TỔNG QUAN VỀ KAIZEN
Kaizen được biết tới là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật đã áp dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp khắp nơi trên thế giới. Tên của nó được ghép từ hai từ trong tiếng Nhật: kai – liên tục và zen – cải tiến, dịch sang thuật ngữ tiếng Anh là “ongoing improvement” nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ.
Một trong những điểm đặc trưng của Kaizen là “tích tiểu thành đại” – một kết quả lớn sẽ được tích lũy bền bỉ theo thời gian từ những thay đổi nhỏ, cải tiến nhỏ. Bởi vậy, Kaizen cần có sự tham gia của tất cả mọi người với tinh thần “bất cứ cái gì cũng có thể cải tiến được”.
Theo The New Shorter Oxford English Dictionary (1993), từ “Kaizen” được bổ sung và định nghĩa như sau: Kaizen là sự cải tiến liên tục quá trình làm việc, nâng cao năng suất,… như một triết lý kinh doanh. Những thay đổi nhỏ được sử dụng trong Kaizen có thể liên quan đến kiểm soát chất lượng, giao hàng đúng lúc, công việc được tiêu chuẩn hóa, sử dụng thiết bị hiệu quả và loại bỏ lãng phí.
Trước kia, Kaizen chủ yếu được áp dụng trong các công ty sản xuất tại Nhật như Toyota, Suzuki, Canon, Honda… Sau đó, Kaizen dần được áp dụng rộng rãi, không chỉ giới hạn trong ngành sản xuất mà còn có thể áp dụng được trong ngành dịch vụ, kinh doanh bán lẻ và thậm chí là một khóa học bất kì nào đó.
Quá trình cải tiến trong Kaizen thường bắt đầu từ những ý tưởng quy mô nhỏ nhưng mang lại kết quả ấn tượng trong một thời gian dài. Khái niệm này khác biệt với sự Đổi mới mà các doanh nghiệp phương Tây thường áp dụng: tạo ra những thay đổi lớn, ưu tiên những đột phá mang tính chất tức thời.
Thực hiện Kaizen cũng ít tốn kém hơn đổi mới bởi nó nâng cao chất lượng công việc, ghi nhận sự tham gia của của nhà quản lý cũng như mọi nhân viên, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động. Đây chính là một điểm hấp dẫn của Kaizen vì nó không đòi hỏi các kỹ thuật phức tạp hay công nghệ mới. Để thực hiện Kaizen, bạn chỉ cần các kỹ thuật thông thường, đơn giản như 7 công cụ kiểm soát chất lượng (biểu đồ Pareto, nhân quả, tổ chức, kiểm soát, phân tán, các đồ thị và phiếu kiểm tra).
LỢI ÍCH CỦA KAIZEN ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP
Kaizen được biết đến như một chìa khóa thành công đối với các doanh nghiệp Nhật Bản trong chiến lược cạnh tranh toàn cầu bởi những lợi ích mà nó mang lại. Việc áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp mang lại cả lợi ích hữu hình và vô hình. Có thể kể tới các lợi ích cơ bản sau:
2.1. Mục tiêu xứng đáng
Kaizen là một phương pháp cải tiến không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn cho nhân viên, khách hàng và tổ chức nói chung. Lý thuyết quản lý này có thể áp dụng cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp. Kaizen ghi nhận và khen thưởng những nỗ lực của nhân viên. Bằng cách đó, phương pháp này mang lại cho họ cảm giác có giá trị trong tổ chức.
2.2. Cải thiện tinh thần đồng đội
Một trong những lợi thế của kaizen chính là cải thiện tinh thần đồng đội. Phương pháp này giúp thúc đẩy tinh thần đồng đội bởi nó mang lại lợi ích cho tất cả mọi người. Khi tất cả các thành viên kaizen giải quyết các vấn đề cùng nhau, họ phát triển mối quan hệ và từ đó xây dựng tinh thần đồng đội. Do đó, nhân viên có thể làm việc với một quan điểm mới mẻ, một tâm trí không thiên vị và không có định kiến.
Ngoài ra, làm việc theo nhóm giúp xây dựng sự hợp tác giữa các phòng ban. Điều này cho phép các nhân viên có kinh nghiệm khác nhau học hỏi lẫn nhau và cùng nhau giải quyết các vấn đề. Do đó, một trong những lợi thế kaizen là giúp cải thiện tinh thần đồng đội và sự hợp tác giữa các nhân viên.
