ERP là gì? Lợi ích của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp

Hiện nay, việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước ngày càng cao, đòi hỏi các nhà quản lý cần tính toán kỹ lưỡng hơn trong từng giai đoạn hoạt động, đặc biệt là ở chiến lược kinh doanh. Trong đó công cụ ERP – Enterprise Resource Planning hay Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được sử dụng rất phổ biến.

Hãy cùng IPQ tìm hiểu về ERP – Enterprise Resource Planning hay Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp trong bài viết này nhé.

TỔNG QUAN VỀ ERP

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning hay Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

ERP

Phần mềm ERP bao gồm các công cụ quản lý quy trình kinh doanh chiến lược và mạnh mẽ có thể được sử dụng để quản lý thông tin trong một tổ chức.

Mặc dù ngày nay mọi công ty và tổ chức hoạt động khác nhau, họ đều phải đối mặt với một thách thức chung: để duy trì cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày nay, họ cần một phương pháp độc lập và hiệu quả để lưu trữ và truy cập thông tin.

Đó là tình huống mà hệ thống ERP có vai trò quan trọng. Hệ thống ERP tích hợp tất cả các khía cạnh của một doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin toàn diện có thể được truy cập bởi các cá nhân trong toàn bộ tổ chức.

Với phần mềm ERP hiệu quả có sẵn, chủ sở hữu và lãnh đạo doanh nghiệp có thể tự động hóa và đơn giản hóa các công việc hậu bị tẻ nhạt, giúp người lao động trở nên hiệu quả hơn và thành công trong vai trò của họ và có cái nhìn trong thời gian thực về công việc bên trong của hoạt động.

Hệ thống ERP bao gồm các ứng dụng và công cụ giúp tất cả các lĩnh vực trong doanh nghiệp của bạn giao tiếp với nhau theo cách hiệu quả hơn. Hệ thống ERP tích hợp tất cả các lĩnh vực của một doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin toàn diện.

Ví dụ: Nhân viên phụ trách lập kế hoạch và lập lịch trình có quyền truy cập vào cùng một dữ liệu với nhân viên phụ trách quản lý tài chính cho nhu cầu cụ thể của họ. Tất cả dữ liệu có sẵn trong thời gian thực, cho phép người lao động đưa ra các quyết định kinh doanh nhanh hơn, đúng đắn hơn.

Với các hệ thống ERP, tất cả các chức năng kinh doanh quan trọng ước tính, sản xuất, tài chính, nhân sự, tiếp thị, bán hàng, mua hàng có chung một nguồn thông tin cập nhật mới nhất.

Các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giúp hợp lý hóa việc thu thập, lưu trữ và sử dụng dữ liệu của tổ chức bạn. Hệ thống ERP phù hợp có thể giúp bạn thu thập và lưu trữ dữ liệu vào một nơi từ các lĩnh vực, chẳng hạn như:

Tài chính & Kế toán;
Nhân sự;
Quản lý quan hệ khách hàng;
Quản lý sản xuất;
Kinh doanh thông minh;
Quản lý kho hàng;
Quản lý hàng tồn kho;
Quản lý chuỗi cung ứng;
Điểm bán hàng (POS);
Thương mại điện tử.

NỘI DUNG CỦA ERP

Các chức năng của ERP

Một hệ thống ERP cơ bản sẽ bao gồm các module sau:

Quản lý mua hàng (Purchase Control): Lập và quản lý kế hoạch mua hàng, yêu cầu mua hàng; Quản lý và theo dõi tình trạng đơn hàng/hợp đồng mua; Theo dõi công nợ nhà cung cấp, lập báo cáo mua hàng.
Quản lý bán hàng (Sales Control): Lập và quản lý báo giá, đơn hàng, hợp đồng trên phần mềm; Quản lý đơn hàng và theo dõi tiến trình đơn hàng/hợp đồng bán; Quản lý các công nợ khách hàng, lập báo cáo bán hàng; Theo dõi công nợ các nhà cung cấp, lập báo cáo mua hàng….
Quản lý hàng tồn kho (Stock Control): Quản lý nhập – xuất – tồn kho; Quản lý kho theo nhiều tiêu thức (lô, hạn sử dụng, vị trí…), Báo cáo tồn kho.
Quản lý Kế toán – Tài chính – kinh tế (Accounting – Finance – Economy): Kế toán vốn bằng tiền (quản lý các dòng tiền mặt, tiền ngân hàng, tiền vay,…); Kế toán mua hàng; Kế toán bán hàng; Kế toán kho hàng, vật tư; Kế toán tài sản, CCDC; Kế toán giá thành; Kế toán thuế, tiền lương; Kế toán tổng hợp. Về chức năng kế toán, vẫn có sự khác biệt giữa phần mềm kế toán thông thường và kế toán trong ERP , tuy nhiên các phần mềm đều có thể giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát được tài chính và các công việc liên quan.
Lập kế hoạch sản xuất (Production Planning): Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên vật liệu.
Báo cáo quản trị (Management Reporting): Báo cáo phân tích lợi nhuận theo kỳ; Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh Quý/Năm; Báo cáo hiệu quả bán hàng theo khách hàng…

Các loại tùy chọn triển khai cho giải pháp ERP
Có 2 loại triển khai chính cho giải pháp ERP đối với doanh nghiệp ngày nay: Trên đám mây và Tại chỗ.

