Hệ thống KPI là gì? Hướng dẫn xây dựng hệ thống hiệu quả cho doanh nghiệp

KPI là chỉ số không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp hiện nay, nhằm thể hiện việc hoàn thành mục tiêu đặt ra trong công việc. Vậy KPI là gì? Làm sao để thiết lập được bộ chỉ số KPI phù hợp và hiệu quả với doanh nghiệp mình? IPQ sẽ cùng các bạn trả lời những câu hỏi này ngay trong bài viết dưới đây nhé!

KPI là gì?

KPI là từ được viết tắt bởi thuật ngữ tiếng Anh là “Key Performance Indicator”. Đây có thể hiểu là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả, hiệu suất làm việc của cá nhân, tổ chức nào đó.

Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công của họ đối với một mục tiêu đề ra từ trước. KPI ở level cao sẽ tập trung vào các chỉ số, mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Ngược lại, KPI ở level thấp được sử dụng cho các hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban, nhằm đánh giá hiệu suất những công việc, tiến trình đơn lẻ.

Vai trò của chỉ số KPI trong doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp:

• Giúp CEO bao quát bức tranh làm việc toàn cảnh của công ty để đưa ra sự hỗ trợ kịp thời nhất cho nhân viên
• Các chỉ tiêu đặt ra giúp tạo dựng bầu không khí cạnh tranh sôi nổi, thúc đẩy nhân viên cống hiến hết mình vì lợi ích của chính bản thân
• CEO có cơ hội nhìn nhận lại và điều chỉnh chiến lược kinh doanh, vì KPI thể hiện rõ các mục tiêu doanh nghiệp đặt ra có hiệu quả không
• Trực quan hoá thành tích từng cá nhân, làm cơ sở đưa ra mức lương thưởng và chế độ đãi ngộ công bằng và hợp lý nhất

Đối với nhân viên:

• Mục tiêu KPI giúp nhân viên hình dung rõ ràng công việc và trách nhiệm của bản thân: cần làm những việc gì, làm như thế nào, khi nào…
• Việc có mục tiêu theo đuổi giúp cấp dưới gia tăng động lực làm việc, nhanh chóng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao
• Phát hiện ra khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời

Tại sao nhiều doanh nghiệp không đạt được mức KPI đặt ra?

Dù hiểu rõ về KPI nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng đạt được chỉ số KPI đã đề ra. Tại sao xảy ra điều đó?

• Các mục tiêu được thiết lập không rõ ràng, không phù hợp và không đủ SMART.
• Triển khai KPI nhưng không nhận được sự đồng thuận của nhân viên, gây ra hệ luỵ không tốt cho cả hệ thống
• Hệ thống mục tiêu KPI quá xa vời, xa rời năng lực thực tế của doanh nghiệp
• Thiếu người quản lý đủ năng lực để theo dõi, giám sát và đưa ra những cảnh báo kịp thời khi triển khai hệ thống KPI.

Dù chỉ có 1 lý do nhưng cũng đủ để khiến toàn bộ hệ thống triển khai KPI trở nên mơ hồ, thiếu khả thi. Nên đảm bảo rằng, trước khi bắt tay vào triển khai KPI, doanh nghiệp đã hội tụ đủ những năng lực cần thiết.

Vậy doanh nghiệp phải xây dựng và triển khai hệ thống KPI như thế nào?

Xây dựng hệ thống KPI theo quy trình sẽ giúp cho các hoạt động được diễn ra thuận lợi, hiệu quả hơn. Cụ thể 6 bước trong quy trình như sau:

1. Xác định chủ thể xây dựng KPI

Chủ thể xây dựng KPI sẽ là người cần có chuyên môn cao, nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, dự án, đồng thời họ cũng phải hiểu rõ về KPI là gì? (thường là trưởng bộ phận, quản lý, các phòng, ban…)
Ưu điểm của bước này đó là mang lại tính khả thi cao và thể hiện rõ được chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Tuy nhiên hạn chế đó là sự thiếu khách quan trong xây dựng hệ thống KPI. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.

2. Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

Khi xây dựng 1 hệ thống chỉ số KPIs cần phải xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, dự án hay cá nhân, vì mỗi bộ phận sẽ có những chức năng khác nhau và nhiệm vụ riêng biệt, do đó sẽ không thể đánh đồng các KPI mà cần phải bám sát theo đúng tính chất công việc của họ.

3. Xác định các chỉ số KPIs

KPI của bộ phận chủ yếu sẽ dựa vào chức năng, nhiệm vụ của bộ phận đó như thế nào. Người xây dựng KPI sẽ đặt ra chỉ số chung theo đặc trưng của bộ phận và đây cũng là cơ sở để đưa ra KPI của từng vị trí chức danh.

KPI cho từng vị trí chức danh: việc xây dựng KPI cho người lao động sẽ căn cứ vào đúng mô tả công việc của họ. Đồng thời các chỉ số KPI cũng cần đảm bảo được tiêu chí liên quan đến SMART, đều cần có nguồn thu thập thông tin doanh nghiệp đang áp dụng một cách rõ ràng. Ngoài ra thì các kỳ đánh giá sẽ cần thực hiện theo tháng, quý hoặc năm.

4. Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Nhìn chung, mọi đầu công việc, KPI đều có thể phân chia về 3 nhóm chính như sau:

• Nhóm A: tốn nhiều thời gian thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung
• Nhóm B: tốn ít thời gian thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung HOẶC tốn nhiều thời gian thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung
• Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít

Mỗi nhóm KPI này sẽ có trọng số khác nhau, tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng của chúng. Để đánh giá mức độ hoàn thành KPI thì bao gồm cả A, B và C.

5. Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPIs, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định

Chính sách này có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, của quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPIs hoặc do chính các nhân viên tự thống nhất với nhau.

6. Điều chỉnh và tối ưu KPIs

KPIs có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian.

Ban đầu, hãy xem xét các KPIs vừa được lập để đảm bảo rằng các số liệu là phù hợp.

Trên đây là tổng hợp các thông tin cơ bản về KPI, mong rằng bài viết của IPQ sẽ hữu ích và là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng và hoàn thiện hệ thống KPI hiệu quả hơn.

Công ty TNHH Tư vấn Năng suất & Chất lượng Quốc tế

• Địa chỉ: P403, toà nhà Ocean Park, số 1 Đào Duy Anh, phường Phương Mai, quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0915.694.141
• Email: info@ipq.com.vn
• Website: www.ipq.com.vn