2.3. Kaizen xây dựng kỹ năng lãnh đạo
Mỗi đội kaizen phải có một trưởng nhóm. Trưởng nhóm chịu trách nhiệm tổ chức nhóm kaizen và phối hợp thực hiện. Trưởng nhóm kaizen đảm bảo rằng mọi người đang thực hiện tốt vai trò của mình. Trưởng nhóm cũng chịu trách nhiệm tìm kiếm sự trợ giúp khi cần thêm các nguồn lực khác. Tuy nhiên, không nhất thiết phải ở vai trò quản lý để đủ điều kiện làm trưởng nhóm. Do đó, một lợi thế khác của Kaizen là nó tạo cơ hội cho nhân viên đảm nhận vai trò lãnh đạo.
2.4. Cải thiện hiệu suất làm việc
Một lợi thế lớn của kaizen là hiệu suất làm việc được cải thiện. Phương pháp Kaizen giúp thúc đẩy chất lượng dịch vụ, cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả. Ví dụ, Công ty Sản xuất Toyota sử dụng kaizen trong quá trình sản xuất của mình. Trước hết, họ triển khai chương trình đào tạo nhân viên của mình về cách lắp ráp một chiếc ô tô. Sau đó, nhờ sự rèn luyện lặp đi lặp lại, những người công nhân của Toyota đạt được kết quả chính xác gần như tuyệt đối. Ngoài ra, để đạt được đỉnh cao về hiệu suất, công ty đã quyết định loại bỏ nhưng công nhân làm việc không đạt hiệu suất làm việc như yêu cầu. Bằng cách đó, Toyota Manufacturing có thể giảm thiểu sai sót và tối đa hóa năng suất.
2.5. Kaizen giảm thiểu lãng phí trong quy trình kinh doanh
Đây là một lợi thế lớn khác của kaizen. Giảm thiểu sự lãng phí là trách nhiệm của tất cả các thành viên trong công ty. Do đó, ban lãnh đạo và nhân viên có trách nhiệm xác định sự lãng phí ở đâu trong quá trình kinh doanh. Bằng cách thực hiện các thay đổi liên tục, họ có thể xác định nguyên nhân gốc rễ của sự lãng phí và khắc phục chúng. Hơn nữa, các nguồn lực được sử dụng một cách thận trọng hơn và việc kinh doanh trở nên hiệu quả hơn.
Lấy ví dụ về Toyota – một doanh nghiệp rất thành công trong việc áp dụng Kaizen. Triết lý này được áp dụng nghiêm túc và triệt để tại bất cứ ngóc ngách nào trong các nhà máy sản xuất của Toyota (dù ở Nhật hay Mỹ).
Một sự cải tiến điển hình của Toyota là về xe chở hàng – loại phương tiện chuyên chở trong nội bộ nhà máy. Trước Kaizen, Toyota phải chi một khoản tiền không nhỏ để mua sắm chúng. Nhưng sau đó, người ta phát hiện ra cách tự chế tạo loại xe này bằng cách lắp thêm động cơ vào các bộ phận có sẵn trên dây chuyền sản xuất. Bằng cách đó, chi phí mua sắm xe chở hàng giảm hơn 1 nửa, tính ra tiết kiệm được gần 3.000 USD trên mỗi chiếc xe – một sự tiết kiệm đáng để học tập.
CÁC CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THỰC HÀNH KAIZEN CƠ BẢN
- 5S: là viết tắt của 5 từ Nhật Bản là Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Chương trình Kaizen này là trọng tâm khoá học này.
- KSS: Hệ thống khuyến nghị Kaizen nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần và sự tham gia tích cực của người lao động thông qua các kích thích về tài chính và kinh tế thường thấy trong các hệ thống kiểu Mỹ.
- QCC: Nhóm chất lượng là một nhóm nhỏ tình nguyện thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc, thực hiện công việc liên tục như một phần trong chương trình kiểm soát chất lượng toàn công ty
- JIT: Đúng thời hạn là một kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất. Đó chính là một phần trong hệ thống sản xuất của TOYOTA chủ yếu nhằm giảm thiểu lãng phí khi sản xuất.
- 7 công cụ thống kê: là các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu làm căn cứ để ra các quyết định, chúng bao gồm: phương pháp thu thập và phân tầng dữ liệu, phiếu kiểm tra, biểu đồ nhân quả, biểu đồ Pareto, biểu đồ phân bố, biểu đồ phân tán, biểu đồ kiểm soát.
CÁC BƯỚC THỰC HIỆN KAIZEN NƠI LÀM VIỆC
Việc thực hiện Kaizen bao gồm các bước cụ thể sau:
Bước 1: Tìm hiểu hiện trạng của doanh nghiệp và xác định mục tiêu Kaizen
Trước khi áp dụng Kaizen, doanh nghiệp cần sáng suốt đánh giá tình trạng thực tế của doanh nghiệp để thống nhất một mục tiêu Kaizen, tránh việc thực hiện dở dang bởi các lỗi như quá sức, không đủ nguồn lực, lệch hướng vấn đề,… Kaizen không yêu cầu vốn đầu tư lớn nhưng đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực dài hạn của doanh nghiệp từ các cấp từ CEO cho tới nhân viên. Hãy chuẩn bị nền tảng tinh thần cho công ty của bạn trước khi đưa ra quyết định tiếp theo.
Bước 2: Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đang gặp phải
Sau khi đánh giá doanh nghiệp, hãy ngồi lại với nhau để xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề bạn đang gặp phải. Ví dụ, tại thời điểm hiện tại tồn kho hàng hoá rất nhiều, lý do là gì? Lỗi do quy trình phân phối hay do chất lượng sản phẩm? Các con số thống kê và dữ liệu thu thập trong khoảng thời gian đủ dài sẽ trả lời giúp bạn. Đừng quên thu thập phản hồi rộng rãi từ tất cả nhân viên để có được cái nhìn tổng quan hơn.
Bước 3: Xác định giải pháp tốt nhất cho vấn đề
Lỗi ở đâu thì thực hiện cải tiến ở đó. Một khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, đây là bước cùng nhau đề xuất giải pháp. Hãy khuyến khích nhân viên đưa ra các giải pháp sáng tạo hoặc thậm chí là bất kỳ ý tưởng nào. Chọn một giải pháp khả thi nhất để thiết lập kế hoạch thực hiện, tốt nhất là gắn liền với các chỉ tiêu đánh giá đo lường được.
Bước 4: Thực hiện giải pháp Kaizen
Đây là lúc bạn thực hiện Kaizen theo kế hoạch đã lập. Doanh nghiệp có thể áp dụng các chương trình thí điểm hoặc thực hiện các bước nhỏ khác để thử nghiệm giải pháp trước rồi mới chính thức áp dụng trong doanh nghiệp. Xuyên suốt quá trình thực hiện, các cấp quản lý và người có liên quan phải thường xuyên thu thập thông tin và kiểm tra, giám sát.
Bước 5: Phân tích kết quả thực hiện giải pháp
Từ các thông tin và dữ liệu thu thập được trong quá trình thực hiện, hãy xác định kết quả của giải pháp Kaizen và đánh giá mức độ thành công so với hiện trạng ban đầu. Đa số giải pháp Kaizen sẽ mang lại ảnh hưởng tích cực.
Bước 6: Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp
Trong quá trình xác nhận kết quả, có thể doanh nghiệp sẽ nhận ra một vài nhược điểm của giải pháp hoặc một vài yếu tố có thể làm tốt hơn. Cần nhanh chóng sửa chữa những điểm này để “kaizen” chính Kaizen của bạn. Hãy kiên nhẫn rút kinh nghiệm qua các lần thực hiện khác nhau.
Bước 7: Lặp lại chu trình Kaizen đã chuẩn hóa
Khi xác nhận đã có được giải pháp Kaizen phù hợp, đây là lúc doanh nghiệp thực hiện lặp lại chu trình từ bước 1, để một lần nữa xác định các vấn đề mới nảy sinh và tìm ra giải pháp.
Công ty TNHH Tư vấn Năng suất & Chất lượng Quốc tế (IPQ)
- Địa chỉ: P403, toà nhà Ocean Park, số 1 Đào Duy Anh, phường Phương Mai, quận Đống Đa, Hà Nội
- Hotline: 0915.694.141
- Email: info@ipq.com.vn
- Website: www.ipq.com.vn
Stay updated on translation news