ERP tại chỗ được triển khai cục bộ trên phần cứng và máy chủ, đồng thời được quản lý bởi nhân viên CNTT của bạn. Các doanh nghiệp chọn tùy chọn này muốn khả năng tự quản lý tốt hơn đối với việc triển khai.

Phần mềm Đám mây ERP có giao diện và hoạt động giống với ERP truyền thống. Khác biệt duy nhất là cách triển khai. Với đám mây ERP, thay vì lưu trữ máy chủ và phần cứng lưu trữ tại chỗ, nhà cung cấp ERP của bạn sẽ lưu trữ giúp bạn.

Để truy cập vào hệ thống ERP của bạn, bạn chỉ cần đăng nhập vào trang web được lưu trữ trực tuyến (trong đám mây).

ERP trên đám mây cung cấp bảo mật cấp độ doanh nghiệp để bảo vệ các doanh nghiệp ngày nay, cũng như chi phí sở hữu giảm, dễ sử dụng và cấu hình linh hoạt.

Giải pháp này cũng cung cấp cho bạn quyền truy cập trong thời gian thực và khả năng hiểu rõ thông tin kinh doanh thông qua điện thoại di động hoặc thiết bị di động khác, bất kể bạn đang ở đâu trên thế giới.

Epicor cung cấp ERP trong đám mây, tại chỗ và dưới dạng giải pháp di động—bất kể hình thức nào phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Tìm hiểu thêm về các lợi ích của đám mây ERP bằng cách đọc 10 lý do mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp chọn đám mây ERP từ Epicor.

Bạn phân vân tùy chọn nào phù hợp cho doanh nghiệp của bạn? Hãy liên hệ với một trong những chuyên gia của chúng tôi.

Cách chọn đúng giải pháp
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp ERP đầu tiên hoặc muốn nâng cấp từ hệ thống hiện có, thì quy trình đánh giá, lựa chọn và quy trình triển khai là quyết định chiến lược dài hạn cho tổ chức của bạn.

Để giúp bạn về quy trình này, dưới đây là 8 bước đơn giản để chọn hệ thống ERP thành công:

Bước 1: Đánh giá – Tập trung các thành viên lãnh đạo và trao đổi sơ bộ về ERP. Đảm bảo mọi người hiểu rõ cách bạn đánh giá nhà cung cấp.

Bước 2: Tạo bản đánh giá – Xem xét nghiêm túc tại doanh nghiệp và hoạt động của bạn để xác định lĩnh vực nào hoạt động tốt, thách thức bạn đang gặp phải và những gì bạn cho rằng cần có để thay đổi hoặc cải tiến.

Bước 3: Thiết lập tiêu chuẩn – Phát triển một tiêu chuẩn để sử dụng khi đánh giá nhà cung cấp. Tiêu chuẩn có thể bao gồm các tính năng, giá, nền tảng và mọi thứ mà nhóm của bạn cho rằng quan trọng khi đánh giá.

Bước 4: Lên lịch tư vấn – Lên lịch cuộc gọi điện thoại, cuộc họp trực tiếp hoặc bản giới thiệu trực tuyến với đại diện bán hàng và chuyên gia sản phẩm tại nhà cung cấp mà bạn đang xem xét. Tìm hiểu ấn tượng đầu tiên về từng công ty và thử ghi lại những khác biệt giữa nhà cung cấp mà bạn trao đổi.

Bước 5: Tạo danh sách rút gọn – Thu hẹp danh sách xuống còn 2-3 ứng viên mà bạn muốn tiếp tục.

Bước 6: Liên hệ – Liên hệ với nhà cung cấp trên danh sách rút gọn và lên lịch cuộc gọi tiếp theo để tìm hiểu thêm về cách sản phẩm của họ có thể giúp doanh nghiệp của bạn.

Bước 7: Chuẩn bị các câu hỏi để xác định quan ngại của bạn – Chuẩn bị các câu hỏi cụ thể mà bạn muốn mỗi nhà cung cấp giải quyết trong cuộc gọi tiếp theo.

Bước 8: Kiểm tra tham chiếu nhà cung cấp – Trao đổi với các công ty khác đã triển khai hệ thống ERP từ nhà cung cấp mà bạn đang xem xét. Tìm hiểu những gì họ thích, những gì họ không thích, những gì họ không mong muốn, nếu họ thực sự đề xuất nhà cung cấp mà bạn đang đặt câu hỏi, v.v.

Thu thập nhiều thông tin nhất có thể từ họ để bạn có thể đưa ra quyết định cuối cùng.

Sau khi bạn chọn nhà cung cấp ERP cho doanh nghiệp và nhu cầu của mình, hãy dành thời gian tìm hiểu toàn bộ dự án, từ khi bắt đầu đến kết thúc. Làm việc với nhà cung cấp ERP để đối chiếu các dấu mốc quan trọng và tạo biểu đồ tiến trình thành công của bạn.

LỢI ÍCH VÀ HẠN CHẾ CỦA ERP ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP

Một số lợi ích chính mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp như:

Quản lý toàn diện doanh nghiệp trên một phần mềm

Phần mềm ERP hoạt động như một trung tâm thông tin, để doanh nghiệp duy trì các hoạt động quản lý thông tin (Information management), vận hành hàng ngày.

Lãnh đạo không cần mất quá nhiều thời gian chờ đợi báo cáo mà vẫn nắm bắt hoạt động trong doanh nghiệp tức thời, vì dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực (real time).

Nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho trong hệ thống ERP

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP giúp các doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, vì vậy giảm tồn kho và chi phí liên quan đến tồn kho.

Đẩy mạnh hiệu suất công việc của nhân sự

Triển khai ERP có thể giảm hoặc loại bỏ đáng kể các quy trình nghiệp vụ thủ công (Business Process) lặp đi lặp lại bằng các quy trình tự động. Do đó, sức lao động trong doanh nghiệp được giải phóng, giúp nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhằm gia tăng doanh thu.

Cải thiện sự cộng tác bằng giải pháp ERP

Làm việc cộng tác (team-work) kết nối các thành viên là một phần thiết yếu để một doanh nghiệp phát triển mạnh. ERP giúp xây dựng môi trường làm việc tốt hơn thông qua cộng tác, giao tiếp, chia sẻ nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.

Công tác kế toán chính xác hơn

Việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ khiến kế toán thường phải nhập liệu thủ công từ các bộ phận khác vào phần mềm, điều này có thể xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu và tính toán, hậu quả là kế toán sẽ phải mất thời gian để chỉnh sửa và kiểm tra lại thông tin.

Phần mềm ERP sẽ giúp kế toán tiết kiệm đáng kể thời gian nhập liệu do nguồn dữ liệu minh bạch, trực quan được thể hiện ngay trên hệ thống.

Đưa ra quyết định quản trị nhanh hơn nhờ các báo cáo phân tích chuyên sâu của hệ thống ERP
Theo nghiên cứu của Aberdeen Group, doanh nghiệp giảm tới 36% thời gian đưa ra quyết định với phần mềm ERP. Phần mềm ERP cung cấp các báo cáo nhanh chóng về mọi hoạt động của doanh nghiệp như: Nhân sự, hành chính, kế toán, kinh doanh sản xuất…

Luồng thông tin được sắp xếp khoa học, minh bạch với những báo cáo trực quan thể hiện bằng Dashboard giúp lãnh đạo nhìn thấy được bức tranh kinh doanh tổng thể để đưa ra chiến lược phát triển tốt nhất trong tương lai.

Đây là lợi ích của phần mềm ERP giúp các nhà lãnh đạo có những chiến lược và sự đổi mới kịp thời trong quản lý.

Bên cạnh đó, hệ thống này vẫn tồn tại một số hạn chế như:

Chi phí đầu tư lớn
Chi phí triển khai hệ thống ERP là một khoản đầu tư không hề nhỏ đối với doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Ngoài chi phí triển khai, chi phí bản quyền, chi phí cho từng user sử dụng, chi phí bảo trì hàng năm, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư thêm phần cứng phù hợp với từng nền tảng, chẳng hạn như máy chủ và thiết bị di động tương thích.

Thời gian triển khai giải pháp ERP dài
Một phần mềm ERP được tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp sẽ cần nhiều thời gian, công sức. Có thể mất đến 6 tháng đến 1 năm để triển khai dự án ERP thành công.

DỊCH VỤ CỦA IPQ

Hiện nay, ERP được IPQ tham khảo và áp dụng vào Quy trình tư vấn năng suất của mình một cách linh hoạt và hợp lý.

Quá trình tư vấn của IPQ sẽ giúp các giúp các doanh nghiệp cải tiến, nâng cao hiệu quả các nguồn lực Công ty, giúp khách hàng đạt được các mục tục tiêu đề ra. Khi đồng hành cùng với dịch vụ tư vấn Năng suất và Chất lượng của IPQ, quý khách hàng sẽ nhận được nhiều giá trị sau:

Dịch vụ tư vấn của IPQ được thực hiện một cách hiệu quả đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Khách hàng được theo dõi, giám sát và hỗ trợ quá trình tư vấn dễ dàng.
Tạo điều kiện cho thu thập, phân tích, sử dụng và chia sẻ dữ liệu/ thông tin với khách hàng.

Vì vậy, nếu quý khách hàng có nhu cầu, xin hãy liên hệ với IPQ thông qua các phương tiện sau:

☎️ Điện thoại: 0915.69.4141

📧 Email: info@ipq.com.vn

🌐 Web: www.ipq.com.vn

Facebook: IPQ – Năng suất chất lượng

BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM