đầu vẽ ra một bản cứng của Flow Diagram. Bạn có thể dùng thêm thước kẻ để sản phẩm thủ công này trông có vẻ đẹp đẽ và trang trọng hơn.

Sau khi vẽ, bạn có thể chụp ảnh lại để lưu vào bộ nhớ nào đó, hoặc chừa lại một bản cứng cất giữ trong kho sau khi photocopy ra và phân phát nó tới tất cả những người có liên quan trực tiếp tới quy trình nghiệp vụ.

Cách thứ hai: Dùng các công cụ để vẽ “digital flowchart” trên thiết bị

Rất có thể, bạn sẽ muốn lưu đồ của mình được vẽ dưới dạng bản mềm kỹ thuật số. Điều này giúp bạn dễ dàng hơn nhiều trong việc thực hiện các chỉnh sửa, lưu trữ cũng như chia sẻ nó với nhân viên,…

Ở mức độ cơ bản, bạn có thể dùng Microsoft PowerPoint, Paint hoặc các phần mềm thiết kế đồ họa chuyên dụng như Adobe Illustrator (Ai), Adobe Photoshop (Ps),… Cao cấp hơn, các công cụ hỗ trợ tạo sơ đồ trực tuyến như LucidCharts là một sự lựa chọn không tồi nếu bạn muốn sản phẩm đạt tới trình độ chuyên nghiệp hoặc doanh nghiệp có số lượng lớn lưu đồ cần xây dựng.

Cách thứ ba: Dùng phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (BPMS)

Chức năng của Phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (BPMS) không phải là vẽ lưu đồ, nhưng chúng có thể thiết lập và tự động hóa mọi quy trình nghiệp vụ.

Nhiệm vụ trọng tâm của một Phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management Software – BPMS) là xây dựng và vận hành tự động các quy trình từ đầu đến cuối, sau đó phân tích chúng, đồng thời thực hiện các cải tiến và giám sát để liên tục tối ưu những quy trình đó.

Thông tin về từng bước thực hiện sẽ được mô tả chi tiết với deadline, người thực hiện, người phụ trách, tiêu chuẩn hoàn thành, file đính kèm,… Khi nhiệm vụ đi đến bước nào thì hệ thống sẽ bắn thông báo tự động cho người nhận việc. Không có độ trễ, không có sai sót hay quên việc xảy ra, nhìn vào phần mềm là ngay lập tức thấy được tiến độ của công việc.

Điểm cộng lớn khi sử dụng phần mềm là doanh nghiệp chỉ cần set up một lần duy nhất cho mỗi quy trình, nhân viên và các đầu việc cứ thế chạy theo luồng trôi chảy. Bạn thậm chí còn chẳng cần đào tạo nhân viên cách ghi nhớ lưu đồ: Họ chỉ cần thao tác kéo-thả ở phần việc của họ thôi, còn lại phần mềm sẽ tự động xử lý.

2.2. Một số nghiệp vụ Flow Diagram phổ biến

Một doanh nghiệp có thể có vô số quy trình nghiệp vụ, tương ứng với tất cả phòng ban/đội nhóm của Marketing, Hành chính – Nhân sự, Sản phẩm, Chăm sóc khách hàng,… hoặc bất cứ sự cộng tác nào đóng vai trò kết nối ở giữa.

Flow Diagram onboarding nhân viên mới

Mọi nhân viên mới đều cần onboarding để.có thể làm quen với công việc và văn hoá doanh nghiệp,.nhưng cách triển khai quy trình onboarding ở mỗi nơi là khác nhau. Đây là các bước cơ bản:

Nhân viên mới hoàn thành hồ sơ giấy tờ và thủ tục pháp lý
Hồ sơ này trải qua quá trình phê duyệt.của bộ phận HR và quản lý cấp cao của công ty
Nhân viên HR giới thiệu về cấu trúc cũng như các quy định của công ty
Nhân viên quản lý tài nguyên nội bộ bàn giao trang thiết bị làm việc,.tài khoản đăng nhập, đồng phục, mã chấm công,…

Và đây là lưu đồ quy trình onboarding:

Flow Diagram phê duyệt công văn

Như bạn có thể đã biết, việc luân chuyển công.văn qua lại giữa nhiều email để phê duyệt đòi hỏi độ.chi tiết và độ chính xác cao. Chưa kể tới việc chỉnh sửa rất dễ khiến chúng bị thất lạc,.nhầm lẫn hoặc bỏ quên trong một hòm thư nào đó.

Đây là các bước cơ bản bạn có thể dùng.để xét duyệt các loại công văn, hồ sơ giấy tờ:

Công văn được gửi đi
Nếu công văn không được chấp thuận, quá trình bị huỷ bỏ
Nếu công văn được chấp thuận, chỉnh sửa theo yêu cầu
Lưu trữ công văn trong một thư mục được quy định trước
Tự động gửi email xác nhận xét duyệt thành công tới người gửi công văn

Và đây là lưu đồ của quy trình xét duyệt công văn, hồ sơ giấy tờ:

Flow Diagram ứng phó với sự cố phát sinh

Doanh nghiệp nào cũng nên có một kế hoạch dự phòng cho các rủi ro tiềm ẩn và sẵn sàng phát sinh thành sự cố.

Mặc dù bạn có thể phần nào đoán được những điều sắp xảy ra, nhưng một chiến lược về cách phản ứng trong những tình huống như vậy là cần thiết để nhân sự của bạn không hoảng loạn.

LỢI ÍCH CỦA FLOW DIAGRAM ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP

Flow Diagram hiện đang được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới nhờ những lợi ích mà nó đem lại cho doanh nghiệp, có thể kể đến như:

Là tài liệu đầy đủ giúp nhân viên hiểu được cách thức hoạt động của quy trình, đặc biệt là nhân viên mới (có bao nhiêu bước, cần sử dụng công cụ gì, cần hỗ trợ từ ai,…);
Nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn, có thể phần nào đánh giá chất lượng sản phẩm đầu ra;
Làm bản tham chiếu cho tái thiết kế quy trình. Hỗ trợ bằng cách khi ánh xạ thực tiễn ngược lại lưu đồ, có thể nhận ra đâu là công đoạn cần loại bỏ hoặc cải tiến thêm.

DỊCH VỤ CỦA IPQ

Hiện nay, Flow Diagram là một trong các công cụ được IPQ áp dụng vào Quy trình tư vấn năng suất của mình.

Quá trình tư vấn của IPQ sẽ giúp các giúp các doanh nghiệp cải tiến, nâng cao hiệu quả các nguồn lực Công ty, giúp khách hàng đạt được các mục tục tiêu đề ra. Khi đồng hành cùng với dịch vụ tư vấn Năng suất và Chất lượng của IPQ, quý khách hàng sẽ nhận được nhiều giá trị sau:

Dịch vụ tư vấn của IPQ được thực hiện một cách hiệu quả đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Khách hàng được theo dõi, giám sát và hỗ trợ quá trình tư vấn dễ dàng.
Tạo điều kiện cho thu thập, phân tích, sử dụng và chia sẻ dữ liệu/ thông tin với khách hàng.

Vì vậy, nếu quý khách hàng có nhu cầu, xin hãy liên hệ với IPQ thông qua các phương tiện sau:

☎️ Điện thoại: 0915.69.4141

📧 Email: info@ipq.com.vn

🌐 Web: www.ipq.com.vn

Facebook: IPQ – Năng suất chất lượng

BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM